Ce este managementul prin excepție?
Managementul prin excepție este o strategie de management al afacerii care afirmă că managerii și supraveghetorii ar trebui să examineze, să investigheze și să dezvolte soluții numai pentru acele probleme în care există o abatere de la standarde stabilite, norme, practici comerciale sau orice alte obiective financiare, cum ar fi abaterea profiturilor, probleme de calitate, probleme de infrastructură etc. în loc să examineze și să se ocupe de fiecare activitate de rutină.
Explicaţie
Managementul prin excepție este sistemul de identificare și raportare a unei situații către conducere numai în cazul în care există o cerință reală a unui personal la nivel de manager. Scopul de bază este de a utiliza timpul de management în cel mai eficient și cel mai bun mod posibil, implicându-le doar atunci când există o abatere importantă de la rezultatele obișnuite sau normale ale afacerii.
Drept urmare, vor avea mai mult timp pentru a analiza o chestiune importantă care implică variații majore și pot oferi tot ce este mai bun în reglarea fină a problemei, în timp ce alte chestiuni minore pot fi tratate direct de personalul de nivel inferior. Ajută conducerea să detecteze și să elimine obstacolele care necesită luarea deciziilor și să ia cele mai bune acțiuni adecvate. În acest sistem, managementului i se oferă un raport detaliat comparativ concis, fără variații, care acoperă toate aspectele majore ale problemei.
Cum functioneazã?
Managementul prin excepție funcționează în următoarele faze-
# 1 - Faza de măsurare
În cadrul acestui prim pas de gestionare prin excepție, datele privind operațiunile comerciale sunt acumulate și evaluate, care includ măsurarea performanței tuturor intrărilor disponibile, de la eforturile utilizate pentru atingerea obiectivelor pentru afacere, optimizarea acesteia, fluxul de numerar, modul în care sunt resursele financiare utilizate pentru furnizarea de servicii sau producerea de bunuri pentru profit, utilizare și irosirea materiilor prime și economia acesteia prin cumpărare, prelucrare și depozitare până la livrarea produselor finite.
Toate aceste informații implică aproape toți factorii utilizați pentru măsurarea cuantificabilă, cum ar fi aplicarea standardelor timpului, date despre stoc, date despre bilanț, rezultate ale inspecției bunurilor finite, stoc disponibil pentru vânzări, date privind utilizarea mașinilor, active circulante etc.
# 2 - Faza de proiecție
Această fază examinează măsurătorile utilizate care sunt utile pentru atingerea obiectivelor de afaceri. Pe baza datelor istorice, proiecțiile sunt pregătite prin aplicarea cunoștințelor statistice, cum ar fi semnificația, probabilitatea, încrederea, deviația standard, mărimea eșantionului, corelația. După aceasta, planurile sunt dezvoltate conform previziunilor. În scenariul actual, o strategie completă de prognoză este verificată pe larg din toate rezultatele posibile, cum ar fi procedurile și politicile existente, capacitatea și adecvarea echipamentelor și a personalului, structura organizației etc. Dacă este necesar, planurile pot fi modificate.
# 3 - Faza de selecție
În această fază, după examinarea temeinică a tuturor planurilor, cel mai bun este selectat și implementat. În consecință, este adoptat sistemul, pe care conducerea îl consideră cel mai bun pentru atingerea obiectivelor de afaceri.
# 4 - Faza de observare
În această fază, procesul selectat și progresul și performanța strategiei sunt monitorizate periodic. Sistemul trebuie să posede calități precum este automat, fiabil și trebuie să fie adecvat. Ajustarea aici înseamnă că datele trebuie să fie precise, care să nu fie nici prea mari, nici prea mici, trebuie să fie până la semnul care să conțină toate informațiile relevante solicitate.
# 5 - Faza de comparare
În această fază, progresul lucrărilor este evaluat și comparat cu o foaie de parcurs prestabilită pentru a identifica abaterile, dacă există. În funcție de natura deviației, aceasta este clasificată ca deviere majoră, minoră sau orice altă clasă de deviere.
# 6 - Faza de acțiune
Pe baza abaterii identificate în faza de comparație, se dezvoltă alte puncte de acțiune. Strategiile sunt puse în aplicare cu scopul de a aduce capacitatea și performanța la nivelul dorit sau de a face orice modificare în prognoză, astfel încât să se asigure o performanță optimă.
