Definiția departamentului contabil
Departamentul de contabilitate se referă la divizarea într-o firmă care se ocupă de pregătirea situațiilor financiare, menținerea registrului general, plata facturilor, pregătirea facturilor clienților, salarizare și multe altele. Cu alte cuvinte, ei sunt responsabili de gestionarea frontului economic general al afacerii. Este imposibil ca orice firmă, indiferent dacă este o firmă mică care operează în afara casei sau o companie multinațională mare, să funcționeze prea mult timp fără un departament de contabilitate de orice fel.
Funcțiile departamentului de contabilitate
- Să mențină și să înregistreze toate tranzacțiile comerciale cu precizie și cuprinzător într-un mod sistematic, astfel încât să poată fi recuperate și revizuite în orice moment.
- Să mențină controale interne adecvate în cadrul organizației pentru a-și proteja resursele valoroase.
- Pentru a oferi o bază pentru evaluarea performanței și pentru a crea responsabilitate în întreaga organizație.
- Să țină evidența costurilor suportate de costurile companiei și să consilieze modificarea operațiunilor existente cu intenția de a reduce costurile de operare.
- Sprijinirea conducerii superioare în procesul de luare a deciziilor prin prezentarea adecvată a datelor financiare.
- Pentru a planifica pe baza anticipării nevoilor afacerii și a disponibilității preconizate a resurselor.
Roluri și responsabilități
- Una dintre responsabilitățile principale este colectarea corespunzătoare a tuturor datelor financiare și apoi pregătirea situațiilor / rapoartelor financiare. Aceste rapoarte sunt utilizate la pregătirea bugetelor, a previziunilor și a altor rapoarte de luare a deciziilor. În plus, aceste rapoarte sunt utilizate și pentru comunicarea cu creditorii, investitorii și alte părți interesate.
- Menținerea unei relații sănătoase cu furnizorii, asigurându-se că aceștia sunt plătiți la timp. Cu toate acestea, aceștia ar trebui să caute oportunități de a economisi bani folosind reduceri / stimulente datorate plăților în timp util sau în avans. În același timp, departamentul de contabilitate ar trebui să se asigure, de asemenea, că suma minimă de bani se stinge per plată, dar fără taxe de plată cu întârziere.
- Urmăriți creanțele contului și facturile restante și sfaturi în cazul în care sunt necesare acțiuni de colectare. Departamentul de contabilitate ar trebui să se asigure că clienții plătesc facturile la timp și să mențină o relație cordială / prietenoasă cu aceștia.
- Este singurul responsabil pentru funcția de salarizare. Ei trebuie să se asigure că toți angajații sunt plătiți în timp util și cu precizie. În plus, departamentul trebuie să se asigure, de asemenea, că impozitele angajaților sunt evaluate cu exactitate, iar plățile sunt efectuate în timp util către autoritățile statale și federale.
- Aceștia trebuie să mențină controale financiare prin reconcilieri și respectarea standardelor de contabilitate aplicabile, cum ar fi US GAAP. Toate aceste practici sunt implementate pentru a preveni orice fraudă și furt. În calitate de controlor financiar, departamentul ar trebui să asigure întreținerea corectă a procedurilor, fără nici o slăbiciune.
Structura departamentului de contabilitate
Majoritatea companiilor au mai mult de un membru al personalului în departamentul lor de contabilitate și, prin urmare, trebuie să stabilească o structură organizațională pentru a-și simplifica gestionarea. În general, este alcătuit din director financiar (CFO), controlor financiar, manageri și contabili. Structura este următoarea:
- Directorul financiar este în fruntea departamentului și raportează direct proprietarului afacerii sau directorului operațional (CEO).
- Controlorul financiar raportează directorului financiar și are responsabilități mai specifice în cadrul departamentului.
- Controlorul financiar are, în general, o echipă de manageri - Manager de salarizare, Manager de conturi de încasat și Manager de conturi de plată.
- Fiecare manager de divizie are de obicei o echipă de contabili.
Valoarea departamentului de contabilitate
Departamentul de contabilitate joacă un rol vital în conducerea unei afaceri, deoarece ajută la urmărirea atât a veniturilor (bani în), cât și a cheltuielilor (bani), asigurând în același timp respectarea tuturor cerințelor legale. În plus, oferă, de asemenea, informații financiare cantitative conducerii, creditorilor, investitorilor și altor părți interesate, care le folosesc pentru luarea deciziilor de afaceri în cunoștință de cauză.
Poziții cheie ale departamentului contabilitate
Următoarele sunt câteva dintre pozițiile cheie:
- Director financiar (CFO): Directorii financiari sunt de obicei în fruntea departamentului financiar al marilor companii. Aceștia sunt responsabili de supravegherea sănătății financiare a afacerii și de gestionarea departamentului financiar general, care include planificarea și raportarea financiară, strategia de afaceri pe termen scurt și lung, auditul, gestionarea internă a riscurilor etc. De asemenea, ajută conducerea superioară să înțeleagă implicațiile financiare a diferitelor activități în desfășurare - în cadrul și în afara organizației.
- Controlor financiar: controlorii financiari lucrează alături de CXO-uri și sunt responsabili pentru contabilitatea financiară, precum și pentru pregătirea rapoartelor privind managementul proiectului, bugetul și multe altele. Cu toate acestea, accentul lor major este pe gestionarea problemelor financiare imediate.
- Manager de trezorerie: managerii de trezorerie ajută la formularea și dezvoltarea diverselor politici de trezorerie, care includ identificarea celor mai bune oportunități de investiții, utilizarea optimizată a facilităților de credit, reducerea costurilor de finanțare etc.
- Manager contabil / contabil șef / supraveghetor contabil : acești manageri sunt responsabili de întreținerea și raportarea tuturor tranzacțiilor financiare. De asemenea, stabilesc și aplică principiile contabile bazate pe politica de audit și cerințele legale.
- Contabil: Contabilii joacă un rol vital într-un departament de contabilitate, deoarece sunt implicați în măsurarea și interpretarea tuturor informațiilor financiare.
