Funcția de salvare automată în Excel
Salvarea automată în Excel este o funcție / facilitate utilizată pentru a salva automat modificările sau progresul muncii. Acest lucru ne va ajuta să reducem impactul riscului în pierderea de date în cazul unei situații de blocare a sistemului. Putem găsi această caracteristică în fila Opțiuni din secțiunea de salvare, dacă introducem timpul întrucât 5 minute Excel va salva automat registrele noastre de lucru la fiecare cinci minute.
Cum se activează Salvarea automată în Excel? (Pas cu pas)
De obicei, salvarea automată este activată în mod implicit în Excel. Să vedem cum să activați opțiunile de salvare automată în Excel.
- Pasul -1: Accesați meniul „Fișier”. Faceți clic pe „Opțiuni”
- Pasul -2: Opțiunile Excel vor apărea cu multe opțiuni de gestionat conform necesității noastre. Faceți clic pe opțiunea „Salvați” - Aceasta ne va duce la personalizarea registrelor de lucru salvate.
- Pasul 3 - Din această fereastră, putem vedea că este activată opțiunea „Salvare informații de recuperare automată la fiecare -__ minute”. Aici notificăm excel pentru a salva registrul de lucru la fiecare n minute (n ar putea fi orice număr care să reprezinte numărul de minute în timp). În mod implicit, Excel va dura 10 minute pentru a efectua AutoRecover, dar putem schimba acest timp conform cerințelor noastre, cum ar fi 1,2,3 minute.
- Pasul 4 - Dacă îl activați și nu ați putut salva, atunci acesta va fi stocat în această cale „ C: Users aa AppData Roaming Microsoft Excel ” (această cale variază pentru toată lumea pe măsură ce recuperează
Excel locația de salvare automată va fi diferită. Solicit tuturor să verific această locație de salvare automată în opțiunile Excel - Salvare.
De asemenea, putem schimba folderul pentru a salva copiile de rezervă introducând o cale diferită în „locația fișierului AutoRecover”.
- Pasul 5 - Putem selecta un anumit format atunci când salvăm registrele noastre de lucru în mod automat, selectând formatul din lista formatelor Excel disponibile.
În mod implicit, formatul ar fi „Excel Workbook (* xlsx).”, Deoarece acesta a fost folosit de majoritatea utilizatorilor. Și, de asemenea, asigurați-vă că activăm „Păstrează ultima versiune excel salvată automat dacă închid fără a salva”.
- Pasul 6 - De asemenea, putem evita salvarea registrelor de lucru într-o singură unitate, activând „Salvare în computer în mod implicit”, după cum urmează:
Până acum, am învățat cum să activăm salvarea automată în Excel, timpul care trebuie acordat îndeplinirii sarcinii periodic și multe alte caracteristici pe care le avem.
Cum se recuperează fișierul salvat automat?
Acum, să vedem cum să recuperăm fișierul, care este salvat automat. După cum puteți observa, calea fișierului pe care am dat-o în „Locația fișierului AutoRecover” copiază calea.
Pasul 1 - Acum, deschideți Microsoft Explorer; în partea de sus a barei, ar trebui să lipim calea pe care am copiat-o din „AutoRecover file location” și apoi să apăsăm ENTER.
- Pasul 2 - Va fi afișată o fereastră cu fișiere și foldere care sunt recuperate automat. Din această fereastră, putem face clic pe fișierul pe care dorim să îl recuperăm, apoi puteți păstra modificările și salva registrul de lucru cu un nume nou. Odată ce ați introdus calea, va apărea fereastra de mai jos.
De aici, putem recupera fișierele care nu sunt salvate, iar munca și timpul nostru nu merg degeaba prin activarea salvării automate în excel.
Cum se activează salvarea automată prin aplicația Visual Basic (VBA)
Să vedem cum poate codul folosind Excel Macro să ne ajute să realizăm salvarea automată în registrul de lucru Excel.
- Pasul 1 - Deschideți „Visual Basic Editor” din fila Dezvoltator în Excel, după cum urmează.
- Pasul 2 - Când facem clic pe „Visual Basic”, putem vizualiza un editor VBA care va ieși afară. Aici trebuie să scriem cod pentru a efectua operația de salvare automată.
- Pasul 3 - Aici, nu vom crea niciun modul pentru operațiunea noastră, deoarece acesta este un „Eveniment” în care vom scrie o macro. Un eveniment este de genul dacă deschidem un registru de lucru, atunci acesta va fi considerat ca un eveniment; în mod similar, dacă am făcut modificări în registrul de lucru, atunci este și un eveniment, închiderea registrului de lucru este, de asemenea, un eveniment și așa mai departe.
- Pasul 4 - Pentru operațiunea de salvare automată, presupunem „închiderea registrului de lucru” ca eveniment. Deschideți „ThisWorkbook”, care se află în partea stângă a paginii și începeți să scrieți o macro.
- Pasul 5 - Pe măsură ce deschidem „Thisworkbook”, putem vedea „General” și îl putem schimba în „Workbook” după cum urmează.
- Pasul 6 - Când trecem la un registru de lucru, oferă o opțiune de a scrie o macro într-un eveniment „Workbook_Open ()”. Există o listă de declarații pe care le putem folosi pentru a crea un eveniment în partea noastră dreaptă. Aici vom efectua o sarcină pentru salvarea automată în Excel, așa că trebuie să schimbăm evenimentul în „Înainte de închidere”.
- Pasul 7 - Selectați „BeforeClose” și începeți să scrieți codul pentru salvarea automată în excel.
- Pasul 8 - „ThisWorkbook.Save” va salva automat registrul de lucru și îl va salva ca un registru de lucru activat pentru macro pentru a rula codul după cum urmează:
- Pasul 9 - Salvați acest registru de lucru ca macro-activat și închideți registrul de lucru. Apoi, putem observa că alerta de afișare care solicită salvarea sau nu salvarea nu va apărea, dar va apărea o altă alertă de avertizare, care este următoarea:
Pasul 10 - După ce faceți clic pe Ok, registrul de lucru cu modificările va fi salvat automat. De asemenea, putem dezactiva această alertă utilizând un anumit cod în VBA, care salvează automat un registru de lucru într-un mod simplu.
Să vedem cum funcționează:
Aceste mesaje de avertizare vor apărea printr-o aplicație, așa că vom lua „Application.DisplayAlerts = False”. Aceasta înseamnă că orice alertă de afișare nu va apărea după ce această linie este inclusă în cod. Dar este, de asemenea, important să includeți o linie „Application.DisplayAlerts = True”, deoarece acest lucru ajută atunci când ceva important afișează alertă pentru a ieși.
Acum încercați să faceți modificări și să închideți registrul de lucru, putem observa că niciuna dintre alertele afișate nu va apărea, dar modificările vor fi salvate. Această operațiune ne va ajuta să ne salvăm munca, deși închidem în mod neașteptat registrul de lucru fără a-l salva.
Lucruri de amintit
- Salvarea automată în Excel este o caracteristică splendidă care economisește timp și date prin salvarea lor periodic.
- Odată ce activăm salvarea automată în Excel, nu putem închide fără a salva, ceea ce poate induce în eroare, deși nu dorim să salvăm datele.
- Monitorizează întotdeauna activitatea utilizatorului și actualizează modificările de conținut pentru a partaja un punct sau o unitate.
- De asemenea, permite mai multor persoane să editeze documentul simultan.