Managementul prin exemple de excepție
Exemplu financiar: controlorul financiar principal (CFC) al Henry Inc. este puternic angajat cu lucrări variate, întâlniri și alte angajamente. Pentru a reduce povara muncii sale, conducerea a dezvoltat o dată, după o analiză aprofundată, urmând limite definite dincolo de care materia trebuie raportată CFC și necesită aprobarea prealabilă a acesteia:
Vânzările și cheltuielile ABP au fost de 8.00.000 USD și 6.00.000 USD, în timp ce vânzările și cheltuielile efective au fost de 6.00.000 USD și 3.00.000 USD. Stabiliți dacă problema trebuie raportată CFC?
Soluţie:
- Venituri: Veniturile reale sunt de 6,00 000 USD, ceea ce reprezintă peste 50% din ABP (8,00 000 USD x 50%, adică 4,00 000 USD) De asemenea, mai mult de 5,00 000 USD. Prin urmare, acest mater nu va fi raportat la CFC deoarece condițiile nu sunt îndeplinite.
- Cheltuieli: Cheltuielile efective sunt de 3,00 000 USD, ceea ce reprezintă peste 40% din ABP (6,00 000 USD x 40%, adică 2,40 000) și au depășit și limita de 2,50 000 USD, aici chestiunea devine crucială și trebuie raportată către CFC pentru analize suplimentare și luarea deciziilor pentru corectare și potrivire cu standardele stabilite.
Managementul prin excepție vs. Managementul pasiv prin excepție
Managementul activ prin excepție este locul în care conducerea este activă în avans pentru a face față situațiilor, ajutând la probleme și are participare în timp real la toate activitățile și urmărește ceea ce face personalul său pentru a depăși greșelile înainte de a se produce.
Al doilea este managementul pasiv prin excepție, în care managementul se întrerupe doar atunci când obiectivele dorite nu sunt îndeplinite și trebuie făcută schimbarea planificării și sunt necesare acțiuni corective. Această metodă intră de obicei în acțiune numai în cazul în care se întâmplă un eveniment neobișnuit. Fiecare metodă are propria sa importanță și se poate alege una dintre ele în funcție de cerințele afacerii.
O abordare pasivă este utilă pentru întreprinderile care au un mediu relaxat și personalul care își înțelege rolurile și responsabilitățile. Acest lucru poate ajuta la încurajarea moralului personalului și a independenței. În timp ce o abordare activă poate fi utilizată de un viitor mai puțin atent, cu personal mai redus, cu o organizare mai strictă, deoarece au nevoie de îndrumări pas cu pas pentru a-și finaliza munca.
Avantaje
- Ajută la o utilizare cât mai bună a timpului, deoarece managerilor li se cere să rezolve problemele doar la niveluri cruciale.
- Deoarece managerii sunt liberi de munca de rutină, aceștia își pot folosi toată energia cu eforturi concentrate asupra problemelor critice.
- Datorită volumului de muncă limitat, managerii pot fi supuși unei analize detaliate a muncii de făcut.
- Activitățile și controlul managementului sunt sporite de management prin excepție.
- Ajută la accesarea cu ușurință a tendințelor anterioare și a lucrărilor vechi.
- Acesta prezice oportunitățile de gestionare și problemele care pot apărea în viitor.
- Atât eforturile calitative cât și cantitative sunt implicate în acest proces.
- Reduce cantitatea de rezultate financiare și operaționale care trebuie vizionate de conducere.
- Ajută personalul inferior și subordonat să își implementeze propriile idei pentru a atinge ținta dorită.
Dezavantaje
- Se bazează pe rezultatele anterioare cu care se compară datele actuale. În consecință, dacă datele din trecut nu sunt adecvate, pot exista probleme în luarea deciziilor curente.
- Are nevoie de un sistem detaliat de studiu, observare și raportare, deci necesită un analist financiar care face rezumate și rapoarte și le prezintă conducerii și, prin urmare, necesită personal suplimentar.
- Sistemul nu va avertiza până când nu apare problema, adică acționează ca element de corectare în loc de preventiv.
- Nu poate măsura comportamentul uman. Prin urmare, uneori dificil de implementat.
Concluzie
Managementul prin excepție este o strategie de management care impune managementului să își asigure angajamentul numai în cazul în care există înregistrate abateri de la standardul stabilit, normele și criteriile de referință. De asemenea, ajută indirect la creșterea moralului angajaților, deoarece aceștia devin parte a procesului de luare a deciziilor și de rezolvare a problemelor, care altfel ar fi fost tratate de personalul de la nivelul managerilor, ceea ce oferă indirect un sentiment de autoritate și responsabilitate în cadrul angajaților.
