Șablon de gestionare a proiectelor Excel
Managementul de proiect este unul dintre rolurile importante în orice organizație. Nu puteți urmări toate activitățile din proiect doar manual; aveți nevoie de software pentru a vă ajuta să gestionați mai bine proiectul.
MS Excel este unul dintre acele software-uri care vă pot ajuta să urmăriți starea proiectului cu șabloane ușoare. În acest articol, vă arătăm exclusiv să utilizați Excel pentru a pregăti șabloane de management de proiect în Excel.
Cum se folosește Excel pentru a pregăti șabloane de gestionare a proiectelor în Excel?
Mai jos sunt exemple pentru a pregăti șabloane de management de proiect în Excel.
Exemplul # 1 - Șablon de gestionare a proiectelor Excel utilizând diagrama Gantt
Gantt Chart este una dintre acele diagrame în Excel, care este foarte utilă în revizuirea sarcinilor proiectului, starea actuală în raport cu standardele stabilite.
Când proiectul este în funcțiune după o săptămână, managerul de proiect vrea să știe starea proiectului, indiferent dacă este în linie sau nu. De la începutul proiectului până la sfârșitul proiectului în fiecare etapă, puteți urmări etapele proiectului.
Să presupunem că sunteți o companie de gestionare a evenimentelor și că ați luat un proiect foarte important, care este foarte profitabil pentru dvs. Dar singurul lucru este că trebuie să executați sarcinile pe baza agendei date de organizatori. Luați în considerare mai jos agenda dată de organizatori.
Acum permiteți-ne să creăm un diagramă Excel Gantt pentru a urmări toate activitățile.
Pasul 1: Selectați Numai ora de pornire și introduceți o diagramă cu bare de coloane. Accesați fila INSERT și introduceți diagrama de bare stivuite.
Pasul 2: Acum, graficul dvs. trebuie să arate astfel.
Pasul 3: Acum, faceți clic dreapta pe diagramă și alegeți Selectare date.
Pasul 4: Acum, în fereastra de mai jos, alegeți Adăugați.
Pasul 5: În fereastra de mai jos, în numele Seriei, alegeți Minute, iar pentru valoarea seriei, selectați datele din C2: C14. Faceți clic pe OK.
Pasul 6: În fereastra de mai jos, selectați opțiunea EDITARE din partea dreaptă pentru etichetele axei noastre orizontale.
Pasul 7: Selectați acum valorile orizontale ca sarcini. Faceți clic pe OK.
Pasul 8: diagrama dvs. ar trebui să arate așa acum.
Pasul 9: trebuie să facem o anumită formatare pentru a face să arate mai bine. Selectați valorile seriei orizont, adică valoarea timpului. Faceți clic dreapta și alegeți să formatați Axis.
În Axă, formatarea se aplică sub valori.
Pasul 10: Acum, formatul orei va arăta astfel în grafic.
Pasul 11: Selectați bare colorate în albastru, faceți clic dreapta și selectați, formatați seria de date.
Pasul 12: Accesați FILL și selectați NO FILL.
Pasul 13: Acum, bare de culoare cafea și faceți clic pe formatarea seriilor de date și accesați FILL și alegeți diferitele culori conform dorinței dvs.
Iar graficul dvs. este gata să preia sarcina și puteți gestiona proiectul mai bine acum.
Exemplul # 2 - Exemplu de urmărire ciclu de vânzări
Acum vom vedea cum să creăm un tracker de ciclu de vânzări cu excel. Luați în considerare datele de mai jos pentru acest exemplu. Datele includ Data de începere a vânzărilor, Data de încheiere, Ținta, Nr., De zile finalizate, Realizarea curentă și varianța și multe alte lucruri.
Pasul 1: menționați mai întâi Vânzări țintă și curente. Valoarea variației de sosire, adică țintă vs curent.
Pasul 2: Acum ajungeți la finalizarea proiectului%.
Pasul 3: menționați acum Data de începere și data de încheiere a vânzărilor.
Pasul 4: după ce acesta ajunge, zilele lucrătoare nete între o dată de începere și o dată de încheiere.
Pasul 5: Acum ajungeți la țintă pe zi împărțind ținta cu numărul de zile disponibile.
Pasul 6: Acum, ajungeți la data curentă aplicând formula AZI în Excel.
Pasul 7: Calculați acum numărul de zile finalizate de la data de începere până la data curentă.
Pasul 8: ajungeți în funcție de obiectivul zilnic, care ar trebui să fie venitul curent.
Pasul 9: acum calculați media pe zi realizată până acum.
Pasul 10: Calculați dacă tendința medie a vânzărilor continuă pentru restul proiectului, care ar fi veniturile finale.
Pasul 11: Acum, ajungeți la un procent realizat dacă aceeași tendință continuă.
Acum am finalizat partea noastră de calcul. Folosind acest lucru, să creăm câteva diagrame vizuale Excel care ne pot ajuta să urmărim proiectul doar uitându-ne la diagramă.
Pasul 1: Să creăm mai întâi o diagramă simplă a coloanelor. Selectați celula B6 și creați o diagramă de coloane.
Pasul 2: Faceți clic dreapta pe diagramă și alegeți Selectare date.
Pasul 3: Acum faceți clic pe ADĂUGARE.
Pasul 4: Acum, în fereastra de mai jos, nu selectați nimic, doar apăsați OK.
Pasul 5: Avem un grafic ca acesta acum.
Pasul 6: Acum selectați bara și faceți clic pe Formatare serie de date. În partea dreaptă, veți vedea caseta de dialog Formatare serie de date.
Pasul 7: faceți ca seria să se suprapună la 100%.
Pasul 8: Acum, ambele coloane sunt suprapuse, iar graficul arată astfel.
Pasul 9: Acum schimbați culoarea barei roșii la NO FILL.
Pasul 10: Arăt așa.
Pasul 11: Desenați o formă rotundă chiar sub diagramă și reglați-o.
Pasul 12: Adăugați titlul graficului.
Avem un grafic pregătit. În mod similar, creați și al doilea grafic pentru % realizat la aceeași tendință.
Avem două diagrame care arată acum.
Trebuie doar să vă actualizați numerele de vânzări zilnice în celula B3. Totul se va schimba automat pentru tine.
Dacă observați șablonul acum, la data de 14 februarie 2019, s-au finalizat un total de 33 de zile, iar actualul ar fi trebuit să fie de 1,51 lakh USD, dar venitul real este acum de 1,1 lakh, adică 22% din venitul total.
Ținta pe zi, la început, era de 4587 USD (celulă B11) pe zi, dar de astăzi, realizarea este de 2894,74 USD pe zi (celula B16).
Dacă aceeași tendință de 2894,74 pe zi continuă pentru restul perioadei proiectului, vă va aduce 2,53 lakh USD, ceea ce reprezintă 50,67% din veniturile vizate la început.
Folosind acest șablon de gestionare a proiectelor, puteți urmări zilnic obiectivul de vânzări față de venitul real.
Lucruri de reținut despre șablonul de gestionare a proiectelor în Excel
- Graficele se vor încărca automat dacă modificați coloanele de introducere manuală.
- Puteți crea o diagramă Gantt pentru activități în care sarcinile sunt urmate una după alta.
- În cazul diferitelor șabloane de management al proiectului, trebuie să identificați sarcinile și linia de activități implicate în proiect.
Puteți descărca acest șablon Excel Management de proiect aici - Șablon Excel de gestionare a proiectelor.
