Ce este păstrarea înregistrărilor?
Ținerea evidenței este o etapă primară în contabilitate, care ne spune cum să ținem o evidență a tranzacțiilor comerciale monetare cu obiectivul de a ține evidența permanentă a tuturor tranzacțiilor, de a cunoaște imaginea corectă a activelor-pasivelor, profiturilor și pierderilor etc., de a păstra controlul asupra cheltuielilor cu pentru a minimiza cheltuielile și pentru a avea informații importante în scopuri juridice și fiscale
Pași către metoda de păstrare a înregistrărilor
- Identificarea tranzacțiilor
- Înregistrarea în jurnal
- Clasificarea naturii tranzacției
- Postare în registru
- Echilibrarea conturilor
- Pregătirea unei situații financiare
- Interpretarea situațiilor financiare
- Comunicarea acestuia către părțile interesate
Exemple de păstrare a înregistrărilor
Exemplul nr. 1
ABC limited este o firmă cu proprietar unic, care desfășoară magazine mici pe o piață din Atlanta. El tranzacționează cu haine și are intrări și ieșiri principale după cum urmează:
- Fluxuri: vânzarea încasează de la client
- Ieșiri: cumpărare materială de la furnizori și plata cheltuielilor aferente
În scopuri de evidență a evidențelor, ABC limited va trebui să mențină jurnale zilnice pentru menținerea soldurilor bancare și a numerarului mic. La sfârșitul anului, aceștia trebuie să pregătească Profitul și pierderea A / c și Bilanțul contabil pentru a verifica profitabilitatea pe parcursul anului. Este una dintre cele mai simple modalități de a ține evidența tranzacției comerciale.
Exemplul nr. 2
- Amazon.com este o corporație multinațională care are operațiuni în întreaga lume și oferă locuri de muncă pentru milioane de oameni. În fiecare zi sunt efectuate milioane de tranzacții și pentru a menține interesul Companiei și pentru a asigura conformitatea corectă a statutelor și pentru a menține încrederea părților interesate, trebuie să se efectueze o contabilitate continuă.
- Echipele separate trebuie să fie plasate pentru a se asigura că fiecare tranzacție monetară pe care o desfășoară compania ar trebui să fie înregistrată în cărți fără nicio abatere. De asemenea, un astfel de tip de contabilitate trebuie să se asigure că tranzacțiile sunt înregistrate conform principiilor contabile general acceptate aplicabile la nivel local și, de asemenea, altor legi aplicabile.
Acesta este unul dintre cele mai complexe exemple de menținere a înregistrărilor afacerii.
Ambele exemple au propriile lor merite și dezavantaje, dar se mențin bine în căile lor.
Avantajele păstrării înregistrărilor
- Înregistrare permanentă și fiabilă - Ajută la menținerea înregistrării permanente a tuturor tranzacțiilor, ceea ce va ajuta la asigurarea fiabilității datelor.
- Precizia aritmetică a conturilor - Înregistrarea continuă a tranzacțiilor va ajuta la identificarea oricărei inexactități aritmetice care ar fi putut avea loc. De exemplu, plata în exces către furnizori sau plata dublă a oricăror tranzacții.
- Rezultatul net al operațiunilor comerciale - Acesta va da profitul câștigat în perioada dată pe baza operațiunilor în desfășurare.
- Constatarea pozițiilor financiare - ajută la identificarea poziției financiare a companiei.
- Calculul taxelor - Toate datoriile și datoriile restante într-un anumit moment de timp pot fi calculate pe baza situațiilor financiare adecvate întocmite.
- Control asupra activelor și împrumuturilor - Un control mai bun asupra activelor și împrumuturilor poate fi întreprins; acest lucru va ajuta la gestionarea fondurilor și a diferitelor poziții de afaceri.
- Identificarea dosarului și a ceea ce nu trebuie - Situațiile financiare ajută la găsirea unor lucruri care au ieșit rău și care trebuie rectificate în viitor pentru a asigura operațiuni mai bune în viitor.
- Impozitare - Este foarte recomandat și necesar de către autoritățile fiscale. Pentru a-și finaliza evaluările, oamenii de afaceri trebuie să păstreze în mod corespunzător evidențele care vor ajuta la determinarea datoriei fiscale asupra acestora
- Managementul luării deciziilor - Managementul depinde în mare măsură de înregistrările financiare pentru a întreprinde planificarea operațiunilor comerciale. Mai mult, aceștia au nevoie, de asemenea, de o raportare continuă de la nivelul mediu cu privire la progresele realizate în termeni financiari. Finanțele menținute de organizație guvernează toate deciziile strategice
- Cerințe legale - Există o cerință masivă a statutelor, GAAP-urilor locale, IFRS-urilor etc., pentru a menține conturile corespunzătoare, pentru a asigura transparența afacerii.
Dezavantaje ale păstrării înregistrărilor
- Clerical - Pentru organizațiile mari, păstrarea înregistrărilor este o muncă foarte plictisitoare și continuă. Devine greu pentru ei să mențină același lucru
- Manual și monoton - Este o lucrare extrem de manuală. Aceeași lucrare este necesară pentru a fi efectuată de câte ori este efectuată tranzacția. Acest lucru îl face o treabă extrem de monotonă.
- Trebuie verificate subiectiv înainte de analiză - Diverse aspecte contabile precum amortizarea, evaluarea stocului etc. necesită ipoteze care fac contabilitatea extrem de subiectivă. Viabilitatea acestor ipoteze trebuie verificată înainte de a analiza situațiile financiare
Limitări
- Doar tranzacțiile monetare pot fi înregistrate - În afaceri, atât: aspectele monetare și non-monetare sunt esențiale. Cu toate acestea, în evidența evidenței, pot fi acoperite doar tranzacțiile monetare. Virtutile nemonetare, cum ar fi personalul instruit, nu pot fi înregistrate în contabilitate.
- Efectele modificărilor la nivelul prețurilor nu sunt luate în considerare - Inflația este o cerință continuă care trebuie luată în considerare în timpul înregistrării activelor; totuși, în contabilitate, inflația nu poate fi luată în considerare la înregistrarea tranzacțiilor.
- Contabilitate bazată pe istoric - Toate activele trebuie înregistrate ca cost istoric. Acest lucru nu va ajuta la identificarea valorii actuale a activului pe piață.
Puncte importante
Orice modificare a metodei de păstrare a înregistrărilor poate fi permisă numai dacă:
- Trebuie luată în considerare substanța față de formă
- Pentru cerințe mai bune de divulgare
- Necesarul standardelor contabile
Concluzie
Păstrarea înregistrărilor este o artă de înregistrare și dezvăluire a tranzacțiilor financiare. Necesită un pic de expertiză și tactici care nu numai că vor ajuta la menținerea imaginii organizației, ci și la obținerea finanțării și la licitarea ofertelor de afaceri. Pentru a dovedi acuratețea tranzacțiilor, păstrarea înregistrărilor oferă un impuls important și ajută la menținerea unei imagini ca organizație etică de afaceri pe piață.
