Petty Cash Book Significat
Petty Cash Book este cartea de contabilitate care este utilizată în scopul înregistrării cheltuielilor de numerar mic, adică a cheltuielilor care sunt din suma mică pe care o are compania în operațiunile de zi cu zi.
Cartea de numerar mic poate fi exprimată ca o rezumare formală a cheltuielilor cu numerar mic, care se referă la cheltuielile obișnuite de zi cu zi ale activității, care nu sunt legate de linia directă a activității. Este o carte contabilă utilizată pentru cheltuieli de înregistrare mici și de mică valoare.
Cum funcționează Petty Cash Book?
- Baza contabilității stă în cei trei termeni și conturi contabile principale, care cuprind jurnalul, registrul și cartea de numerar Petty. Fiecare tranzacție înregistrată în conturile de conturi trece prin aceste trei conturi principale pentru a fi capturate.
- Jurnalul este o parte integrantă a contabilității, care este punctul de plecare al contabilității și înregistrează toate tranzacțiile comerciale. În schimb, cartea de numerar Petty înregistrează tranzacția aferentă contului de numerar. De la inițierea jurnalului, se întocmește contul Ledger, cu ajutorul căruia sunt pregătite cărțile finale de conturi ale companiei.
- Cu toate acestea, există mai multe tranzacții pe parcursul desfășurării obișnuite a activității, care are o valoare foarte mică și nominală și nu este înregistrată în contul de numerar. Pentru tranzacțiile de o asemenea natură, se utilizează Petty Cash Book.
Formatul cărții Petty Cash
Mai jos este formatul eșantion al cărții Petty Cash.
Persoana care răspunde de înregistrarea chitanțelor și a plăților este cunoscută sub numele de casier mic. În companie, registrul de numerar mic este de obicei ținut de departamentul administrativ al companiei, deoarece departamentele de conturi sunt în general ocupate de tranzacțiile comerciale mai semnificative și, de asemenea, departamentul de administrare este responsabil doar pentru astfel de cheltuieli.
Sisteme de cărți Petty Cash
Numerarul este dat casierului mic pe baza sistemului de numerar mic: -
# 1 - Sistem de numerar obișnuit
În cadrul acestui sistem, o sumă forfetară de numerar este acordată casierului mic. Casierul este responsabil pentru păstrarea unei evidențe a tuturor cheltuielilor pentru revizuirea casierului șef și prezentarea acestuia înainte de a solicita noi fonduri pentru a rula din nou cheltuielile de zi cu zi
# 2 - Sistem de împrumut de numerar mic
În cadrul sistemului de împrumut de numerar mic, suma casieriei mici este stabilită pentru o anumită perioadă în care este de obicei sub o lună sau o săptămână. În această perioadă, casierul trebuie să gestioneze contul de numerar mic sub bugetul dat. La sfârșitul perioadei, casierul depune raportul, iar suma cheltuită de acesta este rambursată astfel încât suma să devină egală cu soldul inițial la începutul lunii precedente. În cazul în care cheltuielile depășesc suma furnizată, o cerere specială care să precizeze cerința trebuie să fie ridicată către casierul principal pentru completarea fondurilor pentru un anumit timp. Sistemul Imprest Petty Cash a fost adoptat pe scară largă de către companii pentru a-și gestiona contul de cash mic.
Avantaje
- Conform acestei metode Petty Cash System, cerința reală de numerar este realizată eficient. De exemplu, dacă într-o lună 1.000 $ sunt cheltuiți numai în astfel de cheltuieli, suma inițială plătită către partea responsabilă poate fi imediat mărită sau scăzută după analizarea perioadei și a naturii apariției cheltuielilor
- Sistemul Imprest Petty Cash minimizează, de asemenea, probabilitatea oricărei erori care poate apărea în timpul evidenței contabile, deoarece casierul șef îl revizuiește periodic
- A fost încercat și testat și este o metodă eficientă, care, de asemenea, consumă mai puțin timp și este eficientă
- Această metodă poate aduce, de asemenea, economii de cost pentru firmă, deoarece suma efectuată în cheltuielile cu numerar mic este analizată cu atenție și este verificată periodic pentru a realiza cât de mulți bani este necesară și unde poate compania să reducă cheltuielile pentru articolele mici
- Sistemul Imprest Petty Cash permite, de asemenea, membrilor personalului cum să gestioneze efectiv banii pentru a-și dovedi valoarea pentru seniori că pot fi văzuți și ca viitori manageri de numerar ai firmei
Dezavantaje
- Utilizarea acestui sistem este uneori foarte lungă și poate deveni consumatoare de timp și deseori necesită o resursă pentru a lucra în spatele acestuia, care poate fi, de asemenea, implementată în alte sarcini eficiente și utile
- Sistemul trebuie revizuit periodic și fiecare sumă înregistrată trebuie să fie mapată în funcție de fiecare cheltuială care poate deveni un proces îndelungat dacă cuantumul de intrări este de o sumă considerabilă în afaceri
Concluzie
Cartea de numerar mic este un sistem manual de înregistrare a cheltuielilor și este adesea predispusă la erori și uneori devine o sarcină greoaie de a păstra cărțile și de a înregistra fiecare tranzacție, în special într-o companie mare. Cu toate acestea, pentru a depăși acest lucru în aceste zile, multe companii renunță la vechiul sistem de contabilitate. Acestea trec la un sistem modern de evidență contabilă, care sunt carduri de credit corporative sau utilizarea software-ului de contabilitate, care este un sistem eficient de înregistrare atât a sumelor nominale, cât și considerabile ale tranzacțiilor comerciale.
De-a lungul timpului, cartea de înregistrare a numerarului mic și-a pierdut importanța, dar poate fi folosită încă ca un instrument la îndemână pentru a înregistra în companii în care tehnologia modernă nu a avut loc.
