Reconcilierea cărților este reconcilierea efectuată de companie înainte de închiderea conturilor sale pentru a se asigura că cărțile sunt actualizate și că nu există manipulări sau fraude în conturile societății.
Reconcilierea cărților
După cum știm cu toții, Cărțile conturilor sunt planurile oricărei afaceri. Menținerea cărților de conturi este cheia managementului financiar.
Cu toate acestea, menținerea conturilor nu este suficientă. De asemenea, este necesar ca conturile să fie corecte și complete. Există diferite controale și controale posibile pentru a asigura acest lucru, dar una dintre cele mai elementare și esențiale modalități este „Reconcilierea cărților”.
- Ce este reconcilierea?
- Când se face reconcilierea?
- Care este perioada pentru care se face reconciliere?
- De ce ar trebui să se facă reconciliere?
- Cele mai bune practici pentru procesul de reconciliere
- Cum arată o declarație de reconciliere?
- Care sunt tipurile de reconciliere?
- # 1 - Reconcilierea băncii
- # 2 - Reconcilierea furnizorilor
- # 3 - Reconcilierea clienților
- # 4 - Reconcilierea între companii / li>
- # 5 - Reconcilierea specifică afacerii
- Sfaturi utile pentru Ms Excel în timpul efectuării reconcilierilor
Ce este reconcilierea?
Este un proces care compară două seturi de înregistrări și analizează diferențele dintre cele două seturi, dacă există.
Aceste două seturi de înregistrări pot fi orice din întreaga gamă de Cărți de Conturi. În general, un set al înregistrării este un registru din Cărțile companiei în sine, care trebuie reconciliat, iar al doilea set al înregistrării este obținut din surse interne sau externe.
de exemplu, compararea cărții bancare (sursă internă) față de extrasul bancar (sursă externă).
Când se face reconcilierea?
În general, se efectuează înainte de închiderea conturilor. Este recomandabil să o faceți lunar, astfel încât cărțile să fie actualizate, dar pot fi făcute și trimestrial sau anual.
Cu cât volumul mai mare ar trebui să fie frecvența reconcilierii, astfel încât procesul de reconciliere să fie mai lin.
Acestea ar trebui realizate anual, înainte ca cărțile să fie certificate de către auditori. Majoritatea reconcilierilor sunt o condiție prealabilă pentru testarea auditului. De la adoptarea Sarbanes Oxley (SOX) în 2002, reconcilierile au devenit și mai critice pe măsură ce conformitatea cerută a crescut la un nivel diferit.
Care este perioada pentru care se face reconciliere?
Unul dintre aspectele critice de care trebuie să aveți grijă în timpul efectuării reconcilierii este acela că perioada pentru ambele seturi de înregistrări ar trebui să fie aceeași.
În continuare cu exemplul menționat mai sus, este foarte ilogic să comparăm contul bancar extras pentru perioada 01-ianuarie-16 până la 31-mart-16 cu extrasul bancar pentru 01-ianuarie-16 până la 30-iun-16. Ar trebui să existe o bază comună pentru comparație.
De asemenea, un lucru esențial de luat în considerare este că balanța de deschidere sau de începere trebuie să fie întotdeauna egală atât pentru setul de înregistrări. În cazul de mai sus, dacă soldurile din 01-ianuarie-16 nu sunt identice, această diferență ar trebui mai întâi corectată, mai degrabă decât să se continue cu reconcilierea pentru 01-ianuarie-16 până la 31-mart-16.
De ce ar trebui să se facă reconciliere?
Detectează frauda
- Este ușor de manipulat cărțile de conturi. O modalitate de detectare a fraudei este prin reconciliere. Să înțelegem acest lucru cu un exemplu.
- Casierul ABC Corporation comite fraude prin neînregistrarea numerarului primit de la clienți. Făcând acest lucru, clientul și registrele de numerar rămân neschimbate și el poate buzunar banii primiți.
