Ce este contabilitatea în Excel?
Contabilitatea în Excel înseamnă înregistrarea tranzacțiilor financiare zilnice ale unei entități, cum ar fi achiziții, vânzări, plăți, chitanțe și cheltuieli într-un șablon Excel. Pentru o înregistrare a tranzacțiilor în Excel, mai întâi trebuie să configurați / să personalizați Excel conform cerințelor și apoi să înregistrați tranzacțiile de zi cu zi în acest șablon și să le salvați în propriul computer.
Contabilitate cu intrare simplă în Excel
Într-un sistem de intrare simplă, doar o parte a tranzacției va fi înregistrată, iar efectul acestor tranzacții va merge într-un singur loc. În timp ce în sistemul de contabilitate cu intrare dublă, fiecare tranzacție va fi înregistrată prin debit și credit, iar acestea vor afecta două conturi.
În sistemul cu intrare simplă, tranzacțiile vor fi înregistrate ținând cont de obiectivul și rezultatul tranzacțiilor. În evidența contabilă cu o singură intrare, accentul principal va fi pus pe încasările în numerar și plățile în numerar, mai degrabă decât pe o înregistrare a fiecărei cheltuieli și venituri sau active și pasive.
Cum se creează contabilitate în Excel
Pasul 1: Pregătiți un șablon Excel pentru o tranzacție de înregistrare în conformitate cu cerința în timp ce pregătiți o entitate care poate lua ajutorul profesioniștilor contabili.
Pasul 2: Pregătiți un plan de conturi pentru înregistrarea și clasificarea tranzacțiilor în funcție de natura afacerii. În general, un plan de conturi este împărțit în trei categorii care sunt:
- Venituri: pentru înregistrarea banilor care intră în afacere.
- Cheltuieli: pentru înregistrarea banilor care se duc afară sau de afaceri.
- Costul bunurilor vândute: bani cheltuiți pentru crearea bunurilor finite.
Mai jos este exemplul de plan de conturi:
Pasul 3: Pregătiți declarațiile de venit cu ajutorul unui plan de conturi pentru a ajunge la profitul brut și profitul net pentru perioada respectivă. Pentru declarația lunară a veniturilor și cheltuielilor, vor fi întocmite 12 fișe ale declarațiilor de venit și, ulterior, va fi pregătită o fișă anuală a declarațiilor de venit, prin combinarea tuturor celor 12 foi de declarație a veniturilor. Fluxul declarației de profit și pierdere va urma după cum urmează:
Pasul 4: Pregătiți o foaie Excel în care se află toată factura nr. va fi înregistrat astfel încât să poată fi urmărirea facturii care a fost plătită sau a facturilor care sunt în așteptare pentru plată.
Pasul 5: Pregătiți situațiile fluxurilor de numerar pentru a stabili poziția de numerar a entității.
Pasul 6: După ce ați pregătit toată foaia Excel de mai sus pentru a salva fișierul într-o locație sigură, dând numele corect folderului. Putem proteja acest fișier și prin parolă.
Exemplu de contabilitate în Excel
Mai jos este cartea de numerar pentru 18 aprilie - 18 iunie, păstrată în foaia de calcul Excel, unde intrările și ieșirile de numerar au fost înregistrate utilizând contabilitatea cu o singură intrare.
La data de 01.04.2018 Soldul inițial al numerarului și al băncii este de 1000 USD după adăugarea și deducerea veniturilor și cheltuielilor pe parcursul perioadei, vom ajunge la un sold final de 2564 USD.
Avantaje
Următoarele sunt câteva avantaje:
- Contabilitatea într-un șablon Excel nu necesită nicio abilitate specială de contabilitate; prin urmare, este ușor să mențineți tranzacții înregistrate.
- Este mai puțin costisitor, deoarece foaia de calcul Excel este disponibilă pe fiecare computer / laptop; prin urmare, nu este necesar să achiziționați niciun software de contabilitate.
- Excel are diverse funcții care vă ajută la înregistrarea ușoară a tranzacțiilor, cum ar fi adunarea, multiplicarea, VLOOKUP, tabelul pivot, macrocomenzile.
- Excel vă ajută la pregătirea diverselor prezentări grafice, cum ar fi Diagramele, bara, plăcinta sau multe altele.
- Mai mulți utilizatori dintr-un birou îl pot accesa partajând foaia Excel într-un mod numai lizibil, în care singurul poate schimba datele din foaia Excel, iar alții pot vizualiza doar datele.
Dezavantaje
Mai jos sunt dezavantajele:
- În Excel, utilizatorii de contabilitate pot pregăti datele conform cerințelor și poate fi părtinitor în timp ce pregătește și prezintă datele conducerii.
- Este necesar să introduceți formula corectă, deoarece în formula Excel va fi introdusă manual. Dacă există vreo greșeală într-o formulă, atunci rezultatul se va schimba și acest lucru va afecta luarea deciziilor.
- Contabilitatea Excel este mai puțin sigură decât întreținerea datelor în software-ul de contabilitate, iar hackerii îl pot pirata cu ușurință, iar într-o organizație, de asemenea, oricine poate accesa datele.
- Nu este util și consumator de timp atunci când o cantitate mare de date trebuie introduse în Excel.
- În Excel, nu este posibil să importăm automat date din software-ul băncii sau din alte programe, cum ar fi alte programe de contabilitate, care ne permit să importăm automat date din alte programe.
Concluzie
Contabilitatea în foaia Excel este utilă pentru acele organizații care se află în faza inițială a activității și care nu doresc să își mărească cheltuielile prin recrutarea forței de muncă calificate și achiziționarea de software de contabilitate. Este ușor să mențineți tranzacțiile contabile în Excel în comparație cu înregistrarea tranzacțiilor în software-ul contabil. Totuși, în același timp, este mai puțin sigur și nu este util pentru un număr mare de tranzacții, iar șansele de eroare sunt foarte mari.
