Ce este sistemul Imprest?
Sistemul Imprest este un tip de sistem de contabilitate financiară care este conceput pentru urmărirea și documentarea modului în care au fost utilizate numerarul. Cel mai frecvent exemplu include sistemul de numerar mic care contabilizează fiecare tranzacție de numerar mic pentru a menține un echilibru în fond care este egal cu totalul de încasări de numerar mic și numerar suplimentar rămas în fond.
Exemple
A Ltd caută să creeze o rezervă pentru menținerea tuturor tranzacțiilor sale în numerar mic. În calitate de departament administrativ al A ltd, ghidați același lucru cu procedurile formale cu ajutorul cărora poate crea un fond de numerar mic. Sistemul de avans în numerar mic este unul dintre cele mai frecvente tipuri de sistem de avans care este utilizat pentru a înregistra tranzacții mici în perioadele în care este incomod sau imposibil pentru utilizatori să taie cecurile.
Conturile de numerar mic mențin, de obicei, o sumă de numerar predeterminată care poate fi utilizată în diverse scopuri, precum rambursarea cheltuielilor angajaților, plata cheltuielilor mici, etc. ajutorul următoarelor etape-
- O sumă de numerar predeterminată este alocată pentru crearea unui fond de numerar mic. Acest cont este înregistrat separat în registrul general al unei organizații.
- În pasul următor, compania trebuie să identifice toate cheltuielile sale nominale care sunt plătite cu numerar și, în consecință, să le documenteze pe toate în sistem cu chitanțe.
- Pentru a menține un echilibru stabilit prestabilit, compania trebuie să depășească din când în când fondul său de numerar mic.
- Compania trebuie să monitorizeze în mod regulat fondul de numerar mic, astfel încât să nu existe posibilități de discrepanță între suma preconizată în numerar și suma reală în numerar.
- Departamentul administrativ trebuie să desfășoare un proces de investigație adecvat în cazul în care constată discrepanțe.
Avantajele sistemului Imprest
# 1 - Detectarea fraudei
Sistemul Imprest elimină posibilitățile de cheltuieli neautorizate, deoarece fondurile sunt destinate scopurilor prestabilite. În schimb, acest lucru facilitează urmărirea cheltuielilor și raportarea discrepanțelor, ceea ce ajută în cele din urmă la detectarea și mai degrabă eliminarea posibilităților de fraudă.
# 2 - Reducerea erorilor
Casierul revizuiește cartea de numerar mic la intervale frecvente și, în cazul în care există vreo greșeală sau erori, atunci același lucru poate fi urmărit și corectat cu ușurință.
# 3 - Reglementarea cheltuielilor mărunte
Cheltuielile mărunte sunt gestionate cu limitele stabilite ale sistemului de avans, ceea ce face aproape imposibil ca micul casier să cheltuiască mai mult decât banii mici care sunt disponibili în cont.
# 4 - Reduce povara casierului șef
Carnetul de numerar mic scutește atât carnetul de numerar, cât și casierul-șef de sarcina înregistrării cheltuielilor minore și nominale.
# 5 - Metodă simplă și rapidă
În comparație cu alte metode, acest lucru este mult prea rapid, simplu, accesibil și convenabil în același timp. Metoda poate fi rapid utilizată pentru a furniza fonduri pentru achizițiile angajaților. Este una dintre cele mai bune metode cunoscute pentru efectuarea achizițiilor nominale.
# 6 - Ușurința în reconciliere
Reconcilierea cărții de numerar mic este simplă și, de asemenea, simplă.
Dezavantaje ale sistemului Imprest
# 1 - Sistem învechit
Cartea de numerar mic este un sistem în mare măsură depășit și ineficient și nu îndeplinește nevoile și așteptările cerințelor actuale ale companiei. Acum există alternative mai bune, cum ar fi cardurile preplătite, disponibile cu companiile care sunt proiectate special, ținând cont de nevoile și cerințele de astăzi.
# 2 - Inconvenient pentru cheltuieli mai mari
Unul dintre dezavantajele majore ale utilizării unui sistem Imprest este acela că provoacă neplăceri imense pentru cheltuieli mai mari. Sistemul este extrem de compatibil și convenabil pentru cheltuieli mai mici, în timp ce opus pentru cheltuieli mai mari.
# 3 - Erori de contabilitate
Deoarece nu există un sistem de documentare secundar care să urmărească cheltuielile nominale de numerar, prin urmare, șansele de erori contabile în sistemul de numerar mic nu pot fi refuzate.
# 4 - Cheltuieli excesive
Nerespectarea limitelor de cheltuieli pentru fiecare tranzacție nominală poate chiar pune o organizație în pericolul de a se confrunta cu cheltuieli excesive pentru achiziții.
# 5 - Furt
În absența controalelor adecvate, contul de numerar mic al companiei poate fi utilizat în mod abuziv de către angajați și va deveni dificil să aflăm cine a scos banii.
# 6 - Deturnare
În absența unor controale adecvate, există șanse mari ca aceștia să fie deturnați de angajații companiei, deoarece numerarul mic este un tip de activ lichid.
Puncte importante
- De obicei, fondurile de numerar mic sunt monitorizate de custodi care ajută la gestionarea conturilor și distribuie numerar angajaților companiei. În schimb, acesta din urmă furnizează astfel de chitanțe care sunt în totalitate legate de afaceri.
- Fondurile în numerar mic sunt stabilite cu o sumă predeterminată, și același lucru este înregistrat în consecință în registrul entității.
- Departamentul administrativ al unei organizații are responsabilitatea de a menține carnetul de numerar mic.
- Toate cheltuielile plătite din fondurile de numerar mic trebuie să fie neapărat documentate împreună cu chitanțele.
- Sistemul de avans poate fi, de asemenea, utilizat pentru a acoperi salariile angajaților, dividendele, stimulentele, bonusurile, recompensele și cheltuielile de călătorie.
Concluzie
- Contul de numerar mic este un sistem Imprest utilizat pe scară largă în care sunt înregistrate cheltuielile nominale. Sistemul de numerar mic este o metodă simplă și ușor de utilizat, care permite reaprovizionarea tuturor cheltuielilor. Sistemul menționat anterior poate ajuta o organizație în numeroase moduri.
- Organizațiile pot utiliza sistemul de numerar mic pentru reducerea erorilor, eliminarea fraudei, controlul cheltuielilor mărunte, reducerea poverii casierilor superiori și altele.
- Dar utilizatorii sistemului Imprest trebuie să fie conștienți de multiplele sale dezavantaje, cum ar fi șansele de furt, deturnare, cheltuieli excesive etc. și să le utilizeze în mod corespunzător. Prin urmare, organizațiile trebuie să proiecteze un set de politici care dictează modul de gestionare a numerarului pentru a evita toate problemele asociate.
