Ce este procedura contabilă?
Procedura contabilă este definită ca procesul de natură standardizată care îndeplinește o funcție contabilă specifică care este concepută pentru a încorpora politici mai bune de gestionare a riscurilor, astfel încât aceste funcții să fie îndeplinite într-un mod mai productiv și mai eficient. Departamentul de contabilitate îndeplinește mai multe funcții, cum ar fi efectuarea facturărilor pentru clienții lor, furnizarea de facturi furnizorilor, efectuarea reconcilierii bancare și, prin urmare, astfel de sarcini necesită în mod normal proceduri cuprinzătoare și raționalizate.
Caracteristicile procedurii contabile
# 1 - Colectarea informațiilor financiare
Începe cu colectarea documentelor financiare. Informațiile colectate pot fi înregistrate și întreținute prin modul fizic sau electric. Casetele casei de marcat, facturile primite, chitanțele, evidența salariilor, chitanțele de călătorie și formularele împreună cu facturile sunt exemple de documente financiare.
# 2 - Reconcilierea și verificarea contului
Odată conectați la sistem, contabilii verifică informațiile financiare cu dovezile disponibile. Reconcilierea contului și raportarea internă, precum și cea externă, se efectuează conform procedurilor contabile stabilite. Aceste proceduri ar trebui să fie proiectate și construite astfel încât să înregistreze informații valide, obiective și exacte. Procedurile ar trebui să fie consecvente și comparabile.
Exemple de proceduri contabile
Exemplul nr. 1
Cel mai bun exemplu pentru a descrie punctul de mai sus este cel al evaluării stocurilor. Odată ce se stabilește că stocurile urmează să fie înregistrate și evaluate utilizând metoda inventarului First-in first-out, atunci acesta nu ar trebui schimbat cu nicio metodă alternativă de evaluare, cum ar fi nici metoda inventarului LIFO, nici metoda medie ponderată.
Exemplul nr. 2
Un alt exemplu ar putea fi procedurile de facturare în care facturile sunt în general emise către clienți. Aceasta implică trei sarcini generale, și anume colectarea informațiilor pentru facturi, crearea facturilor și retransmiterea acestora către clienți. Persoanele responsabile pentru procesul de facturare pot examina zilnic informațiile de facturare și pot verifica prețurile pentru a procesa comanda. După finalizarea activității de examinare, acesta poate solicita sistemului să tipărească facturile într-un lot și în care aceste facturi tipărite sunt apoi trimise la adresa de facturare.
Exemplul nr. 3
Stabilirea salarizării pentru angajați este un alt exemplu. Executivul de salarizare poate colecta următoarele informații, cum ar fi fișele de timp în care poate revizui și aproba fișele de timp pentru a înregistra orele petrecute de angajații care lucrează la sarcina menționată. Pentru sarcinile lucrate, se aplică rata salarială corespunzătoare și aceasta, la rândul său, este utilizată pentru a determina salariul brut și salariul net după deduceri fiscale.
Exemplul # 4
Calculul deprecierii pentru mijloacele fixe este un alt exemplu. Pe baza cerințelor de raportare privind impozitele sau în scopuri contabile, adoptarea metodei de depreciere MACRS sau linie de amortizare liniară poate fi analizată pentru a determina cheltuielile cu amortizarea activului.
Avantaje
- IT ajută în procesul de luare a deciziilor, deoarece oferă un cadru și, de asemenea, o împărțire eficientă a muncii între departamentele de contabilitate.
- Diferite proceduri contabile necesită diferite niveluri de specializare și abilități pentru a înregistra informațiile în sistemele contabile.
- Ajută la înregistrarea informațiilor de natură financiară și non-financiară.
- Se asigură că informațiile înregistrate pot fi verificate încrucișat. Ajută la realizarea de situații financiare de natură uniformă și care ar putea fi utilizate pentru analiza industriei.
- Aplicarea procedurilor contabile corecte asigură eficiență și economisire de timp în ceea ce privește înregistrarea informațiilor în sistem.
- Se asigură că înregistrările de afaceri sunt păstrate în ordine cronologică.
- Se asigură că afacerea respectă toate conformitățile legale și de reglementare.
Dezavantaje
- Conturile menținute și formate conform procedurilor contabile pot fi ușor manipulate dacă procesele nu sunt revizuite conform prezentelor linii directoare aplicabile prescrise conform standardelor contabile și conformității legale.
- Informațiile partajate și pregătite prin procedurile adoptate pot fi părtinitoare din cauza erorilor și judecăților umane.
- Nerespectarea principiilor contabile în proceduri poate duce la înregistrarea incorectă a informațiilor.
- Ajută la împărțirea muncii între diferite departamente. Totuși, are ca rezultat și crearea unor silozuri inutile, care la rândul lor produc dificultăți în procesul de reconciliere a informațiilor financiare.
Concluzie
Procedurile contabile sunt un set de sarcini sau procese care ajută departamentul de contabilitate să eficientizeze și să îndeplinească funcții utile de contabilitate. Acest lucru asigură o mai bună gestionare a informațiilor, cu o transparență sporită și o raportare solidă a faptelor. Procedurile corecte și la obiect de contabilitate ajută la pregătirea situațiilor financiare utile și exacte.
