Forma completă de PO - Comandă de cumpărare
Forma completă a acronimului PO este Ordin de cumpărare. Este un document întocmit și trimis de către departamentul de cumpărare al cumpărătorului vânzătorului, menționând descrierea, cantitatea și prețul convenite reciproc pentru bunurile sau serviciile care urmează să fie achiziționate. Este folosit de echipele de achiziții sau achiziții pentru a plasa comenzi cu părți externe.
Caracteristicile PO
De obicei, următoarele detalii prezintă o comandă de cumpărare.
- Cantitatea destinată achiziționării
- Descrierea produsului sau serviciului
- Numele de marcă sau codul produsului, dacă este necesar
- Preț pe unitate
- Cronologie de livrare dorită
- Locul de livrare pentru livrare
- Adresa De Facturare
- Termeni și condiții legate de plată și livrare
Tipuri de OP
Există patru tipuri de comenzi de cumpărare care sunt utilizate în mod normal.
# 1 - Comandă de cumpărare standard
Se face atunci când sunt cunoscuți toți termenii principali de achiziție în momentul efectuării comenzii de cumpărare, cum ar fi cantitatea, prețul, calendarul de livrare și termenii de plată. Ca atare, acestea sunt folosite atunci când există certitudine cu privire la ordine și termenii înrudiți.
# 2 - Comandă de achiziție planificată
Se emite atunci când majoritatea detaliilor referitoare la comandă sunt cunoscute în momentul pregătirii comenzii de cumpărare, dar nu se cunosc termenii și termenele exacte de livrare. Astfel, atunci când se face acest OP, se ia un angajament pentru cantitatea necesară și prețul de plătit, dar este menționat doar un program de livrare estimat.
# 3 - Comandă de cumpărare pătură
O astfel de OP se face atunci când nu sunt cunoscute detalii cu privire la preț și cantitate. Sunt menționate doar detaliile articolului cu termenele de livrare. Cu toate acestea, cantitatea maximă va fi menționată în PO, iar cumpărătorul poate cumpăra în limita specificată. De asemenea, poate fi menționată gama de preț estimată.
# 4 - Comandă de achiziție contractuală
Într-un astfel de OP, produsul sau serviciul este, de asemenea, necunoscut. Se pot menționa termenii și condițiile care urmează să fie convenite cu vânzătorul.
Cum funcționează PO?
Ori de câte ori compania are obligația de a achiziționa orice bunuri sau servicii, cumpărătorul ridică un OP către vânzător. La primirea OP-ului, vânzătorul dă o confirmare cumpărătorului dacă comanda menționată poate fi completată de acesta sau nu. În cazul în care vânzătorul consideră că nu este posibilă finalizarea comenzii, același lucru va fi comunicat, iar PO va fi anulat. Dacă se dorește finalizarea comenzii, se vor face aranjamente pentru aceasta. La finalizarea comenzii, vânzătorul ridică o factură către cumpărător menționând numărul PO relevant pentru a se potrivi cu livrarea efectivă. După ce factura reală este ridicată, plata trebuie efectuată conform termenilor de plată conveniți.
Exemplu format de PO
Mai jos este produs un exemplu de format al comenzii de cumpărare.
Diferența dintre ordinul de cumpărare și factură
Comanda de cumpărare este emisă pentru plasarea unei comenzi pentru bunuri sau servicii. Același lucru este emis de cumpărător vânzătorului. Include detaliile referitoare la comandă și livrarea acesteia. PO constituie contractul de vânzare.
Factura este emisă de vânzător cumpărătorului odată cu finalizarea livrării, solicitând cumpărătorului plata sumei finale. Factura constă din preț și suma finală de plătit, condiții legate de plată și perioada de credit acordată cumpărătorului. Factura este emisă după finalizarea livrării de bunuri sau servicii. În comparație cu PO, factura confirmă contractul de vânzare.
Importanța OP
O comandă de cumpărare este un document foarte util care este utilizat pentru plasarea unei comenzi. Ajută la comunicarea clară a cerințelor către vânzător. Când se face livrarea efectivă, același lucru poate fi verificat încrucișat cu comanda de cumpărare, astfel încât să se găsească orice diferență între cele două. Este convenabil atât vânzătorului, cât și cumpărătorului să păstreze documentat detaliile comenzii prin intermediul comenzii de cumpărare.
Avantaje
- PO ajută cumpărătorul să facă o comandă pentru bunurile și serviciile pe care intenționează să le achiziționeze fără a efectua plata.
- Ajută la urmărirea comenzilor și evită duplicitatea comenzilor.
- Este un document important care face parte dintr-o pistă de audit.
- Pentru un vânzător, este util pentru a obține informații despre cerințele cumpărătorului.
- Livrarea efectivă poate fi examinată cu o comandă de cumpărare și orice discrepanță poate fi pusă la îndoială.
- PO servește ca document legal care evidențiază termenii conveniți pentru achiziționarea de bunuri sau servicii.
Dezavantaje
- Chiar și pentru comenzile mai mici, este necesar să se facă PO și pare a fi acte inutile pentru astfel de comenzi mici.
- Generarea comenzilor de cumpărare este un proces care necesită mult timp.
Concluzie
Comenzile de cumpărare sunt utilizate aproape de fiecare companie ca parte a procesului de achiziție. Același lucru este util pentru a avea o comunicare clară cu privire la ordinea plasată.
