Forma completă de GRN - Notă de bunuri primite
Forma completă a GRN este nota primită pentru bunuri. GRN se referă la documentul comercial care este completat de client la momentul primirii bunurilor de la vânzător pentru a confirma primirea tuturor bunurilor, astfel cum sa convenit între părțile implicate, și este adesea comparat cu comanda de cumpărare (PO ) înainte de a emite plata vânzătorului bunurilor.
Caracteristicile GRN
În producție și alte tipuri de organizații, în care procesul organizațional include transportul mărfurilor dintr-un loc în altul sau transportul de pe piața externă la depozit, nota de primire a mărfurilor joacă un rol foarte important. Uneori, timpul de procesare poate fi mai lent decât cel obișnuit, care poate fi urmărit din nota de primire a mărfurilor.
Una dintre caracteristicile importante ale notei de primire a mărfurilor este că, în cazul în care mărfurile sunt transportate la magazin, managerul magazinului ia acest document ca dovadă dacă mărfurile sunt conform cantității solicitate, dacă cantitatea necesară este scrisă în notă este de fapt primit sau nu. Prin urmare, nota de primire a mărfurilor devine și dovadă și devine pista de audit.
Ce trebuie inclus în nota de primire a mărfurilor?
De obicei, în organizație, pre-tipărirea notei de primire a mărfurilor aparține departamentului magazinului. Prin urmare, conducerea ar trebui să-i instruiască în mod corespunzător în ceea ce privește ceea ce trebuie inclus în nota de primire a mărfurilor. Următoarea listă este pregătită cu privire la lucrurile importante care trebuie incluse în GRN:
- Partea de sus a GRN arată numele furnizorului de mărfuri.
- Este urmat de data și ora emiterii și data și ora primirii mărfurilor din departamentul magazinului.
- Adresa corectă a locului în care mărfurile ar trebui transportate și unde mărfurile ar trebui livrate împreună cu codul PIN corespunzător.
- Descrierea mărfurilor transportate și cantitatea fiecărui tip de produs, tariful și prețul mărfurilor.
- Sfârșitul GRN se face prin semnătura și numele personalului autorizat atât al furnizorului, cât și al managerului magazinului și al funcționarului care ar trebui să primească bunurile.
Procesul GRN
Următorul este procesul de GRN:
- Primirea facturii și provocarea și descărcarea mărfurilor în magazine.
- Verificarea fizică a numărului de bunuri primite împreună cu descrierea bunurilor.
- Dacă mărfurile sunt contestate sau sunt de o cantitate scurtă, furnizorul este contactat pentru a solicita deficitul.
- După verificarea cantității, se face testul de calitate.
- O confirmare va fi făcută de challengan și trimisă furnizorului.
- După pasul de mai sus, departamentul destinatar va pregăti GRN în 5 exemplare. Original pentru ei, iar restul pentru departamentul de achiziții, departamentul pentru conturi, unul pentru managerul magazinului și unul pentru persoana care solicită achiziția.
- Pe baza acestuia, intrările se fac în magazinele de registre.
Importanţă
- Pentru orice departament de conturi, nota de primire a mărfurilor este un document vital, deoarece servește scopului principiului obiectivității contabilității. Orice înscriere în conturile trebuie să fie obligatoriu susținută de dovadă în formă documentară.
- Mai mult, înainte de a efectua orice plată a produselor către vânzător, mărfurile sunt verificate cu GRN. De asemenea, într-o organizație, pentru a reduce probabilitatea de erori și fraude, altul trebuie să verifice munca unei persoane, iar o persoană nu este implicată în mai mult de un proces continuu. Prin urmare, datorită GRN, activitatea organizațională este inspectată de diferite persoane.
- Deoarece cantitatea fizică reală a mărfurilor este verificată cu nota de primire a mărfurilor, plata se face numai pentru cele primite efectiv. Prin urmare, este evitată plata incorectă.
- Acest document plasează, de asemenea, un rol important în furnizor. Furnizorul poate dovedi cu ajutorul GRN că bunurile au fost expediate de la sfârșitul lor, deoarece GRN este un document legal oficial și poate fi acceptat ca dovadă în instanța de judecată.
Nota de bunuri primite vs Nota de expediere a bunurilor
Următoarele sunt diferențele dintre nota de primire a mărfurilor și nota de expediere a mărfurilor:
- Departamentul de expediere al furnizorului ridică expedierea mărfurilor (GDN) în timp ce departamentul destinatar al cumpărătorului pregătește nota primită de mărfuri.
- Fără un GDN ridicat, departamentul de conturi al furnizorului nu poate ridica factura în timp ce, fără GRN, departamentul cumpărătorului nu poate efectua plăți sau înregistrări în cărți.
Beneficii
Următoarele sunt avantajele bunurilor primite o notă:
- Funcționează ca dovadă pentru auditori și, prin urmare, este inclusă în procedurile de urmărire a auditului.
- GRN arată cantitatea reală primită și, prin urmare, poate fi detectată pierderea unei plăți mai mari către furnizori.
- Este dovada livrării. Este un document executoriu din punct de vedere legal și poate fi depus în instanță.
- Personalul echipei logistice devine responsabil în caz de erori sau fraude, deoarece cantitatea trebuie să se potrivească întotdeauna cu cantitatea GRN. Un sentiment de responsabilitate și vigilență este creat în rândul echipei.
- Departamentele financiare ale firmelor mai mari pot utiliza acest document în scopuri comparative cu privire la cantitatea de mărfuri comandată și cât a fost primit și înregistrat efectiv în cărți.
Concluzie
GRN este abrevierea utilizată pentru mărfurile primite nota. După cum sugerează și numele, bunurile au primit o notă de confirmare a primirii bunurilor de către vânzător de către client sau cumpărător, care este completată de cumpărător atunci când bunurile sunt primite efectiv. Este un document legal oficial și poate fi acceptat ca dovadă în instanța de judecată.
