Înțeles Petty Cash
Numerar mic înseamnă suma mică care este alocată în scopul plății cheltuielilor mici pe care compania le efectuează în operațiunile zilnice în care nu este rezonabil să emită cecul și să gestioneze aceiași custodi care sunt desemnați de companie.
Fiecare organizație necesită numerar pentru cheltuielile zilnice. Nu fiecare cheltuială poate fi plătită printr-un cec bancar sau prin transfer bancar. Cheltuielile mici trebuie decontate numai prin numerar. În același timp, puține încasări trebuie decontate în numerar, cum ar fi vânzările de resturi etc.
În aproape fiecare organizație, numerarul mic este o parte integrantă a funcției contabile și este îngrijit în cea mai mare parte numai de conturile personale.
Cum funcționează Petty Cash?
Petty Cash este o cantitate mică de numerar care trebuie păstrată la birou pentru utilizarea cheltuielilor zilnice mici. O persoană care are banii în organizație se numește, în general, casier. Aceeași persoană este responsabilă pentru contabilitatea corespunzătoare a fiecărei tranzacții în numerar efectuată prin intermediul acestuia. Toate veniturile și cheltuielile care practic nu sunt posibile de decontat prin intermediul unei bănci trebuie să fie decontate decât numerar (nu există tranzacții de barter într-o economie modernă).
În general, următoarele cheltuieli plătite în numerar;
- Gustări zilnice, ceai pentru angajați;
- Rambursări ale angajaților - Călătorii ocazionale, alte rambursări;
- Cheltuieli bancare mici - francizare, notar etc .;
- Pentru trimiterea de felicitări sau dulciuri către clienți sau clienți la Diwali sau la alte festivaluri;
Puține venituri care pot fi luate în numerar;
- Vânzări resturi - cantități mici către furnizori neorganizați.
- Vânzarea ziarului vechi etc.
De obicei, o organizație estimează necesarul lor periodic de numerar, adică săptămânal sau lunar și în conformitate cu aceasta aprobă o limită care poate fi retrasă de la bancă din când în când pentru decontarea cheltuielilor cu numerarul. O limită de deținere a numerarului cu casierul nu trebuie să depășească la un moment dat, aprobat de conducerea organizației. Periodicitatea retragerii de la o bancă poate diferi de la o organizație la alta, conform cerințelor acestora. Un mic comerciant are nevoie de mai mulți bani decât de organizații de dimensiuni medii sau mari, deoarece trebuie să se ocupe mai mult de sectorul neorganizat care se ocupă doar cu numerar.
Pentru o tranzacție ușoară prin numerar, trei persoane fac parte din tranzacție: pregătitor (casier), autorizator (management superior) și beneficiar (revendicat de).
Format Petty Cash
Plata în numerar nu poate fi dovedită dacă nu se soluționează același lucru după luarea în considerare a unor probe adecvate. Prin urmare, va fi creat un format de voucher de numerar mic pentru a pune dovezi în proces și va fi semnat de către destinatarul numerarului în momentul plății. Un exemplar al cuponului este cel de mai jos;
Un exemplar al formatului de numerar mic este mai jos -
Voucherul de mai sus conține numele pregătitorului, autorizatorului și destinatarului voucherului, deoarece toate cele trei sunt esențiale pentru dovada plății.
Cum se face contabilitatea Petty Cash?
# 1- Creație
Fondul de numerar mic este creat prin retragerea numerarului de la bancă și predarea persoanei care întreține un fond. Într-o organizație mai mică, suma primită de la debitor (în numerar) va face parte, de asemenea, dintr-o numerar
Contra - Petty Cash A / c Dr. xxxx
La Bank A / c xxxx
Chitanță - Numerar A / c Dr. xxxx
La Debitor A / c xxxx
# 2 - Plată
Fiecare plată nu este înregistrată prin intrarea în jurnal, deoarece poate exista o plată cu o sumă mică pentru cheltuieli minuscule (adică cumpărarea unui timbru poștal), în locul intrării în jurnal trecută la sfârșitul zilei sau după o anumită perioadă pentru suma totală plătită.
Plată - Plată totală (cheltuieli în funcție de cap) A / c Dr. xxx
Pentru Petty Cash A / c xxx
Narațiunile trebuie să conțină separarea totală a plății în numerar.
# 3 - Reaprovizionare
Dacă soldul de numerar devine foarte mic, atunci acesta este completat prin cec.
