Ce sunt cărțile de intrare originală?
Cărțile înregistrărilor originale, numite și ca prim registru de înregistrare, sunt locul în care se înregistrează și se păstrează întreaga înregistrare a jurnalului cu toate documentele justificative și detaliile tranzacțiilor, care oferă existența și acuratețea tranzacției financiare postate înainte ca aceeași recodate sau transferate în registrele individuale.
Explicaţie
Înregistrările originale înseamnă înregistrarea inițială a jurnalului tranzacției păstrate împreună cu documentele justificative și detaliile referitoare la tranzacție. Păstrează evidența tuturor tipurilor de tranzacții, cum ar fi tichete de cheltuieli, facturi, tranzacții în numerar, tranzacții bancare etc. Atunci când toate detaliile tranzacțiilor sunt înregistrate în registrele de înregistrare originale, atunci aceeași tranzacție ar putea fi înregistrată în continuare în registrele individuale. care guvernează tipul tranzacțiilor.
Exemplu de cărți de intrare originală
Ca diferite tipuri, ar putea exista mai multe exemple pentru același lucru. Unele dintre exemple ar putea fi:
- Jurnale de numerar: cărțile înregistrării originale în care sunt înregistrate și menținute toate tipurile de plăți și încasări efectuate prin intermediul mijloacelor bănești. Pentru perioada de înregistrare a unei înregistrări, fiecare tranzacție care implică deplasarea în sau în afara numerarului de la organizație este înregistrată în jurnalele de numerar, cu toate dovezile sau dovezile.
- Jurnale bancare: La fel ca jurnalele de numerar, jurnalele bancare sunt, de asemenea, menținute pentru perioada respectivă, care deține toate tranzacțiile care implică mișcarea sumelor din conturile bancare ale organizației.
- Jurnale de vânzări: Jurnalele de vânzări sunt cărțile în care intrările originale ale fiecărei tranzacții au legătură directă cu veniturile din vânzări ale organizației.
- Jurnale de cumpărare: Jurnalele de cumpărare sunt cărțile în care intrările originale pentru tranzacție au legătură cu achizițiile.
Tipuri de cărți de intrare originală
În general, este de două tipuri, prezentate după cum urmează:
# 1 - Jurnale speciale
Jurnalele speciale sunt cărțile speciale ale intrării originale în care sunt pregătite jurnale separate pentru natura diferită a tranzacțiilor. După ce toate tranzacțiile sunt înregistrate în cărțile separate, atunci aceste tranzacții sau spun soldurile sunt transferate în registrele lor individuale și separate. Exemple de astfel de jurnale sunt -
- Jurnal de vânzări: utilizat pentru a înregistra tranzacția pentru facturile de vânzare atunci când bunurile au fost vândute pe credit.
- Jurnal de achiziții: utilizat pentru a înregistra tranzacțiile de achiziții pentru organizație atunci când bunurile au fost achiziționate de la furnizori pe bază de credit.
- Cash Journal sau Cashbook: Folosit pentru a înregistra plata sau chitanța efectuată în numerar.
- Returnarea vânzărilor și jurnalul de returnare a achizițiilor: utilizat pentru a înregistra datele despre returnarea vânzărilor și achiziția returnată. Etc.
# 2 - Jurnal general
Jurnalele generale sunt jurnalele care sunt utilizate pentru a înregistra tranzacțiile care nu sunt înregistrate în niciun jurnal special sau în termeni mai simpli; s-ar putea spune ca cărțile de intrare pentru tranzacțiile care nu sunt calificate pentru nicio carte de intrare specială sau specifică.
Componente
Deoarece cărțile de intrare originală stochează tranzacțiile, precum și detaliile tranzacțiilor, unele componente specificate, trebuie menționate obligatoriu pentru înregistrarea unei tranzacții în cărți. Aceste componente sunt după cum urmează:
- Data tranzacției: Înainte de a înregistra o tranzacție în jurnal, este obligatoriu să menționați data la care are loc aceeași tranzacție sau sunt înregistrate în contabilitate. În cazul în care jurnalul este păstrat în mod corespunzător la data, se recomandă introducerea tranzacției în funcția de dată potrivită.
- Partea relevantă și detaliile tranzacției: În cazul în care tranzacțiile sunt înregistrate în jurnalul special, tranzacția ar trebui să menționeze partea cu care a fost plasată tranzacția de credit, adică furnizorul în cazul tranzacției de cumpărare, dar în cazul în care tranzacția este rezervată în jurnalul general al tranzacției trebuie să menționeze detaliile părților relevante.
- Narațiune: narațiunea cu tranzacția oferă detaliile tranzacției, precum și explică motivul tranzacției sau natura tranzacției este o formă scurtă.
- Furnizați referința la documentul original: ar trebui să furnizeze referința la documentul original pe baza căruia a fost rezervată tranzacția, adică numărul facturii în caz de cumpărare etc.
- Detalii monetare: intrarea trebuie să menționeze suma monetară implicată în tranzacție.
- Furnizați contul de contabilitate: ar trebui să menționeze contul de contabilitate relevant în care să fie înregistrată aceeași tranzacție după înregistrarea completă cu succes în cărțile originale.
Avantaje
- Odată cu păstrarea înregistrărilor în cărțile de intrare originală, tranzacțiile zilnice sunt înregistrate în cărți și reduce șansele de omisiune a oricărei tranzacții.
- Întrucât cărțile păstrează toate detaliile tranzacției, precum și un rezumat al tranzacției în narațiuni, orice eroare în tranzacție ar putea fi identificată cu ușurință în timpul poștei în contul contabil individual.
- Tranzacțiile sunt înregistrate în ordine cronologică, astfel încât a devenit relativ mai ușor să le clasificați și să le transferați în registre mari relevante.
Dezavantaje
- Jurnalele sunt voluminoase și au o mulțime de volume care îngreunează manipularea datelor.
- Nu este ușor să găsești o anumită tranzacție decât dacă persoana știe data tranzacției.
- Rezervarea ulterioară a tuturor tranzacțiilor în registrul individual necesită mult timp.
Concluzie
Cărțile de intrare originală ajută organizația să înregistreze tranzacțiile zilnic, cu toate suporturile și detaliile. Ajută la menținerea tranzacțiilor în ordinea preformei și aranjarea acestora în ordine cronologică face utilă menținerea datelor, iar eroarea sau omiterea tranzacției se reduce. Ajută întotdeauna la urmărirea fluxului de date din situațiile financiare către jurnalele de conturi primare.
