Date de grup în Excel
Cu cât aveți mai multe date, cu atât va crea mai multe confuzii în foaia de sinteză finală. De exemplu, dacă afișați rapoarte lunare de vânzări din diferite categorii și dacă categoriile sunt prea multe, atunci nu putem vedea vizualizarea completă a rezumatului într-un singur cadru de fereastră. Când rezumatul depășește mai mult de un cadru de fereastră, atunci trebuie să derulăm în jos sau să derulăm pentru a vedea numerele celeilalte luni, deci în astfel de cazuri, este o idee bună să grupăm datele. În acest articol, vă vom arăta modalitățile de grupare a datelor în Excel.
Prea multe elemente rând din subcategorie pot fi copleșitoare de văzut și foarte complexe de citit; acest lucru se adaugă șanselor de a citi greșit. Lucrul bun este flexibilitatea excel și putem organiza datele către grup pentru a crea un rezumat precis prin adăugarea de semne PLUS sau MINUS.
Cum să grupați datele în Excel?
Exemplul nr. 1
Mai jos este rezumatul sumarului lunar al vânzărilor în diferite categorii ale companiei.
După cum puteți vedea mai sus, am putut vedea un rezumat de doar două luni în vizualizarea unei singure pagini. Pentru a vedea rezumatul altor luni, trebuie să derulăm la dreapta foii pentru a vedea alte luni rămase pentru a vedea rezumatul, dar grupând datele, putem vedea într-o singură vizualizare de pagină, precum cea de mai jos.
Ok, permiteți-mi să vă arăt cum să grupați separarea sub-categoriilor din prima lună.
- Pasul 1: Selectați coloanele pe care trebuie să le grupăm; în acest exemplu, trebuie să grupăm coloanele de separare a subcategoriilor și să vedem singurul total lunar, deci trebuie să selectăm doar coloanele de subcategorie.
- Pasul 2: După selectarea coloanelor pentru grup, accesați fila Date; sub categoria schiță a filei Date, avem o opțiune „Grup”.
- Pasul 3: Faceți clic pe lista derulantă în excel din „Grup” și alegeți din nou „Grup”.
De îndată ce selectați opțiunea „Grupare”, putem vedea coloanele selectate sunt grupate împreună.
Faceți clic pe pictograma „Minus” pentru a vedea totalul lunii „Jan”.
- Pasul 4: în mod similar, selectați a doua lună coloanele „Feb” și grupați datele.
- Pasul 5: Un sfat aici este că nu trebuie să faceți clic pe opțiunea „Grupare” de fiecare dată din fila DATA; mai degrabă, după terminarea grupării din prima lună, selectați coloana din a doua lună și apăsați tasta F4 pentru a repeta sarcina anterioară încă o dată.
Ca și această repetare, pașii pentru fiecare lună pentru gruparea datelor.
Deci, ori de câte ori dorim să vedem separarea sub-categoriei lunii, trebuie doar să facem clic pe simbolul pictogramă PLUS pentru a extinde vizualizarea coloanelor grupate.
De exemplu, dacă vreau să văd valorile de separare a subcategoriei lunii „Mar”, trebuie să facem clic pe simbolul pictogramei „PLUS”.
Pentru a grupa coloanele, faceți clic pe semnul minus.
Exemplul # 2 - Tastă de comandă rapidă pentru gruparea datelor
O comandă rapidă este o modalitate de creștere a productivității în Excel, deci gruparea datelor pentru a avea o tastă de comandă rapidă.
Tasta de comandă rapidă către datele selectate de grup este ALT + SHIFT + Săgeată dreapta.
- Pasul 1: Mai întâi, selectați coloanele care urmează să fie grupate.
- Pasul 2: Apăsați acum tasta de comandă rapidă ALT + SHIFT + Săgeată dreapta.
Exemplul nr. 3 - Vizualizați rapid datele colapsate (extinse) și grupate
Așa cum am făcut mai sus, putem grupa datele pentru a vizualiza un rezumat cu o singură pagină sau un rezumat cu un singur cadru de fereastră în Excel. Când grupăm datele din stânga sus a foii de lucru, putem vedea butoane de nivel.
Dacă faceți clic pe butonul de primul nivel, adică „1”, putem vedea date „grupate”; când facem clic pe butonul de nivel „2”, putem vedea date extinse.
Lucruri de amintit
- Gruparea este modalitatea de a arăta doar datele principale.
- În timp ce grupăm datele Excel, trebuie să selectăm toate coloanele de date pe care trebuie să le grupăm și să lăsăm în afara coloana care trebuie văzută.
- Tasta de comandă rapidă pentru a grupa coloanele de date selectate este ALT + SHIFT + Săgeată dreapta.