Contra - Petty Cash A / c Dr. xxxx
La Bank A / c xxxx
Exemplu de contabilitate în numerar mic
: XYZ LLP creează un fond de numerar mic de 15.000 USD / - la 1 aprilie 2016. În aprilie 2016, au fost efectuate următoarele debursări din fondul de numerar:
Ceai și gustări 1.256 / -
Taxă de taxă 2.450 / -
Tipărire și poștă 1.550 / -
Marfă 2.300 / -
Curățare și praf 1.000 / -
Consumabile de birou 2.800 / -
Treceți intrările din jurnal pentru tranzacția de mai sus.
Soluţie:
1 Petty Cash A / c Dr 15.000
În numerar la bancă 15.000
(Fondul de numerar Petty creat sau retragerea sumei de la bancă pentru fondul de numerar)
- Ceai și gustări 1.256
Taxă de taxă 2.450
Tipărire și poștă
Marfă 2.300
Curățare și praf 1.000
Materiale de birou 2.800
Pentru Petty Cash A / c 11.356
(Fiind plătită din fondul de numerar mic)
Intrare în jurnal pentru chitanțe de numerar mic:
Petty Cash A / c Dr. xxx
La vânzarea de resturi sau hârtii de știri xxx
(Fiind primit în numerar la vânzarea de resturi / lucrări de știri)
Cum se completează soldul de numerar mic?
Soldul de numerar mic se reface din când în când pentru a face față cheltuielilor de numerar suplimentare. Cu toate acestea, metoda de completare este cea mai notată și depinde de casier și de autorizatorul său. Poate exista instrucțiuni de conducere, dar în absența unei astfel de îndrumări, casierul, în funcție de comoditatea sa, își reumple soldul de numerar. Există puține metode care pot ajuta conducerea sau autorizatorul într-un fel sau două;
# 1 - Petty Cash plutește
Atunci când o organizație practică să opereze o sumă fixă în numerar, așa cum dorește o organizație, numerarul nu ar trebui să scadă sub un nivel și ar trebui să se situeze într-un interval, suma suplimentară va rămâne întotdeauna aceeași. În momentul în care numerarul a atins capătul inferior al scalei, casierul va declanșa și va solicita retragerea de la bancă. De exemplu, dacă nivelul flotant este de 20.000 USD / - și s-a cheltuit 14.000 USD -, soldul de numerar rămas este de 6.000 USD / - și 14.000 USD / - este necesar pentru a reveni la soldul de 20.000 USD / -. Aici 6.000 $ / - este un capăt mai mic, iar suma de retragere va fi întotdeauna de 14.000 $ / - numai.
Această practică înregistrează toate plățile efectuate de la ultima reîncărcare, ca bază pentru solicitarea următoarei reîncărcări către autorizator. Utilizarea acestei metode îi ajută pe semnatari să știe pe ce sumă a fost cheltuită înainte de a retrage mai mulți bani de la bancă.
Gama de numerar aflată în posesia departamentului de conturi la un moment dat este decisă și aprobată de conducerea companiei.
# 2 - Numerar mic, după cum este necesar
Puține companii mici adoptă o politică care are ca rezultat cel mai mic sold de numerar cu compania, deoarece acestea se retrag doar atunci când este necesar. De exemplu, compania are politica de a rambursa angajații în fiecare săptămână și, prin urmare, în fiecare săptămână, compania a aflat cât de mulți bani sunt necesari și acea sumă retrasă doar de companie.
Această abordare reduce riscul și, deoarece nu va exista aproape niciun sold de numerar cu compania, puține costuri legate de asigurare și protecția banilor pot fi evitate.
# 3 - Management neorganizat al numerarului mic
În companiile deținute îndeaproape, unde proprietarii implicați direct în activitatea de zi cu zi utilizează această abordare, în timp ce dictează metoda de retragere a sumei de la bancă. Nu există nicio politică formală de retragere a sumei și nici o limită de deținere a numerarului. Mai mult, nu există nici o politică formală în ceea ce privește numerarul, de asemenea, deoarece aceștia sunt analizați cu atenție de către proprietarii organizației.
Din punct de vedere al controlului și al riscului, este mai puțin riscant, deoarece este controlat numai de către proprietar. Din punct de vedere al politicii și contabilității, aceasta este informală și trebuie evitată.
Cea mai bună politică - Din cele trei politici de mai sus, plutirea este utilizată și apreciată în special de contabili din întreaga lume, deoarece oferă flexibilitate, precum și control atât asupra tranzacției în numerar.
