Ce este Reconcilierea?
Reconcilierea este practica echilibrării soldurilor în conturi pentru a găsi eventuale neconcordanțe financiare, discrepanțe, omisiuni și chiar fraude. Fiecare tranzacție este înregistrată în două conturi (debit într-unul și credit în altul) în contabilitate. Prin urmare, reconcilierea la sfârșitul oricărei perioade contabile include potrivirea soldurilor și asigurarea faptului că debitele (creditele) dintr-un cont pentru o tranzacție sunt aceleași cu creditul (debitele) către un alt cont pentru aceeași tranzacție.
Reconcilierea se poate face, de asemenea, pentru a echilibra soldurile dintre conturile interne și externe. De exemplu, o companie ar putea reconcilia tranzacțiile bancare înregistrate în cărțile sale și cele înregistrate la sfârșitul băncii pentru a stabili nepotriviri. La nivel personal, cineva poate ține evidența cheltuielilor cardului de credit și se poate asorta cu extrasul bancar pentru a înțelege diferențele de cont.
Exemplu de reconciliere
- Presupunând că o companie reconciliază tranzacțiile bancare din conturile sale cu extrasul bancar. Compania face acest exercițiu la sfârșitul lunii. Acesta a aflat că un cec emis la 31 lună nu a fost debitat din soldul său la bancă, iar banca a dedus anumite solduri din sold, care nu au fost înregistrate în registrele companiei.
- Aici, soldurile din conturile companiei și cele ale băncii nu se vor potrivi, iar înregistrările trebuie făcute / corectate pentru a reflecta soldurile corecte din conturi. Compania va recunoaște cheltuielile bancare în conturile sale, iar soldul bancar va fi ajustat pentru a reflecta imaginea exactă din conturi.
Procesul de reconciliere
Procesul de reconciliere generală este după cum urmează:
# 1 - Comparați un sold al contului cu celălalt
În acest prim pas, debitele și creditele sunt potrivite pentru a se asigura că soldurile se potrivesc. De exemplu, atunci când o companie plătește chirie, debită contul de chirie și creditează contul de numerar sau de plată a chiriei. La data reconcilierii, toate debitele în chirie ar trebui să se potrivească cu creditele din contul de numerar și din contul de chirie de plătit aferente cheltuielilor cu chiria.
# 2 - Verificați intrările din ambele conturi
În cazul în care se constată o nepotrivire în primul pas, contabilul trebuie să verifice tranzacția contului cu tranzacția pentru a afla care intrări cauzează nepotrivirea. Diferențele ar putea apărea în principal din cauza erorilor de tastare, a debitării în loc de creditare a conturilor, trecerea intrărilor în conturi greșite, neînregistrarea intrărilor într-un singur cont etc.
# 3 - Corectați intrările incorecte
Odată ce contabilul își dă seama ce intrări cauzează nepotrivirea, aceste intrări pot fi apoi analizate și corectate pentru a reflecta soldurile corecte.
# 4 - Echilibrează din nou conturile
Odată ce corecțiile sunt efectuate, trebuie să verificați din nou nepotrivirile în soldurile finale pentru o verificare amănunțită. Deoarece o afacere poate efectua un număr enorm de tranzacții într-o perioadă, procesul de reconciliere este de cele mai multe ori imposibil manual. De obicei, se face folosind un software de contabilitate care aruncă erori pentru control de către contabili.
Tipuri de reconciliere
Există cinci tipuri majore de reconciliere:
- # 1 - Reconcilierea bancară - Tranzacțiile din extrasele bancare sunt reconciliate cu tranzacțiile înregistrate legate de numerar în registrele companiei.
- # 2 - Reconcilierea clienților - Soldurile clienților din cărțile companiei sunt corelate cu soldurile din cărțile clienților respectivi.
- # 3 - Reconcilierea furnizorilor - Soldurile furnizorilor din cărțile companiei sunt asortate cu soldurile din registrele furnizorilor respectivi.
- # 4 - Reconcilierea între companii - Soldurile din conturile companiei către o filială sunt reconciliate cu soldurile față de părinți în conturile filialei
- # 5 - Reconcilierea specifică afacerii - Reconcilierile sunt specifice naturii activității comerciale pe care o întreprinde compania.
Metode de reconciliere
Reconcilierea se poate face folosind două metode descrise mai jos:
# 1 - Revizuirea documentelor
Acesta este un proces formal de reconciliere și este urmat pe scară largă. Conform acestei metode, toate conturile sunt verificate pentru a se asigura că sumele înregistrate și cheltuite sunt aceleași. Această metodă utilizează, în general, software de contabilitate și efectuează o revizuire detaliată și exhaustivă.
# 2 - Recenzie Google Analytics
În această metodă, soldurile sunt examinate individual și comparate cu ceea ce ar trebui să se bazeze pe un parametru specific. Cel mai proeminent parametru ar putea fi tendințele și activitatea istorică. De exemplu, în timp ce examinează o listă de tranzacții, un contabil a constatat că o cheltuială precum chiria este înregistrată ca fiind de zece ori mai mare decât în anii precedenți. Acest lucru va necesita un control mai atent al conturilor.
Avantaje
- Reconcilierea ajută la găsirea intrărilor contabile inexacte, inclusiv tratamente inadecvate ale elementelor contabile
- Ajută la găsirea erorilor de omisiune și comision și le corectează cu promptitudine
- Ajută companiile să evite părerea negativă a auditorilor, ceea ce este o posibilitate dacă nu primesc răspunsurile corecte pentru nepotriviri
- Ajută companiile să rămână sincronizate cu practicile contabile impuse de autoritățile de reglementare
- Ajută la potrivirea tranzacțiilor de la sursa sa
- Ajută la detectarea fraudei în cadrul companiei sau în tranzacțiile externe în care este implicată compania
- Ajută la completarea înregistrărilor contabile, deoarece aduce informațiile lipsă și documentele justificative
- Poate ajuta la luarea unor decizii comerciale mai bine informate, deoarece face conturile mai fiabile și fără erori.
Concluzie
- Întreprinderile se bazează pe informațiile financiare care sunt prezentate liderilor, motiv pentru care devine crucială pentru ca aceste informații să nu aibă erori. Dacă li se prezintă informații fără erori, liderii își pot lua decizia cu încredere.
- Reconcilierea ajută personalul contabil să elimine orice erori din conturi, care pot fi apoi prezentate părților interesate pentru luarea deciziilor. După cum sa menționat anterior, reconcilierea este un proces necesar și trebuie urmat de toate organizațiile, mici și mari.
- Este vital pentru organizații să întreprindă reconciliere frecvent, într-un mod limitat și să se asigure că persoanele care fac reconcilierea nu sunt aceleași persoane care au pregătit conturile în primul rând pentru a evita conflictele de interese.
