Ce este sistemul de informații contabile?
Sistemul de informații contabile se referă la metoda computerizată utilizată de companii pentru a colecta, stoca și prelucra contabilitatea și datele financiare care sunt utilizate de utilizatorii interni ai companiei pentru a oferi un raport cu privire la diferite informații părților interesate din compania precum creditori, investitori, autorități fiscale etc.
În cuvinte simple, este un sistem de colectare și stocare a tuturor informațiilor legate de tranzacțiile financiare și evenimente în așa fel încât să poată fi recuperate pentru luarea deciziilor de către conducerea internă, conturi, CFO, auditori etc. AIS poate fi un contabilitate simplă către diverse rapoarte de contabilitate, costuri, financiare, cum ar fi Situația profitului și pierderii, bilanț, etc.
Componentele sistemului informațional contabil (AIS)
# 1 - Persoană (părțile interesate)
Începutul și sfârșitul fiecărui aspect contabil. Există un părți interesate care alimentează informații în sistem, colectează, analizează, raportează etc. și există o altă persoană (părțile interesate) care are nevoie de informații. De exemplu, un contabil înregistrează diverse date financiare și le prezintă pentru utilizarea mai multor părți interesate, cum ar fi un proprietar, acționari, creditori, guvern etc.
# 2 - Date
Acum, ce înregistrează, raportează AIS? Este vorba despre diverse tranzacții contabile, evenimente și alte elemente monetare. AIS nu va înregistra nicio informație care nu are o bază monetară. Datele pot fi cum ar fi registrul vânzărilor, contul clientului, registrele furnizorilor, rapoartele financiare precum P&L și Bilanțul contului, extrasul de numerar etc.
# 3 - Proceduri stabilite
Pentru a îndeplini diverse funcții, așa cum se menționează în definiție, AIS urmează pași predefiniți, proceduri. Pentru a asigura coerența, aceasta este una dintre cele mai elementare nevoi ale unui AIS. AIS poate efectua o acțiune fie cu intervenție manuală, fie automat. Această acțiune trebuie instruită persoanei care prelucrează date sau codificată în sistem în cazul sistemelor automate.
# 4 - Software (ERP)
Un software sau, în termeni mai largi, ERP este un program bazat pe computer care îndeplinește funcțiile menționate. ERP poate fi descris ca un sistem de pachete software de baze de date care sprijină procesele și operațiunile de afaceri, inclusiv producția, marketingul, resursele financiare, umane etc. Formează una dintre componentele principale ale sistemului informațional contabil (AIS).
# 5 - Infrastructura sistemului informațional
În termeni simpli, infrastructura IT poate fi considerată un consorțiu de diverse hardware, instrumente, accesorii IT & IS. Exemplu, calculatoare, imprimante, scanere etc.
# 6 - Controale interne
Controalele interne sunt necesitatea de bază a oricărei organizații de afaceri. Acestea sunt instrumente, verificări, proceduri, sisteme adoptate de o organizație pentru a asigura integritatea informațiilor financiare, prevenirea fraudelor, erorilor, protejarea activelor etc.
Studiu de caz bazat pe exemple de AIS
- Case - Martin Inc., proprietarul renumitului lanț de magazine de supermarketuri din Londra, a folosit metoda convențională de înregistrare a tranzacțiilor pe hârtie, acum în vederea extinderii afacerii dorește să cunoască detaliile clienților, vânzătorilor, profiturile obținute în trecut, estimate în viitor capacitatea de a câștiga profit, detalii despre fondul de rulment angajat în activitatea sa, dar nu este în măsură să prezică aceleași datorită practicilor contabile bazate pe manual.
- Problemă - Proprietarul nu este în măsură să-și înțeleagă locul de afaceri, adică toate cerințele menționate mai sus.
- Soluție - Dacă ar fi fost utilizate AIS, Martin Inc. ar fi extras cu ușurință detalii despre clienți, vânzători, profituri obținute în trecut, fond de rulment angajat în afaceri etc. Nu numai cifrele anterioare, ci și AIS are capacitatea de a prezice viitorul tendințele profiturilor, fluxurilor de numerar și alte poziții.
Avantajele sistemului informațional contabil
- # 1 - Eficiență a costurilor - În era digitalizării și inteligenței artificiale, fiecare organizație se îndreaptă spre reducerea costurilor cu utilizarea inteligenței artificiale. AIS a contribuit la reducerea eforturilor manuale și poate efectua aceeași operație într-un mod mai rentabil.
