Forma completă a SOP (procedura de operare standard)
Forma completă a SOP reprezintă proceduri standard de operare, care sunt setul de documente și procese utilizate de o companie în care conducerea înregistrează operațiunile comerciale privind livrarea și urmărirea produselor și serviciilor în timp.
- Conducerea trebuie să țină evidența coerenței operațiunilor sale și, pe baza acesteia, aceste documente sunt necesare. În cazul unei afaceri în creștere, conducerea devine personalul cheie și el ia toate deciziile majore.
- Pe măsură ce afacerea crește la nivelul următor, compania începe să-și construiască propria ierarhie de management și răspândește responsabilitatea către toți ceilalți angajați. Astfel, proprietarul își pune mâna de ajutor prin care poate lua deciziile, consultându-se cu celălalt personal de conducere.
- Astfel, devine evidentă cerința unui management suplimentar, împreună cu proceduri de operare standard documentate, ceea ce permite companiei să crească și, de asemenea, să stabilească strategiile sale și să instruiască personalul.
Obiective
- Ajută la stabilirea managementului strategic al unei afaceri, oferind pașii pe care ar trebui să îi urmeze managementul de nivel superior pentru a stabili strategia pe termen lung a companiei.
- Înființează departamentul de resurse umane prin sincronizarea segmentului de gestionare a salarizării și recrutare, care ajută compania să furnizeze serviciile necesare pentru a se califica, angaja, instrui și reține angajații în cadrul afacerii.
- Își propune să ajute în operațiunile companiei prin furnizarea procesului prin gestionarea fiecărui aspect al operațiunilor comerciale, care include controlul calității, achiziții, siguranță și execuția generală a produselor și serviciilor către consumatori.
- Proiectați pentru a organiza departamentul de finanțe și administrare, oferind toți pașii necesari pentru toate tranzacțiile financiare legate de afacere. Acest sistem va ajuta la identificarea tuturor indicatorilor cheie de performanță pentru afacere.
- Acest lucru ajută la departamentul de prognoză și bugetare, oferind pașii necesari pentru executarea corectă a raportului anual al companiei și o estimare a următoarelor două până la trei situații financiare ale companiei.
- Ajută și în vânzări și marketing, oferind toate cerințele detaliate ale tuturor activităților necesare pentru generarea de clienți potențiali, urmată de propunerea de vânzări și închiderea clienților potențiali.
- Procesul său are ca scop îmbunătățirea tehnologiei informației, care include un cont detaliat al tuturor protocoalelor IT, inclusiv copiile de rezervă, planurile de recuperare în caz de dezastru, detaliile angajaților, detaliile operațiunii etc.
Beneficii
- Unul dintre avantajele majore ale procedurilor de operare standard este că creează o ierarhie de management și alocă fiecare dintre sarcinile adecvate echipelor respective.
- Alocarea sarcinilor respective se face într-un mod adecvat, ceea ce ajută la înregistrarea și verificarea tuturor datelor legate de funcționarea companiei într-o manieră sistemică.
- Pentru a spori perspectivele de afaceri, conducerea are nevoie de fundal pentru a găsi informațiile relevante necesare în fiecare dintre strategiile pentru execuția viitoare.
- Conducerea este foarte conștientă de scenariul actual al companiei, care îi ajută în continuare să îmbunătățească scenariul existent al companiei, analizând performanțele anterioare ale fiecărui departament și comparându-l cu cel bugetat.
- În timpul fuziunii și achiziției sau în cazul unei posibile preluări a afacerii, conducerea ar arăta istoricul fiecărui departament, care ajută cumpărătorul să identifice scenariul actual al companiei vizate.
- Acest proces va ajuta la organizarea unei afaceri de start-up și va contribui la atingerea acestora către o multinațională organizată prin utilizarea adecvată a resurselor într-un mod sistematic.
Cum se scrie proceduri de operare standard?
- Este necesar un format adecvat pentru a-l prezenta într-un mod care să fie înțeles de secțiunea vizată.
- Datele de intrare sunt necesare, împreună cu strategia propusă.
- Publicul vizat ar trebui să fie identificat.
- Trebuie să evidențiem scopul procedurilor standard de operare.
- Construcția propoziției trebuie făcută într-un limbaj simplu, astfel încât să înțeleagă toate publicurile. Limbajul trebuie menținut într-un mod clar.
- Propoziția ar trebui construită într-un mod astfel încât să reprezinte povestirea mai degrabă decât o propoziție. Acest lucru se datorează faptului că oamenii își amintesc poveștile și se pot conecta cu ușurință.
- Conținutul trebuie verificat cu mai multe corecții, verificarea din nou a faptelor și a numerelor și editarea, dacă este necesar.
Exemple
#1. Scop
Acest scop general al procedurii trebuia descris, urmat de pașii simpli de verificare a clienților vizați.
# 2 - Domeniul de aplicare
Domeniul de aplicare trebuie menționat într-un mod clar și comprimat, astfel încât să fie vizibil pentru toți clienții băncii.
# 3 - Responsabilități și verificări
Procesul de verificare trebuie să fie realizat de către departamentul relevant, urmat de casier și echipa de verificare. Echipa trebuie să analizeze tranzacțiile și conturile clienților într-un mod adecvat, urmând instrucțiunile băncii.
De ce avem nevoie de SOP-uri?
Cerința unui management suplimentar, împreună cu proceduri de operare standard documentate, devine evidentă în cazul unei afaceri în creștere, care ajută compania să se extindă și, de asemenea, să își stabilească strategiile și să pregătească personalul pentru a îmbunătăți perspectivele de afaceri. Ajută compania să-și stabilească obiectivul și ofertele către clienți și își stabilește perspectivele viitoare de afaceri și strategiile în fața investitorilor.
Concluzie
Acesta este un mod excelent de a comunica cu clienții, investitorii și alte părți terțe care au un interes în afacerea respectivă. Strategiile managementului și perspectivele viitoare de afaceri, împreună cu conducta de produse, sunt vizibile din procedurile de operare standard.
