Cum se creează o diagramă de flux în Excel?
Diagrama de flux în excel este, de asemenea, cunoscută sub numele de diagramă de proces în excel, este utilizată pentru a reprezenta diferiți pași implicați într-un proces de la început până la sfârșit, are forme predefinite pentru a reprezenta fiecare pas implicat în proces, pentru a utiliza această diagramă, trebuie să utilizați șabloanele predefinite de artă inteligentă în Excel.
Diagramă de flux Exemple Excel
Exemplul nr. 1 - Creați o diagramă de flux folosind forme (pas cu pas)
În primul rând, să construim o diagramă de flux a uneia dintre diagramele populare, adică diagrama ierarhică organizațională. Mai jos este fluxul de comunicare în organizație.
Președinte> Șefi de departament> Manager principal> Manager> Lideri de echipă> Membrii echipei.
Aceasta este organigrama tipică a organizației pe care de obicei o vedem. În acest articol, vom învăța să creăm o diagramă de flux în Excel folosind forme.
- Pasul 1: eliminați liniile de grilă din foaia de lucru.
- Pasul 2: Accesați Inserare> Forme> Diagramă de flux> Formă dreptunghiulară.
- Pasul 3: Să desenăm acest lucru mai întâi.
Notă: Pentru a se potrivi capetelor coloanei și rândurilor, țineți apăsată tasta alt = "" și reglați.
- Pasul 4: Faceți clic dreapta și selectați EDITARE text.
- Pasul 5: Tastați cuvântul, președinte.
- Pasul 6: Această formă nu arată excelent. Sub Format modificați formatul formei așa cum se arată în imaginea de mai jos.
- Pasul 7: Acum s-a încheiat prima poziție în organizație. Sub el sunt 4 șefi de departament care vor veni. Pentru aceasta trageți săgeata liniei drepte.
- Pasul 8: Acum trebuie să trasăm o linie orizontală pentru toate capetele departamentale.
- Pasul 9: introduceți încă 4 linii săgeți.
- Pasul 10: introduceți încă 4 cutii dreptunghiulare sub fiecare săgeată.
Notă: Am adăugat 4 departamente. Puteți modifica conform cerințelor dvs.
- Pasul 11: Odată ce departamentul conduce căsuțe trase. Desenați încă 4 săgeți și încă 4 cutii dreptunghiulare pentru Senior Manager.
- Pasul 12: În cadrul managerului principal, va apărea șeful echipei Desenați încă 4 săgeți și încă 4 cutii dreptunghiulare pentru liderii de echipă.
- Pasul 13: Sub fiecare lider de echipă vor veni 4 directori. Pentru aceasta prima trasează o linie dreaptă verticală sub fiecare lider de echipă așa cum se arată în imaginea de mai jos.
- Pasul 14: Pentru fiecare linie dreaptă verticală trageți 4 săgeți orizontale. Desenați total 16 săgeți orizontale.
- Pasul 15: introduceți 16 casete de text în fața săgeților orizontale nou desenate. Pentru prima cutie tip Executive 1, pentru a doua cutie tip Executive 2, pentru a treia cutie tip Executive 3 și pentru a patra cutie tip Executive 4.
Deci, acum diagrama noastră de flux pentru o organizație este terminată. Un flux de comunicare este clar cu această diagramă. Fiecare poziție din organizație știe cu cine ar trebui să contacteze pentru a-și comunica mesajele.
Exemplul nr. 2 - Creați diagrama de afaceri folosind Smart Arts (pas cu pas)
Am văzut pașii pentru crearea unei diagrame tipice Excel folosind forme. Utilizarea Smart Arts va face ca organigrama să arate frumos. Conform schemei de flux Smart Arts este deja predefinit dacă avem nevoie de ceva suplimentar de care avem nevoie pentru a face aranjamente.
În acest exemplu, voi explica procesul implicat în înființarea unei noi companii.
- Pasul 1: Accesați INSERT> Smart Art.
- Pasul 2: sub Smart Art, selectați Proces. Derulați în jos și selectați Procesul de îndoire repetată.