- # 2 - Eficacitatea timpului - AIS a asistat organizațiile de afaceri în reducerea timpului implicat în înregistrarea, clasificarea, raportarea oricărei informații financiare. O cantitate mare de lucru manual poate fi finalizată de AIS cu mult mai puține eforturi și timp implicat.
- # 3 - Acces ușor (portabilitate) - Datele stocate în AIS pot fi recuperate printr-un sistem de informații conectat la internet oriunde și oricând. În cazul în care cărțile de conturi pregătite manual nu pot fi transportate cu ușurință, pot fi date AIS.
- # 4 - Precizie - Cu implicarea AIS, fiabilitatea datelor este crescută. Așa cum am discutat mai devreme în acest articol că un AIS urmează un set predefinit de instrucțiuni. Prin urmare, șansele de informații predispuse la erori sunt mai mici și, prin urmare, AIS are un avantaj suplimentar de date exacte.
Dezavantaje
- # 1 - Costul inițial al ratei și al instruirii - Deși am discutat că un AIS este rentabil, același lucru ar putea să nu fie exact în cazul întreprinderilor mici. Costul configurării inițiale poate fi ridicat și nu poate genera valoare pentru organizație.
- # 2 - Intervenție manuală - Deși am discutat că AIS reduce intervenția manuală, același lucru nu poate fi eliminat. AIS are nevoie de intervenție manuală la un moment dat, ceea ce poate aduce ineficiență în sistem.
- # 3 - Eroarea nu poate fi eliminată complet - Am discutat, AIS reduce șansele de eroare, dar există șanse de codificare greșită în software, ceea ce poate duce la rezultate predispuse la erori. De asemenea, intervenția manuală este încă prezentă aici, ceea ce poate genera și o eroare.
- # 4 - Confidențialitate - Deși am discutat despre portabilitatea datelor AIS, același lucru poate fi dezastruos și pentru o organizație Dacă astfel de informații sunt sparte, adică furate. Un intrus poate modifica informațiile sau poate dezvălui informații financiare sensibile.
- # 5 - Virus Attack - Orice date stocate pe IS pot fi infectate cu un virus care poate duce la întreruperea, modificarea informațiilor financiare stocate pe AIS.
Limitări
- Cost: Am discutat deja costul AIS ca dezavantaj.
- Instruire: este necesar să se instruiască utilizatorii să hrănească, să recupereze sau să utilizeze AIS în modul dorit. Dacă persoana în cauză nu se formează bine, aceasta poate duce la pregătirea și prezentarea inexacte a datelor. De asemenea, există transferuri frecvente, promoții, demisii, pensionare într-o organizație mare. În toate aceste cazuri, există o nevoie regulată de instruire pentru înlocuiri.
- Obsoletion : În era digitalizării, tehnologia se schimbă într-un ritm rapid. Este nevoie de foarte puține momente pentru ca tehnologia să devină depășită. Acest lucru generează nevoi ca o organizație să adopte modificările cel mai devreme. În caz contrar, poate duce la date predispuse la erori.
Modificarea sistemului informațional contabil (AIS)
În era schimbării rapide a tehnologiei și a adaptării progreselor tehnologice, se produc schimbări semnificative în AIS. Cele mai recente modificări includ cloud computing, cloud contabilitate, contabilitate în timp real sau contabilitate mobilă.
Acest lucru a făcut contabilitatea mult mai ușoară și convenabilă în comparație cu vechile moduri de contabilitate. Progresul a atins un nivel care nu numai înregistrează, clasifică, analizează și raportează cifre, ci prezice și tendințele viitoare, care pot ajuta la înfruntarea unei situații reale cu multă pregătire.
Concluzie
Sistemul de informații contabile (AIS) poate fi descris ca o benefică pentru orice organizație, deoarece am studiat atât avantajele, cât și dezavantajele, limitările AIS. Cu toate acestea, în general, este foarte benefic pentru o organizație să migreze de la contabilitatea manuală la contabilitatea bazată pe AIS. Pentru depășirea diferitelor dezavantaje, limitări ale AIS, există un software care asigură AIS-ul organizației de viruși, hackeri și alte atacuri.
Inteligența artificială, o versiune extinsă a Sistemului de informații contabile (AIS), a început deja să reducă intervenția manuală și va crește într-un ritm repede în curând.
