Ce este potrivirea în trei direcții?
Potrivirea în trei direcții este conceptul prin care tranzacțiile de cumpărare neautorizate pot fi urmărite prin verificare încrucișată în trei moduri și anume primirea confirmării comenzii (comanda de cumpărare), primirea comenzii și validitatea facturii generate prin informare din diferite departamente pentru a elimina tranzacțiile neautorizate și a spori controlul intern.
Explicaţie
Organizațiile mari achiziționează inventarul prin procedura de operare standard, conform politicilor organizației. Prin urmare, controlul dublu este necesar pentru restricționarea tranzacțiilor neautorizate. Este măsura de control pentru autorizarea tranzacțiilor valabile. Într-o procedură cu trei căi, achizițiile în principal sunt controlate prin verificare încrucișată. Dacă există vreo defecțiune în orice etapă, suma nu poate fi luată pentru factură până când eroarea nu este soluționată prin primirea unei confirmări sau prin factura revizuită de la furnizor. Este, de asemenea, una dintre metodele de gestionare a riscurilor, deoarece riscul de plată către persoane neautorizate sau împotriva facturilor false trebuie controlat. Uneori devine o procedură lungă, dar este cel mai eficient mod de gestionare a riscului.
Proces de potrivire în trei direcții
- Procedura standard de operare pentru cumpărare include comandarea momentului în care stocul atinge nivelul de reordonare, primirea ofertelor, procesarea ofertelor către departamentul de achiziții și după care departamentul de achiziții va decide că de la ce furnizor urmează să se facă achiziția în funcție de preț, calitate și reputație furnizorului și apoi emiterea finală a comenzii de cumpărare.
- Pe baza comenzii de cumpărare, achizițiile urmează să fie efectuate. După primirea comenzii de cumpărare, ordinul de primire va fi emis de către departamentul de gestionare a stocurilor, iar apoi factura va fi transmisă de către departamentul de achiziții către departamentul de conturi pentru o contabilitate a acestuia.
- După aceasta, în cele din urmă, factura este dată pentru autorizare și apoi către casier sau departamentul de numerar pentru plata către furnizor.
Aici, înainte de a autoriza plata, persoana implicată în plată va utiliza procesul de potrivire în trei direcții.
Procesul de potrivire în trei direcții include:
# 1 - Verificarea comenzii de cumpărare
O comandă de cumpărare trebuie verificată de la departamentul de achiziții pentru a verifica numele furnizorului, data, cantitatea, adresa, informațiile de plată și suma.
# 2 - Verificarea primirii comenzii
După verificarea comenzii de cumpărare, departamentul de numerar va verifica de la departamentul de inventar despre primirea comenzii, astfel încât să corespundă cantității de bunuri conform facturii și așa cum a fost primită de departamentul de inventar.
# 3 - Verificare de la Departamentul Conturi
După verificarea de la departamentul de inventariere, intrarea trebuie verificată în conturi pentru a verifica suma și cantitatea înregistrate în cărți.
Dacă o factură se potrivește cu toți cei trei pași de verificare, atunci numai plata va fi autorizată și factura va fi încasată.
Exemplu de potrivire în trei direcții
Departamentul de achiziții al A Ltd. emite o comandă pentru achiziționarea de stocuri de la ABC & Co., Mexic de 3000 de bucăți, iar prețul pe bucată este de 100 USD. Comanda este plasată. Primirea comenzii a fost făcută, dar din cauza unei cantități mari, magazionerul nu a verificat încrucișat la momentul primirii comenzii. Cu toate acestea, după verificare, s-a constatat că au fost primite doar 2850 de bucăți, iar factura este dată departamentului de conturi pentru departamentul de contabilitate și conturi, în continuare, pentru încasare la departamentul de numerar. Stabiliți procedura de verificare în trei direcții?
Soluţie:
Înainte de a autoriza factura de plată, persoana respectivă ar trebui să utilizeze următoarea procedură:
1 - Verificare de la departamentul de achiziții:
Comanda de cumpărare trebuie verificată dacă comanda este plasată conform comenzii de achiziție sau nu. În cazul de față, primul pas al potrivirii în trei direcții este asortat, adică comanda este plasată conform comenzii de cumpărare.
2 - Verificare de la Departamentul de inventar:
Persoana autorizată va colecta cifrele de la departamentul de inventariere. În acest caz, sunt primite doar 2850 de bucăți de inventar, astfel încât factura nu poate fi autorizată pentru plată. Persoana autorizată va instrui departamentul de inventariere să rectifice factura de la furnizor.
Apoi, departamentul de inventariere va contacta persoana autorizată a ABC & Co. pentru emiterea facturii revizuite. După primirea facturii revizuite, același lucru trebuie dat în departamentul de conturi pentru efectuarea corecțiilor.
3 - Verificare de la Departamentul de conturi sau evidențe contabile:
După confirmarea facturii revizuite de la furnizor, persoana autorizată trebuie să o verifice cu evidența contabilă și, în cele din urmă, la toate etapele și conformările, persoana autorizată va autoriza plata facturii.
În acest fel, chitanța scurtă este identificată și rectificată.
Utilizări ale potrivirii în trei direcții
- În trei moduri, procesul de potrivire este utilizat în organizațiile mari.
- Este, de asemenea, utilizat acolo unde există diferite departamente care gestionează funcții diferite.
- Se utilizează atunci când o organizație se angajează în producerea mai multor produse.
- Se utilizează acolo unde responsabilitățile sunt date personalului nou numit.
- Se folosește acolo unde majoritatea plăților se fac în numerar.
- Este, de asemenea, utilizat în cazul în care este implicat personal necalificat.
Avantaje
Diferite avantaje sunt următoarele:
- Acesta asigură plata către persoana potrivită contra facturii valabile și a valorii stocului primit.
- Asigură controalele corespunzătoare în organizație.
- Minimizează sau limitează plățile neautorizate.
- Prin echivalarea în trei căi a numerarului, delapidarea trebuie controlată.
- Erorile pot fi ușor identificate în procesul de potrivire în trei direcții.
- Se asigură că aceeași factură nu este plătită de mai multe ori.
- Procesul promovează responsabilitatea pentru personal.
- Prin procesul în trei direcții, informațiile trebuie verificate; prin urmare, devine informații exacte și poate fi utilizat pentru decizii viitoare.
Dezavantaje
Diferite dezavantaje sunt următoarele:
- Potrivirea în trei direcții implică verificarea multiplă și colectarea diverselor documente; prin urmare, procesul este lung și durează.
- S-ar putea să existe șanse de întârziere a plății și să suporte penalități din cauza procesului îndelungat și din cauza plăților întârziate.
- Relațiile cu furnizorii pot fi alterate din cauza plăților întârziate.
- Reducerile pentru plăți anticipate nu pot fi utilizate din cauza procedurilor îndelungate implicate.
Concluzie
Potrivirea în trei direcții este procedura de control al conturilor de plătit prin care, prin cei trei pași, se verifică conturile de plătit. Aici, la achiziționarea primului pas, comanda trebuie verificată, apoi cifrele din departamentul de inventariere trebuie colectate și verificate și, în sfârșit, trebuie verificată din înregistrările contabile. După verificarea la toate cele trei niveluri, autorizatorul autorizează factura de plată. Cu toate acestea, această procedură este lungă. Prin urmare, consumă mult timp și, în același timp, reducerile pentru plăți anticipate nu pot fi utilizate din cauza procedurilor îndelungate.
