Ce este sistemul de contabilitate?
Sistemul de contabilitate este un sistem implementat de companii pentru a înregistra informații financiare, inclusiv venituri, cheltuieli și alte tranzacții contabile și acționează ca un instrument important care monitorizează și urmărește performanța companiei și asigură buna desfășurare a activității.
Caracteristici
Mai jos sunt caracteristicile pe care ar trebui să le aibă un sistem de contabilitate.
# 1 - Fiabilitate
Informațiile produse ar trebui să fie fiabile. Este o caracteristică esențială. Dacă datele introduse în acest sistem nu sunt autentice, atunci rezultatele nu sunt de încredere. Deci, nu va fi posibil să se facă o estimare corectă a perspectivelor companiei dacă aceasta nu este fiabilă.
# 2 - Ușor de înțeles
Nu ar trebui să implice formule complicate și ar trebui să fie ușor de utilizat. Dacă este complex, atunci contabilul care îl va gestiona se poate confunda și poate comite erori. Ar trebui să fie ușor să înțelegem unde atinge cu exactitate o tranzacție și ce efect va avea tranzacția în situațiile financiare.
# 3 - Comparabilitate
Situațiile financiare produse de un sistem de contabilitate ar trebui să fie similare cu cele produse de alte sisteme de contabilitate, rezultând „o comparație între mere și măr”. Metodologiile de calcul ar trebui să fie conform standardelor din industrie, astfel încât masele să poată înțelege situațiile financiare.
# 4 - Ultimele programe software
Acest sistem ar trebui să fie capabil să se dezvolte automat cu lumea financiară în continuă creștere. Deci, ar trebui utilizat cel mai recent software care se actualizează automat. Totul merge automat în lumea de astăzi, așa că acest sistem ar trebui să se poată adapta la acest lucru.
# 5 - Ușor de utilizat
Sistemele de contabilitate ar trebui să fie ușor de utilizat; nu ar trebui ca un angajat să treacă printr-o pregătire riguroasă pentru a înțelege sistemul. Odată ce este ușor de înțeles de către toți, atunci doar toată lumea poate aduce idei pentru gradare în sus. Diagramele și declarațiile ar trebui să fie ușor de generat.
Tipuri de sistem de contabilitate
Sunt de două tipuri -
# 1 - Intrare unică
Acesta este un mod informal de a păstra o evidență a tranzacțiilor financiare. Aici nu sunt deschise conturi separate. Se înregistrează numai cheltuielile și veniturile, pe măsură ce se întâmplă. Deci, nu este posibil să se pregătească diagrame și alte situații financiare din sistemul de intrare unică. Intrarea unică este în mare parte întreținută de întreprinderile mici, deoarece acestea nu au expertiza pentru a urma ultimele sisteme și nu sunt acceptate de autorități pentru raportarea fiscală.
# 2 - Intrare dublă
Intrarea dublă este precisă și este utilizată de toate organizațiile importante din întreaga lume. Aici tranzacțiile sunt grupate în conturi separate și fiecare tranzacție are două picioare care afectează conturi diferite. Deci, este ușor să găsiți greșeli, deoarece fiecare tranzacție are două picioare, deci se poate întâmpla ca cealaltă parte să fie corectă, iar auditorul să obțină un declanșator de acolo.
Cum functioneazã?
Pasul 1: Ori de câte ori se întâmplă orice tranzacție, cum ar fi vânzări, cumpărare, cheltuieli sau orice fel de tranzacție, atunci tranzacția respectivă este înregistrată prin jurnale adecvate. Deci, aceasta este prima intrare pe care o faceți în acest sistem.
Pasul 2: Deoarece toate sistemele de contabilitate sunt computerizate acum, așa că ori de câte ori postați un jurnal, se face înregistrarea respectivă în registrul contului corect.
Pasul 3: La sfârșitul perioadei, calculează soldul fiecărui registru și pregătește situații financiare precum bilanț, fluxuri de numerar etc. în consecință.
Exemple de sistem de contabilitate
Fiecare afacere are diferite tipuri de sisteme dedicate îndeplinirii scopului său.
Exemplul nr. 1 - Comerț cu amănuntul
Comercianții cu amănuntul sunt angajați în cumpărarea și vânzarea de bunuri. Așadar, sistemul lor de contabilitate ar trebui să fie concentrat pe nivelul de inventar și cât de mult reducere obțin sau acordă. Deci, întregul sistem ar trebui să se bazeze pe diferite produse și cât este de plătit sau de primit. Ar trebui să-i ajute cu rapoarte precum Marja Profitului Brut, Marja Profitului Net și alte măsuri de care au nevoie în funcționarea lor.
Exemplul # 2 - Contractor
Cel mai important factor în construcție este costul materialului. Deci, acest sistem ar trebui să fie mai elaborat pe diferite tipuri de intrări de materii prime. Sistemul ar trebui să fie capabil să arunce rapoarte diferite, ceea ce arată mișcarea costului.
Componente
Există patru componente ale sistemului contabil. Componentele sunt etape care ajută o tranzacție de la înregistrare la livrarea finală.
# 1 - Dispozitive de intrare
Acestea sunt instrumente care ajută la înregistrarea tranzacției în acest sistem. Dispozitivele principale de intrare sunt tastaturi, înregistratoare de asistenți vocali, coduri de bare, scanere etc. Deci, cu ajutorul dispozitivelor menționate mai sus, introducem o tranzacție în sistem.
# 2 - Procesor
După introducerea informațiilor, sistemul preia datele și le direcționează către registrul corect, jurnalul sau alte diagrame, după cum este necesar. Această activitate se numește prelucrarea informațiilor.
# 3 - Depozitare
Odată ce datele sunt direcționate către un anumit registru, acest sistem trebuie să stocheze datele acolo. Astfel, sistemul va necesita ajutorul facilităților de stocare pentru a îndeplini această sarcină.
# 4 - Ieșire
Odată ce informațiile sunt sortate, iar declarațiile finale sunt pregătite, atunci acest sistem va necesita dispozitive care vor ajuta la obținerea informațiilor. Deci, acest proces este realizat cu ajutorul unui monitor, imprimantă, proiector sau alte dispozitive.
Beneficii
- Păstrarea sistematică a înregistrărilor tranzacțiilor financiare ajută la pregătirea diagramei și a altor rezultate utile pentru luarea deciziilor economice.
- Ajută la identificarea fraudelor și omisiunilor contabile.
- Situațiile financiare produse ajută în scopuri fiscale și în alt scop de audit.
Concluzie
Sistemul contabil ajută la înregistrarea sistematică a tranzacțiilor financiare. Acest lucru este necesar pentru pregătirea situațiilor financiare, care sunt utilizate de autorități în scopuri fiscale și investitori pentru a lua decizii în cunoștință de cauză. Raporturile și diagramele sunt ușor de calculat cu ajutorul unui sistem adecvat.