- Pasul 3: Acum avem o diagramă de flux implicită.
- Pasul 4: Avantajul este că avem forme pre-desenate. Pentru prima casetă de tip Tipul entității comerciale: Private Limited
- Pasul 5: Pasul următor este procesul de înregistrare.
- Pasul 6: Obțineți în continuare numărul de identificare a companiei (CIN).
- Pasul 7: Al patrulea pas este crearea unui site web pentru compania dvs.
- Pasul 8: Angajați angajați din diferite departamente.
- Pasul 9: Acum mai avem încă 2 pași de intrat, dar nu mai avem nicio formă. Deci, selectați orice formă și lipiți.
- Pasul 10: Acum am inserat încă două casete. Introduceți software-ul de cumpărare și regulile pentru angajați în noile casete.
Exemplul # 3 - Creați diagrama de flux folosind Excel Smart Arts (pas cu pas)
Acum avem tot procesul într-o diagramă. Să proiectăm acum arta inteligentă.
- Pasul 1: Selectați FlowChart Smart Art.
- Pasul 2: De îndată ce selectați alte două file vor apărea în panglică. Selectați Design.
- Pasul 3: în design selectați Schimbați culorile.
- Pasul 4: Aici schimbați culoarea artei inteligente conform dorinței dvs.
- Pasul 5: Schimbați stilul diagramei din fila Proiectare.
Exemplul # 4
Trebuie să urmăm câțiva pași pentru a crea diagrama de flux în Excel. Urmarea acestor pași va facilita procesul de creare a diagramei Excel.
- Creați o grilă
Trebuie să ajustăm dimensiunea liniilor de rețea în excel pentru a face formele uniforme ca dimensiune. Făcând acest lucru, foaia de lucru Excel ar arăta ca o hârtie milimetrică, astfel încât devine ușor să desenați formele.
- Selectați toate celulele făcând clic pe pictograma triunghi la începutul numerelor de coloană / rând. Păstrați cursorul pe oricare dintre antetele coloanei și faceți clic dreapta și selectați opțiunea „Lățime coloană” în excel.
- Când apare ecranul Lățime coloană, reglați numărul la 2,14 (2,14 este egal cu 20 de pixeli, presupunând că fontul implicit este Calibri și dimensiunea fontului este 11 în Excel) și faceți clic pe OK.
- Fixat la retea
Aceasta este opțiunea disponibilă în Excel pentru a fixa forma la dimensiunea grilei, adică, ori de câte ori forma este inserată în foaie, dimensiunea formei va fi ajustată la cea a înălțimii și lățimii grilei, activând această opțiune.
- Sub fila de aspect de pagină din panglică, în secțiunea „Aranjați”, faceți clic pe meniul drop-down de sub opțiunea „Align”, apoi, în opțiunea drop-down, selectați opțiunea „Snap to Grid” .
- Aranjament în pagină
Aspectul paginii foii ar trebui ajustat prin setarea pauzei de pagină, Margini, Orientări în cazul în care doriți să scoateți tipărirea din diagramă sau doriți să o copiați în alte aplicații precum Word, deoarece ar fi dificil să setați aspectul odată ce diagrama de flux Excel este construită.
Puteți seta orientarea paginii ca Portret sau Peisaj pe baza fluxului diagramei. Ex: dacă fluxul procesului este orizontal, atunci trebuie să setați pagina pentru modul Landscape.
Acum începeți cu construirea diagramei Excel folosind formele. După cum am spus deja, în mod normal, formele de început și de sfârșit vor fi Oval Shape. Pentru a desena formele,
- Selectați meniul derulant Forme din fila Inserare, în secțiunea Ilustrații. Meniul derulant oferă opțiunile tuturor formelor disponibile, apoi selectați Forma de care aveți nevoie pentru diagrama Excel și introduceți forma în Foaia de lucru.
Aici, pentru a începe, să introducem forma ovală. Selectați forma și păstrați cursorul și trageți-l folosind mouse-ul până la dimensiunea pe care doriți să o vedeți.
