Ce este depășirea costurilor?
Depășirea costurilor, cunoscută și sub denumirea de depășire a bugetului, este scenariul în care costul unui proiect sau afacere tinde să crească decât pentru ce a fost bugetat și se poate datora creșterii costului datorită bugetării necorespunzătoare sau subestimării costului real pe cont a unor scenarii neprevăzute care nu au fost luate în considerare în timpul procesului de bugetare.
Caracteristici
- Depășirea costurilor este, în general, răspândită în infrastructură, clădiri și proiecte IT, ceea ce vede o mulțime de costuri neașteptate în timpul fazei sale de finalizare a proiectului.
- Acestea se bazează în principal pe trei factori, cum ar fi motive politice, motive psihologice și motive tehnice.
- În primul rând se datorează lipsei de finanțare, lipsei de coordonare, costurilor neplanificate sau întârzierilor proiectului.
- Este întotdeauna incert, iar bugetul pentru același lucru nu este posibil. Se consideră că se întâmplă atunci când anumite faze ale unui proiect sau afacere tind să depășească costul real bugetat.
- Măsurarea depășirii costurilor este diferită pentru diferite industrii sau companii.
Tipuri de depășire a costurilor
# 1 - Estimări
Costul aferent afacerii poate fi subestimat din cauza unor factori precum părtinirea personală și procedurile complicate implicate în finalizarea sarcinii. Putem utiliza metodologia de prognoză a clasei de referință pentru a spori șansele de a obține estimări mai precise. Problema este că cele mai bune previziuni se pot dovedi greșite pentru a calcula estimarea perfectă și, astfel, păstrarea unei situații neprevăzute ca parte a bugetului este întotdeauna o bună practică pentru a face față scenariilor adverse în viitor.
# 2 - Risc
Riscul poate fi orice scenariu pentru care nu putem atribui o probabilitate. Acestea nu pot fi prezise mai devreme și, uneori, nu se află sub controlul afacerii, cum ar fi calamitatea naturală, care poate întârzia finalizarea unui proiect sau a performanței furnizorului, ceea ce poate afecta în cele din urmă afacerea. Un plan adecvat de gestionare a riscurilor poate ajuta afacerea să atenueze într-o oarecare măsură riscul, dar riscul este tipul principal cu care se confruntă fiecare afacere sau proiect.
# 3 - Scope Creek
Scope Creek este definit ca ocazii în care activitățile necontabilizate apar în cadrul proiectului sau al afacerii, care nu au fost incluse în buget sau în costul real. Se poate întâmpla atunci când managementul continuă să adauge caracteristici proiectului pe măsură ce este dezvoltat sau necesar sau în cazurile în care echipa proiectului devine prea creativă și începe includerea activităților nedocumentate. Managementul și controalele proiectului sunt concepute în primul rând astfel încât să prevină astfel de scenarii prin reevaluarea constantă a bugetului.
# 4 - Escalarea costurilor
Creșterea costurilor este mai mult legată de factori economici precum inflația, care poate include creșterea prețului unui anumit element pe o perioadă care nu a fost contabilizată în bugetul inițial.
Cum să evitați depășirea costurilor?
- Tehnicile tradiționale implică aplicarea instrumentelor de gestionare a proiectelor precum PRINCE, deși rezultatele nu sunt garantate.
- În scenariul actual, instrumente și aplicații mai moderne precum Agile preiau tehnicile tradiționale pentru a ajuta companiile să facă față unei depășiri de costuri.
- Afacerea ca unitate ar trebui să planifice proactiv și să includă mai multe scenarii care pot duce la o astfel de depășire.
- Previziunea lunară sau trimestrială este o necesitate pentru luarea în considerare a modificărilor realelor în comparație cu bugetul și planul corespunzător.
- Afacerea ar trebui să acorde multă atenție în timpul etapelor de planificare a proiectului, deoarece aceasta servește ca bază.
- Capacitatea vânzătorului de a efectua și livra trebuie verificată cu atenție în momentul angajării furnizorului.
- Compania ar trebui să facă o practică de a utiliza instrumente și diagrame moderne de planificare pentru un control mai bun al costurilor.
- Managerul de proiect trebuie să monitorizeze și să controleze continuu proiectul.