- O modalitate simplă de a detecta astfel de fraude este de a efectua reconcilierea contabilității clienților. Când registrul clientului din Cărțile ABC este comparat cu registrul ABC din Cărțile clientului, soldurile nu se vor lega, iar frauda va fi detectată.
Asigurați-vă că înregistrările sunt complete:
- Uneori, anumite activități ne afectează cărțile, dar nu pot fi direcționate prin echipa de conturi și, prin urmare, pot rămâne nedetectate.
- Un mic exemplu este un cec depus de un client direct în contul bancar. În cazul în care clientul nu informează, registrul bancar, precum și registrul clienților, vor fi incomplete, ducând la o denaturare a faptelor.
Asigurați-vă că înregistrările sunt exacte:
- Există șanse de erori umane în procesul de contabilitate.
- Un exemplu de erori umane este plasarea incorectă a cifrelor, de exemplu, valoarea reală a vânzărilor a fost Rs. 99.736, care a fost înregistrat incorect ca Rs. 97.936.
- Acestea pot fi aflate în timpul reconcilierii conturilor. Acestea nu sunt altceva decât erori de transpunere și, în acest caz, diferența este în general divizibilă cu 9.
Cele mai bune practici pentru procesul de reconciliere
Unele dintre cele mai bune practici care pot fi adoptate astfel încât reconcilierea să ajute la atingerea scopului său sunt următoarele:
- Companiile ar trebui să instituie un proces de reconciliere care să fie urmat intern. Ar trebui să acopere frecvența, conturile cheie pentru care se face reconcilierea, formatele standardizate etc. Aceste procese vor varia în funcție de volum, tipul de industrie, zonele cu risc ridicat etc. Politica ar trebui să fie pregătită și distribuită către Echipa de finanțe și conturi în mod regulat.
- Trebuie urmată separarea atribuțiilor. Înseamnă că angajații care înregistrează înregistrările în contabilitate nu ar trebui să facă parte din procesul de reconciliere. Se va asigura că unul verifică din nou munca efectuată de altul.
- Ar trebui respectată matricea de autorizare pentru procesul de verificare a producătorului. Declarațiile de reconciliere ar trebui, de asemenea, să fie pregătite și verificate de diferiți angajați pe baza desemnării. Executivul poate pregăti declarația de reconciliere, iar managerul poate verifica același lucru.
- Deconectarea corectă ar trebui luată de către pregătitor și verificator, astfel încât oamenii să se simtă suficient de responsabili.
- Ar trebui stabilite termene stricte pentru finalizarea reconcilierilor pentru a detecta fraude și pentru a lua măsuri în timp util.
- Domeniul auditului intern ar trebui să includă, de asemenea, verificarea acestor declarații de reconciliere.
- Procesul de aprobare ar trebui stabilit pentru trecerea intrărilor de rectificare (dacă a fost descoperită în timpul procesului de reconciliere) pentru corectarea conturilor. Se va asigura că managementul mediu și superior este actualizat din când în când.
- Documentele justificative (cum ar fi extrasul de cont bancar, registrul clientului etc.) ar trebui să facă parte din extrasul de reconciliere pe care urmează să se obțină semnarea.
Cum arată o declarație de reconciliere?
O declarație de reconciliere ar trebui să fie cât mai simplă posibil. Ar trebui să includă detaliile necesare, cum ar fi registrul care se reconciliază, care este perioada de reconciliere, când este pregătită reconcilierea, cine a pregătit, verificat, aprobat etc.
