Gruparea rândurilor în Excel
Organizarea datelor mari prin combinarea datelor din subcategorie este procesul și se numește „ Gruparea rândurilor ” în excel. Atunci când numărul de elemente din linie nu este important, putem alege rânduri de grup care nu sunt importante, dar vedem doar totalul acestor rânduri. Atunci când rândurile de date sunt derulare uriașă în jos și citirea raportului poate duce la o înțelegere greșită, astfel încât gruparea rândurilor ne ajută să ascundem numărul de rânduri nedorite.
Numărul de rânduri este, de asemenea, lung atunci când foaia de lucru conține informații sau date detaliate. În calitate de cititor de rapoarte al datelor, nu vor să vadă rânduri lungi; în schimb, vor doar să vadă vizualizarea detaliată, dar în același timp, dacă au nevoie de alte informații detaliate, au nevoie doar de un buton pentru a extinde sau a restrânge vizualizarea după cum este necesar.
În acest articol, vă vom arăta cum să grupați rândurile în excel cu extindere / colapsare pentru a maximiza tehnica de vizualizare a raportului.
Cum să grupați rândurile în Excel cu Extindere / Reducere?
De exemplu, uitați-vă la datele de mai jos.
În tabelul de date de mai sus, avem date referitoare la vânzări și costuri legate de oraș și de stat, dar când vă uitați la primele două rânduri de date, avem statul „California”, iar orașul este „Los Angeles”, dar vânzările au avut loc la date diferite, astfel încât, în calitate de cititor de rapoarte, toată lumea preferă să citească ceea ce vânzările în funcție de stat și vânzările în funcție de oraș într-o singură coloană, așa că prin gruparea rândurilor putem crea o vizualizare de sinteză cu o singură linie.
Urmați pașii de mai jos pentru a grupa rândurile în Excel.
Pasul 1: creați mai întâi un subtotal ca cel de mai jos.
Pasul 2: Selectați acum primele rânduri de stare (California City), cu excepția subtotalurilor.
Pasul 3: Accesați fila DATA și alegeți opțiunea „Grupare”.
Pasul 4: Faceți clic pe lista derulantă în excel din „Grup” și alegeți din nou „Grup”.
Pasul 5: acum, vă va întreba dacă grupați rânduri sau coloane. Deoarece grupăm „ Rânduri ” , alegeți rânduri și faceți clic pe OK.
Pasul 6: În momentul în care faceți clic pe „Ok”, puteți vedea o linie comună în partea stângă.
Faceți clic pe pictograma „ MINUS ” și vedeți magia.
Acum am putea vedea doar care este rezumatul total pentru orașul „California”, din nou, dacă doriți să vedeți rezumatul detaliat al orașului, puteți face clic pe pictograma „PLUS” pentru a extinde vizualizarea.
Acum, din nou, selectați orașul „ Colorado ” și faceți clic pe opțiunea „ Grup ”.
Acum se va grupa pentru statul „ Colorado ”.
Grupați utilizând tasta de comandă rapidă
Cu o simplă comandă rapidă în Excel, putem grupa rândurile sau coloanele selectate foarte ușor. Tasta de comandă rapidă pentru gruparea rapidă a datelor este SHIFT + alt = "" + Tasta săgeată dreapta.
Mai întâi, selectați rândurile care trebuie grupate.
Acum apăsați tasta rapidă SHIFT + alt = "" + Tasta săgeată dreapta pentru a grupa aceste rânduri.
În cele de mai sus, am văzut cum să grupăm datele și cum să grupăm rândul cu opțiunea de extindere și restrângere utilizând pictogramele PLUS și MINUS.
Singura problemă cu metoda de mai sus este că trebuie să facem acest lucru pentru fiecare stare în mod individual, deci acest lucru durează mult timp când există o mulțime de stări care sunt acolo. Care ar fi reacția ta dacă aș spune că poți grupa cu un singur clic ???
Uimitor, nu-i așa? Folosind „ Auto Outline ” , putem grupa automat datele.
Exemplul # 1 - Utilizarea conturului automat
Primul lucru pe care trebuie să-l facem este să creăm rânduri subtotale.
Acum plasați un cursor în intervalul de date. Sub meniul derulant Grup, putem vedea o altă opțiune în afară de „Grup”, adică „ Contur auto ”.
În momentul în care faceți clic pe această opțiune „Auto Outline”, va grupa toate rândurile care se află deasupra rândului subtotal.
Ce tare e asta ??? Foarte tare, nu-i așa ??
Exemplul # 2 - Utilizarea subtotalurilor
Dacă gruparea rândurilor pentru fiecare oraș este singura problemă, atunci chiar și înainte de gruparea rândurilor, există o altă problemă, adică adăugarea de rânduri subtotale.
Când există sute de stări, este o sarcină dificilă să creăm separat un rând subtotal pentru fiecare stare, astfel încât să putem utiliza opțiunea „Subtotal” pentru a crea rapid un subtotal pentru coloana selectată.
De exemplu, am avut datele ca cele de mai jos înainte de a crea subtotal.
Sub fila Date, avem o opțiune numită „ Subtotal ” chiar lângă opțiunea „ Grup ”.
Faceți clic pe această opțiune selectând oricare dintre celulele intervalului de date; va apărea mai jos opțiunea de mai jos.
Mai întâi, selectați coloana care trebuie să aibă un subtotal; în acest exemplu, avem nevoie de subtotal pentru „ State ” , deci selectați același lucru din lista derulantă „La fiecare schimbare”.
Apoi, trebuie să selectăm tipul funcției, deoarece adăugăm toate valorile pentru a alege funcția „ Sumă ” în excel.
Acum selectați coloanele care trebuie însumate. Avem nevoie de rezumatul coloanelor „ Vânzări și costuri ”, deci alegeți același lucru. Faceți clic pe „Ok”.
Vom avea rânduri rapide de subtotal.
Ai observat un lucru special din imaginea de mai sus ???
A grupat automat rânduri pentru noi !!!!
Lucruri de reținut aici
- Tasta de comandă rapidă a grupării rândurilor este Shift + alt = "" + Tasta săgeată dreapta.
- Datele privind subtotalul necesităților ar trebui să fie sortate.
- Auto Outline grupează toate rândurile de deasupra rândului subtotal.
