Semnificația traseului de audit
O pistă de audit este o înregistrare sistematică pentru a urmări sursa datelor financiare și oferă dovezi cronologice și documentare ale unei serii de activități și, prin urmare, este utilizată pentru a verifica acuratețea datelor și pentru a urmări tranzacțiile.
Răspunde la trei întrebări de bază-
- Care a fost evenimentul?
- Cine a lansat / inițiat evenimentul?
- Data și ora evenimentului?
Exemple de piste de audit
Mai jos sunt câteva exemple.
Exemplul nr. 1
Care ar fi o pistă de audit pentru o tranzacție de cumpărare de carton?
Soluție -
Acesta va consta dintr-o chitanță care conține detalii despre numerar plătit în schimbul cutiei de carton, data tranzacției și locul de unde a fost cumpărat.
Exemplul nr. 2
O companie vrea să cumpere un laptop pentru angajați. Ce ar fi toate incluse într-o pistă de audit?
Soluție -
Echipa financiară va genera o comandă de cumpărare pentru a autoriza o achiziție. Magazinul de la care este achiziționat laptopul va furniza factura cu detalii despre data vânzării, suma și descrierea articolului achiziționat. Toate aceste documente vor consta într-o pistă de audit.
Avantaje
Utilizatorii diferiți îl folosesc diferit, în funcție de cerințe. Mai jos sunt avantajele semnificative ale acestui traseu:
- Responsabilitate: Stabilește responsabilitatea în ceea ce privește acțiunile utilizatorilor. Împiedică introducerea de informații necorespunzătoare sau accesul neautorizat la informații. În plus, fiecare acțiune a utilizatorului este înregistrată, ceea ce ajută la urmărirea modificărilor / modificărilor respective în sistem.
- Reconstrucția evenimentelor: poate reînvia informații complete și urmări detaliile de bază legate de un eveniment despre cine, când și ce. Ajută la detectarea problemelor sursă și la rectificarea acestora pentru a preveni aparițiile viitoare.
- Detectarea intruziunilor: ajută la identificarea accesului neautorizat. Multe reglementări au făcut obligatoriu păstrarea confidențialității datelor. Se extinde la protecția proprietății intelectuale, a înregistrărilor financiare, a informațiilor personale etc.
- Identificarea problemelor: Prin monitorizarea în timp real, jurnalele de audit identifică problemele care indică probleme operaționale, activități neobișnuite sau suspecte sau erori de sistem.
- Prevenirea fraudei - Când se păstrează înregistrări adecvate, este ușor de detectat inconsecvența. De asemenea, din moment ce utilizatorii știu că tranzacțiile sunt înregistrate și trasabile, probabil, nu ar încerca o astfel de activitate.
- Ajută la audit - Pentru majoritatea afacerilor, un audit este obligatoriu. Când urmărirea este menținută în mod corespunzător pentru fiecare tranzacție, devine ușor pentru auditori să stabilească valabilitatea. Acesta face ca timpul de audit și să fie rentabil. De asemenea, ajută auditorii să se bazeze pe controalele interne ale companiei și ajută la stabilirea sferei auditului.
- Identificarea și corectarea erorilor - Oferă informații cuprinzătoare și ușor disponibile, care pot fi examinate cu ușurință pentru a afla greșelile, dacă există. Întrucât urmărește totul, greșeala poate fi corectată simultan și economisește timpul mai multor persoane care repară eroarea de mai multe ori.
- Aderarea la standardele de reglementare - Pentru a adera la standardul de reglementare, este crucial să mențineți o pistă de audit. Ajută la înțelegerea substanței tranzacțiilor, atunci când este necesar în scopuri legale.
- Documente de împrumut - Creditorii necesită o dovadă a veniturilor și a fluxurilor de numerar înainte de a acorda împrumuturi unei companii. Această pistă păstrează o evidență detaliată a tranzacțiilor care pot ajuta la furnizarea documentelor necesare.
Limitări
- Provocare în menținerea pistei de audit, inclusiv a locației utilizate pentru acces și depozitare
- Jurnalele de date pot fi grele, ceea ce duce la o creștere a costurilor de stocare.
- Uneori devine dificil să se atingă un echilibru între protecția datelor și performanța operațională.
- Pierderile de date prin utilizarea necorespunzătoare pot costa foarte mult cu daune directe asupra profiturilor și reputației sau acțiuni în justiție.
Concluzie
- Informațiile privind pista de audit ar trebui stocate într-o locație securizată
- Ar trebui să existe o copie de rezervă regulată și la timp a acestei trasee
- Ar trebui colectate numai informații utile pentru a evita costurile mari de stocare
- Jurnalele de audit trebuie revizuite la intervale regulate
- Utilizatorii sistemului ar trebui să fie conștienți de pistele de audit pentru a asigura disponibilitatea pistelor
