Ce este raportul de cheltuieli?
Raportul de cheltuieli este definit ca tipul de raport care documentează cheltuielile suportate de companie sau de angajații companiei și care poate fi menținut lunar, trimestrial sau anual.
Explicaţie
- Fiecare afacere de dimensiuni mici și mijlocii menține un raport de cheltuieli.
- La nivel mediu sau la nivel departamental se pregătesc astfel de rapoarte.
- Poate fi împărțit în divizii mai mici pentru a determina ce zonă sau departament al companiei costă mai mult pentru organizație.
- Compania menține astfel de rapoarte în scopul auditului.
- Ei trimit acest raport conducerii superioare a companiei. Conducerea superioară decide ce cheltuială să ramburseze angajatului și care nu.
- Cheltuielile rambursate sunt apoi utilizate pentru recunoașterea profitului impozabil și contabil.
Caracteristici
- Raportul de cheltuieli constă în politica de cheltuieli a angajatorului pentru angajații săi. De asemenea, documentează politica de călătorie și divertisment conform căreia cheltuielile nu vor fi rambursate angajatului de către angajator.
- Acesta este întreținut și pregătit de departamentul de cheltuieli și salarizare al organizației. Atunci când primesc rambursarea angajaților și formularul de cerere, aceștia vor verifica detaliile cheltuielilor efectuate de angajat, astfel cum sunt împărțite în conformitate cu chitanțele și dovezile aplicabile și pregătesc raportul înțelept al angajatului.
Cum se creează un raport de cheltuieli?
Diferite organizații care operează în diferite industrii au metode și șabloane diferite. Cu toate acestea, departamentul de salarizare și raportare a cheltuielilor din orice organizație ar trebui să urmeze pașii următori pentru a crea și formula -
- Departamentul de salarizare ar trebui să aibă aprobări privind politica de cheltuieli de la departamentele respective ale organizației.
- Pe baza politicii aplicabile, executivul ar trebui să acceseze sistemul de introducere a cheltuielilor online sau să efectueze introducerea datelor în Excel consolidat.
- Executivul ar trebui să introducă data efectuării cheltuielilor.
- Executivul ar trebui să introducă suma cheltuielilor și să menționeze numele furnizorului aplicabil.
- După revizuirea informațiilor introduse, așa cum se menționează în chitanță, executivul ar trebui să supună raportul la aprobarea de nivelul următor.
Exemplu de raport de cheltuieli
Să luăm exemplul ABC Inc. Angajatul se deplasează la fața locului pentru a lansa un nou proiect. La 23 ianuarie 2019, angajatul a prezentat o cheltuială de masă de 200 USD, costul hotelului de 100 USD și alte cheltuieli. cost de 250 USD. La 24 ianuarie 2019, angajatul a raportat cheltuieli de divertisment și filme de 130 USD, împreună cu o cheltuială de masă de 230 USD și un cost de ședere pentru hotel de 500 USD.
Ajutați executivul de salarizare să pregătească raportul privind cheltuielile raportate ale angajatului.
Soluţie:
Pregătiți raportul de cheltuieli așa cum se arată mai jos: -
Următoarele ar fi rezultatele: -
Raportul Coloane de cheltuieli
Coloanele ar fi compuse în mod normal din următoarele detalii: -
- Data cheltuielilor suportate.
- Tipul sau natura cheltuielilor;
- Numele vânzătorului de la care au fost preluate serviciile sau au fost achiziționate articole.
- Sumele cheltuielilor.
- Numele șefului contului unde ar trebui menționat și debitat.
- Deducerea și ajustările la depunerile anterioare făcute de angajați;
- Fiecare tip de cont trebuie subtotalizat.
- Totalul sumei totale care trebuie rambursată la solicitarea angajatului.
Importanță și utilizare
Rapoartele de cheltuieli sunt menținute pentru a stimula responsabilitatea în ceea ce privește obiceiurile de cheltuieli ale organizației. Acestea sunt rapoartele care ar putea fi menționate în cazul unor dispute financiare și activități de audit. Cu o întreținere și o responsabilitate corespunzătoare a acestor rapoarte, periodic și regulat, se asigură că angajații dvs. bugetează în totalitate pentru a menține afacerea protejată financiar și viabilă.
Astfel de rapoarte îi fac pe angajați și angajatori să răspundă în fața afacerilor în ceea ce privește obiceiurile lor de cheltuieli. Unele cheltuieli se bucură de deducerea venitului impozabil conform legislației privind impozitul pe venit și, prin urmare, pentru a beneficia de astfel de deduceri, marile corporații trebuie să depună un raport consolidat la departamentul de venituri al țării. Poate fi prezentat ca document suplimentar împreună cu raportarea cheltuielilor totale aplicabile în formularele de impozitare în timp ce depuneți impozite la serviciul de venituri.
Beneficii
- Raportul de cheltuieli facilitează auditorul să verifice detaliile cheltuielilor, conform revendicărilor companiei.
- Le permite să verifice detaliile cheltuielilor cu chitanțele disponibile și atașate de angajați.
- Întărește controlul intern.
- Acesta detaliază care element de cheltuială este rambursabil și care nu este rambursabil.
- Există disponibilitatea multor programe informatice pe piețe care permit companiei să pregătească, să formuleze și să personalizeze rapoarte.
Dezavantaje
- Sunt potrivite pentru o corporație mare și nu pentru antreprenori solo și microîntreprinderi.
- Este posibil ca aceste rapoarte să nu se potrivească cu chitanțele anexate de angajați din cauza erorilor la introducerea datelor.
- Cu cuvinte mai simple, rapoartele sunt întotdeauna predispuse la denaturări și fraude contabile.
- Crește costurile de administrare pentru manipularea articolelor și actualizarea periodică a articolelor de cheltuieli în sistemul de raportare.
- Este foarte greu să monitorizezi fiecare element de cheltuieli conform politicii de cheltuieli emise dacă dimensiunea organizației este foarte mare.
Concluzie
Rapoartele de cheltuieli pot fi considerate rapoarte care evidențiază tipul de cheltuieli care pot fi rambursate și tipul de cheltuieli care nu pot fi rambursate. Rambursarea cheltuielilor are loc în conformitate cu legislația fiscală aplicabilă a națiunii și politica de cheltuieli aplicabilă a angajatorului. Ar putea fi util pentru organizațiile mari care, în mod normal, suportă cheltuieli uriașe în fiecare zi și ajută la eficientizarea procesului general.
