Ciclul de conturi de plată cunoscut și sub denumirea Procure to Pay reprezintă seria diferitelor procese din companie care implică diferitele activități necesare pentru achiziționarea produsului chiar de la plasarea comenzii pentru bunuri către furnizori, apoi achiziționarea și obținerea livrării bunurilor și efectuând în cele din urmă plata finală cuvenită către furnizor contra aceluiași.
Ce este ciclul de conturi de plătit (AP)?
Ciclul Conturi de plătit este, de asemenea, cunoscut sub numele de „Procură la plată” sau „P2P”, ciclul este o serie de procese care implică departamentul de achiziții și plăți al companiei și desfășoară toate activitățile necesare de la plasarea unei comenzi la furnizori, achiziționarea de bunuri și efectuarea plăților finale către furnizori.
Fiecare afacere are două cicluri majore de afaceri - ciclul de venituri și ciclul de cheltuieli.
- Ciclul veniturilor include activități precum vânzări, marketing, relații cu clienții, colectarea veniturilor etc.
- Ciclul de cheltuieli include achizițiile, plățile furnizorilor, cheltuielile de producție, salariile și salariile etc. Ciclul de conturi de plătit este o parte semnificativă a ciclului de cheltuieli.
Iată pașii incluși în ciclul de conturi de plătit -
- Determinarea mărfurilor necesare
- Proces de achiziție
- Căutați furnizori
- Cerere pentru Propunere
- Examinați oferta de primire
- Negociere
- Comandă de achiziție
- Confirmarea furnizorului
- Obligația furnizorilor
- La livrarea cu succes a mărfurilor
- Intrare factură
- Plată
Să discutăm în detaliu despre acestea -
Pași incluși în ciclul de conturi de plătit
Următorii pași sunt incluși în ciclul de achiziție a plății:
# 1 - Determinarea mărfurilor necesare
Achizițiile se fac pe baza stocurilor solicitate de departamentul de producție al companiei. Managerul de producție identifică consumabilele necesare și informează departamentul de achiziții.
# 2 - Departamentul de achiziții începe procesul de achiziții
După obținerea aprobării cererilor de aprovizionare de la producție, departamentul de achiziții va verifica dacă au fost deja plasate unele comenzi similare; dacă nu, atunci sunt generate documente noi ale comenzilor de cumpărare.
# 3 - Căutați furnizori
Găsirea furnizorilor este o treabă dificilă, care include diverși factori, cum ar fi localitatea, ușurința transportului, politicile de credit, bunăvoința furnizorului și a produselor sale, conexiunile anterioare cu compania și multe altele. Cu toate acestea, compania preferă tranzacțiile cu furnizorii săi experimentați. În alte cazuri, furnizorii potențiali sunt selectați la nivel local, național sau internațional, utilizând o afacere online către portaluri de afaceri (cum ar fi Alibaba.com), recomandări etc.
# 4- Cerere de propunere
După selectarea câtorva furnizori potențiali, este livrat un document formal pentru a primi cotațiile articolelor. Documentul este denumit o cerere de propunere (RFP). Furnizorul trimite o propunere, inclusiv tarifele și calitățile produselor, și solicită companiei să facă afaceri cu acestea.
# 5 - Revizuirea primirii ofertelor
Compania examinează ofertele trimise de diferiți furnizori și filtrează furnizorii care pot îndeplini cerințele companiei. Compania informează furnizorii selectați despre interesul său de a face oferte de cumpărare.
# 6 - Compania începe procesul de negociere
Negocierea este un proces agitat și uneori consumator de timp în care cumpărătorul solicită vânzătorului să își reducă tarifele, să ofere politici de credit liberale și alți termeni de negociere de bază, cum ar fi reducerile, calitatea produselor, taxele de transport, livrarea și condițiile de asigurare. Procesul de negociere efectuează filtrarea, iar compania a identificat cei mai buni furnizori.
# 7 - Comandă de cumpărare
Compania care aprobă furnizorul dorit îi acordă comanda prin trimiterea documentului oficial al comenzii de cumpărare. Confirmă furnizorul despre cerințele companiei și termenul limită pentru livrarea produselor sau serviciilor.
# 8 - Confirmarea furnizorului
Acordul începe atunci când un furnizor este de acord să-și vândă produsele la termenii și condițiile solicitate. O confirmare a acceptării trebuie trimisă de furnizor în scris, prin poștă sau e-mail.
# 9 - Obligația furnizorilor
Este datoria furnizorului să pregătească mărfurile și să fie expediate respectând strict termenele limită și să țină compania la curent cu evoluția comenzii. Notificarea trebuie trimisă atunci când mărfurile sunt gata de expediere și un aviz de expediere, inclusiv documente valabile care specifică o descriere a mărfurilor, inclusiv greutatea sau unitățile, data livrării, locația etc.
# 10 - Inspecția bunurilor livrate
Începe procesul de inspecție, care include atât verificări ale calității, cât și ale cantității. Departamentul de achiziții verifică dacă bunurile livrate sunt în conformitate cu comanda de cumpărare.
# 11 - Intrare factură
La inspecția reușită, dacă totul se consideră adecvat, departamentul de achiziții trimite aprobarea către departamentul de conturi de plătit pentru a începe procesul de plăți. Departamentul de conturi de plătit face astfel o înregistrare a facturii, care conține toate specificațiile despre plată, cum ar fi data finală și / sau o dată finală cu reducere, suma rambursării și alte detalii oficiale.
# 12 - Plata
După fiecare verificare necesară, departamentul de conturi de plătit începe să efectueze parțial sau integral plăți către furnizor, conform normelor companiei. Există diverse modalități de a efectua plăți către furnizori, cum ar fi:
- Plăți în numerar
- Plata prin cec (sau alte instrumente negociabile)
- Transfer online de la terți
- Plată cu cardul de credit
- Plăți în dolari sau alte valute străine (în general aplicabile în tranzacțiile de import);
- Plată de troc, adică plata unor bunuri și / sau servicii contra bunurilor și / sau serviciilor primite de furnizor.
Documente relevante implicate în ciclul AP
Următoarele sunt documente importante incluse în ciclul de achiziție și plată:
# 1 - Comandă de cumpărare
Departamentul de achiziții al companiei generează o comandă a bunurilor necesare și o trimite către furnizor. Comanda detaliază vânzătorul despre articole împreună cu cantitățile sale. De asemenea, specifică o dată la care mărfurile trebuie livrate.
# 2 - Primirea raportului
După livrarea mărfurilor, conducerea inspectează expedierea și verifică calitatea, cantitatea și alte aspecte esențiale. După o inspecție completă, se creează un raport detaliat numit primirea raportului.
# 3 - Factura furnizorului
Documentul este contractul legal în care vânzătorul detaliază bunurile, tariful pe unitate și suma totală împreună cu suma impozabilă aplicabilă. De asemenea, specifică politica de credit și data finală a plății.