- Părțile interesate ale proiectului sau ale întreprinderii ar trebui să fie întotdeauna informați cu privire la scenariile în schimbare, așa că se află pe aceeași pagină și, în acest fel, afacerea își poate folosi cunoștințele.
- Lupta cu pârâul scop este o necesitate, iar întreprinderile trebuie să vadă că rămân în raza de acțiune inițial planificată.
Cauze
- Costul neplanificat: scenariile neprevăzute pot duce la câteva activități care nu au fost inițial incluse în plan sau buget. Poate fi din motive tehnice, politice sau psihologice.
- Defalcarea comunicării: o neînțelegere între două departamente sau persoanele implicate poate duce la costuri inutile.
- Schimbarea domeniului de aplicare al proiectului: Evenimentul, care duce la creek-ul scopului, este unul dintre motivele principale. Scope Creek este definit ca ocazii în care activitățile necontabilizate apar în cadrul proiectului sau al afacerii, care nu au fost incluse în buget sau în costul real.
- Subestimarea complexității proiectului: anumite faze ale proiectului sau ale afacerii sunt atât de complexe încât bugetarea corectă a acestuia este, uneori, o treabă dificilă. Acest lucru este mai probabil implicat în proiectele mari și costisitoare.
- Finanțare inadecvată: finanțarea servește ca coloană vertebrală a oricărei afaceri sau proiecte. Deficitul de capital poate duce în cele din urmă la depășirea costurilor, în cazul în care proiectul sau afacerea se pot confrunta cu o criză în finanțarea activităților lor comune.
- Lipsa experienței de conducere: un management relativ neexperimentat sau un management ineficient poate duce la planificarea necorespunzătoare a proiectului și la bugetarea inexactă a proiectului. Astfel, în timp, proiectul poate fi victima unei bugetări greșite și poate cădea într-un caz de depășire a costurilor.
- Absența planului de urgență: afacerea suferă și atunci când nu există o planificare de rezervă sau un plan de urgență pentru scenarii inevitabile. Un plan de rezervă este o necesitate, în special pentru proiectele la scară largă, deoarece unele abateri de la costul obișnuit bugetat pot costa milioane.
- Întârzieri ale proiectului: Întârzierile la finalizarea proiectului de la finalizarea planificată obișnuită determină în cele din urmă depășirea costurilor, deoarece acele activități care se extind peste termenul de finalizare nu au fost contabilizate în buget.
Prevenirea depășirii costurilor
# 1 - Planificare adecvată
Planificarea servește ca bază a fiecărui proiect sau afacere, iar cel mai bun mod de a preveni depășirea costurilor este planificarea acesteia înainte ca proiectul să fie executat. Cu cât sunt mai exacte estimările, cu atât sunt mai mari șansele ca proiectul să rămână la bugetul său.
# 2 - Cunoașterea furnizorilor
Vânzătorii trebuie evaluați temeinic înainte de a fi angajați. Cunoștințe complete despre capacitățile și experiența lor în arhivă ar trebui să fie obținute de proiect și de afaceri pentru a evita scenariile cele mai nefavorabile. Este necesară o diligență adecvată înainte ca relația cu furnizorul să fie consolidată.
# 3 - Evitați Scope Creek
O mulțime de activități nejustificate nu ar trebui să-și găsească un loc în proiect, iar afacerea sau proiectul ar trebui să rămână în domeniul inițial al proiectului cu o abatere minimă față de plan.
# 4 - Utilizarea instrumentului de planificare a proiectelor
Pentru a monitoriza și controla proiectul, ar trebui implementată utilizarea instrumentelor moderne, cum ar fi diagrama excel Gantt sau șablonul de urmărire a proiectului, astfel încât managerul de proiect să fie conștient de fiecare etapă a proiectului și de șansele de depășire a costurilor.
Concluzie
Acesta este un scenariu inevitabil cu care se confruntă fiecare afacere sau proiect, dar modul de a-l minimiza sau de a-l atenua depinde foarte mult de management sau de managerul de proiect. O abordare proactivă poate ajuta afacerea să reducă șansele de depășire a costurilor cu o planificare adecvată și o analiză aprofundată a estimărilor.