În figura de mai sus, puteți vedea că dimensiunea formei este ajustată și setată în linii de grilă, deoarece am activat opțiunea Adaptați la grilă. Acest lucru va fi ajustat în timp ce începeți să desenați forma. Când forma este extinsă sau contractată, aceasta se va regla la următoarea linie de grilă.
- Pentru a adăuga text la formă, faceți clic dreapta și selectați opțiunea „Editați text” din listă.
- Introduceți textul în formă. Puteți alinia textul utilizând opțiunile de aliniere a textului.
Acum trebuie să inserăm următoarea formă pentru a continua cu pasul următor. Introduceți următoarea formă chiar sub „START”. Forma dreptunghiului poate fi utilizată pentru a arăta pasul în care există o singură opțiune pentru a continua și forma diamantului va fi utilizată atunci când avem două sau mai multe opțiuni pentru a continua mai departe.
Următorul pas este conectarea formelor. Pentru a conecta formele, selectați liniile conectorului din opțiunea Forme și desenați între forme.
Odată selectat conectorul, mențineți cursorul pe formă și puteți vedea punctele de conectare în formă.
Începeți să desenați linia trăgând mouse-ul din oricare dintre punctele de conectare și alăturați-l cu punctul de legătură al celeilalte forme. Punctele de legătură ale formei următoare pot fi văzute în timp ce trageți linia aproape de formă.
Continuați să adăugați formele una după alta, conform pașilor implicați în proces.
După cum am menționat mai devreme, forma diamantului va fi utilizată acolo unde sunt implicate mai multe opțiuni. În imaginea de mai sus, puteți vedea fluxul graficului care prezintă diferitele opțiuni asociate cu pictograma în formă de diamant.
Fiecare diagramă arată doar pasul care trebuie urmat pentru a finaliza procesul. Dar pentru o înțelegere clară a procesului, puteți adăuga informații suplimentare utilizând caseta de text.
Pentru a adăuga o casetă de text,
- Accesați fila Insert Ribbon în Excel și faceți clic pe caseta Text din secțiunea „Text”.
- Introduceți caseta text ținând cursorul în poziție și glisând-o folosind mouse-ul. Faceți clic în interiorul casetei pentru a introduce textul
- Eliminați conturul selectând Forma formatului (Faceți clic dreapta pe caseta pentru opțiune) și selectați Fără linie din proprietățile formatului.
Din nou, utilizați o formă ovală pentru a arăta sfârșitul procesului.
- Pentru ca graficul să arate mai bine, eliminați liniile de grilă debifând caseta Grilii din fila Vizualizare
Acum, așa arată diagrama de flux după parcurgerea tuturor pașilor.
Puteți formata forma fiecărui pas
- Selectați forma pe care doriți să o formatați și accesați fila Formatare din panglică, faceți clic pe opțiunea derulantă din secțiunea „Stiluri de formă” și selectați formatul.
Exemplul # 5 - Utilizarea Smart Art Graphic
Diagrama poate fi creată utilizând graficul Smart Art disponibil în Excel
- Selectați Smart Art Graphic în secțiunea Ilustrație de sub fila Insert.
- Selectați diagrama conform cerințelor dvs. și faceți clic pe OK.
- După selectarea diagramei, introduceți textul în caseta Text.
Diagrama dvs. de flux arată așa cum este prezentat mai jos:
Puteți adăuga forma la diagrama existentă, Mutați în sus / în jos forma în „fila Proiectare” selectând diagrama.
De asemenea, puteți adăuga forme la cea existentă.
Puteți descărca acest șablon Excel cu exemple de diagrame aici - Exemple de diagrame șablon Excel
Lucruri de amintit
- Utilizați diferite forme pentru a oferi efecte vizuale pentru crearea unei diagrame în Excel.
- Acordați culori diferite fiecărei file în timp ce creați o diagramă excel doar pentru a o face mai atractivă.
- Folosiți arte inteligente pentru a desena ușor formele.
- În cazul diagramelor de flux mai complexe, folosiți forme, nu folosiți arte inteligente.