Următorul este un format simplu al declarației de reconciliere:
| ABC Co. | |||
| Declarație de reconciliere bancară la 31 martie-16 | |||
| Cont bancar nr. 00000xxxxxx | |||
| Sold conform cărților de conturi la 31-martie-16 | xxx | ||
| Adăuga: | Reglare 1 | xxx | |
| Reglare 2 | xxx | ||
| Reglare 3 | xxx | xxx | |
| Mai puțin: | Reglare 4 | xxx | |
| Reglare 5 | xxx | xxx | |
| Reglare 6 | |||
| Sold conform extrasului bancar la 31-mart-16 | xxx | ||
| Pregătit de: Contabil | |||
| Verificat de: Manager | |||
| Verificat de: controlor financiar | |||
Oricare dintre cele două seturi poate fi luat ca bază, iar ajustările trebuie adăugate sau scăzute, ajungând astfel la cifra de echilibrare.
În formatul de mai sus, cartea bancară este luată ca bază. Cu toate acestea, dacă extrasul bancar este considerat ca bază, toate ajustările vor fi inversate. Urmărirea a două cazuri vă va ajuta să înțelegeți mai bine acest lucru:
Cazul A - Luarea Băncii ca bază
| Sold conform cărților de conturi la 31-martie-16 | 9.700 | ||
| Adăuga: | Cecuri emise, dar nedepuse | 10.000 | |
| Banca Interesată creditată de Bancă | 75 | 10.075 | |
| Mai puțin: | Cheltuieli bancare neînregistrate | 175 | 175 |
| Sold conform extrasului bancar la 31-mart-16 | 19.600 |
Cazul B - Luarea extrasului de cont bancar ca bază
| Sold conform extrasului bancar la 31-mart-16 | 19.600 | ||
| Adăuga: | Cheltuieli bancare neînregistrate | 175 | 175 |
| Mai puțin: | Cecuri emise, dar nedepuse | 10.000 | 175 |
| Banca Interesată creditată de Bancă | 75 | 10.075 | |
| Sold conform cărților de conturi la 31-martie-16 | 9.700 |
Care sunt tipurile de reconciliere?
Declarații de bază de reconciliere, care sunt esențiale și pregătite în contabilitatea de zi cu zi a activității:
- reconciliere bancară
- Reconcilierea furnizorilor
- Reconcilierea clienților
- Reconcilierea între companii
- Reconcilierea specifică afacerii
Vom discuta fiecare dintre aceste afirmații în detaliu:
# 1 - Reconcilierea băncii
Se întocmește o declarație de reconciliere bancară cu privire la tranzacțiile efective reflectate în extrasul bancar față de tranzacțiile înregistrate în registrul nostru bancar.
Unele dintre motivele diferenței dintre cartea bancară și extrasul bancar sunt:
- Cec emis la un furnizor, dar prezentat la o dată ulterioară
(Uneori, există cecuri care apar în extrasul de cont bancar, care sunt foarte vechi. Sunt vechi și nici nu mai pot fi depuse. Este mai bine să le anulați și să păstrați contul bancar.)
- Suma depusă de un client direct în contul nostru bancar
- Dobânzi bancare creditate de bancă
- Cheltuieli bancare debitate de bancă
- Erori bancare (Deși rare, greșelile pot apărea în cazul în care erorile de introducere a datelor sunt posibile și de către bancă)
Toate activitățile legate de plăți și chitanțe sunt urmărite prin cartea bancară. Reconcilierea ajută la menținerea actualizată.
Pentru a ne face viața mai ușoară, majoritatea ERP contabile au caracteristici încorporate care ajută la extragerea directă a declarației de reconciliere bancară.
Conceptul de bază utilizat în aceste ERP este înregistrarea „datei bancare” pentru fiecare tranzacție. O dată bancară este o dată la care tranzacția este reflectată în extrasul bancar. ERP extrage un raport bazat pe „Data documentului” față de „Data băncii”.
# 2 - Reconcilierea furnizorilor
O declarație de reconciliere a furnizorului este pregătită pentru a vă asigura că înregistrările contabile trecute în cărțile furnizorului sunt conforme cu înregistrările contabile transmise în cărțile noastre.
Motivele abaterilor sunt următoarele:
- Furnizorul nu poate rezerva returnările de cumpărare rezervate de noi.
- Cecurile emise de noi nu pot fi reflectate în cărțile lor. În general, se întâmplă atunci când cecul este deplasat sau pierdut în tranzit.
- Mărfuri în tranzit neînregistrate de noi, dar înregistrate de vânzător;
# 3 - Reconcilierea clienților
O declarație de reconciliere a clienților este foarte asemănătoare cu reconcilierea furnizorilor. Este pregătit să verifice dacă cărțile clientului sunt sincronizate cu cărțile noastre. Majoritatea companiilor tratează reconcilierea clienților ca o prioritate față de reconcilierea furnizorilor. Acest lucru se datorează faptului că banii sunt de primit de la clienți și este întotdeauna mai bine să se concilieze, astfel încât plățile să nu fie în așteptare din cauza unor probleme în ceea ce privește înregistrările contabile.
Motivele abaterilor sunt următoarele:
- Returnările rezervate de clienți nu apar în cărțile noastre.
- Impozitele deduse de client care nu sunt contabilizate în cărțile noastre.
- Bunuri în tranzit înregistrate ca vânzare în registrul nostru.
- Plățile transferate direct în contul nostru bancar nu sunt înregistrate.
O bună practică este de a efectua reconcilieri lunare ale clienților pe bază de rotație. Permiteți-ne că o companie are 100 de clienți neobișnuiți, iar reconcilierile de aproximativ 10-15 registre de clienți ar trebui făcute în fiecare lună.
De asemenea, odată ce reconcilierea este completă și certificată de ambele părți, poate fi emis un certificat de confirmare a soldului pentru perioada dată. Se va asigura că soldurile de deschidere nu trebuie verificate din nou. De asemenea, ajută la soluționarea litigiilor.
# 4 - Reconcilierea între companii
Companiile grupului (Holding, filiale etc.) trebuie să întocmească cărți de conturi consolidate. Aceste cărți trebuie să elimine tranzacțiile între companii, cum ar fi vânzarea de la Holding Co. către filiala sa. .
# 5 - Reconcilierea specifică afacerii
Fiecare afacere va trebui să pregătească alte reconcilieri în plus față de cele menționate mai sus. Un exemplu în acest sens este reconcilierea costurilor bunurilor
Această reconciliere nu se va aplica industriei de servicii, deoarece acestea nu dețin stocuri. Cu toate acestea, este vital pentru companiile care dețin inventar.
Care este costul bunurilor vândute?
Costul mărfurilor vândute = Stoc de deschidere + Achiziții - Stoc de închidere
Costul mărfurilor vândute = Vânzare - Profit
Oricare dintre cele două metode poate ajunge la costul mărfurilor. Ambele trebuie să fie aceeași sumă. Dacă nu, ar trebui pregătită o declarație de reconciliere pentru a afla motivele diferențelor. De asemenea, ar trebui să se efectueze verificarea fizică a stocului de închidere, care să fie reconciliată cu stocul de închidere care apare în Conturile.
Reconcilierea cărților Video
Sfaturi utile pentru MS Excel în timpul efectuării reconcilierilor
- Ar trebui pregătit un șablon standardizat cu toate formulele esențiale în Excel. (Formatul ilustrat mai sus poate fi utilizat)
- În cazul reconcilierii vânzător / client, numărul facturii acționează ca un câmp standard care poate fi luat ca bază pentru îndeplinirea funcției Vlookup și pentru a face procesul de reconciliere mai simplu. Asigurați-vă că faceți o lipire specială după utilizarea funcției Excel Vlookup.
- Filtrează intrările de debit și de credit separat și reconciliază-le individual. O altă modalitate de a separa intrările este de a le filtra pe tip, adică plăți, facturi, returnări, alte ajustări. Concilierea acestora separat și apoi adăugarea diferențelor se va dovedi utilă.
