Editarea listei derulante în Excel
Înainte de a ajunge la editarea listelor drop-down în Excel, trebuie să cunoaștem noțiunile de bază despre ceea ce este o listă în Excel. În listele de termeni simplificați, excels sunt coloane în excel. Dar în coloane, nu avem meniuri derulante. Pur și simplu introducem valori manual în el sau lipim datele din orice altă sursă. Dar dacă creăm sondaje sau solicităm oricărui alt utilizator să introducă date și dorim să oferim câteva opțiuni specifice din care să alegem, meniurile derulate în Excel sunt utile.
Așa cum s-a explicat mai sus, meniurile drop-down în Excel ajută un utilizator să introducă manual valori într-o celulă cu anumite valori specifice din care să aleagă. La fel ca în sondaje, dacă există o întrebare pentru sexul unei persoane, dacă cerem tuturor utilizatorilor să introducă valori pentru acea întrebare, atunci datele nu vor fi în ordine. Unele persoane vor scrie răspunsuri cu majuscule, altele cu minuscule sau altele pot face unele greșeli de ortografie. Dar dacă oferim utilizatorilor două valori din care să aleagă, fie bărbați, fie femei, datele noastre ar fi în ordinea exactă dorită. Acest lucru se realizează prin crearea listelor drop-down în Excel.
Există diferite moduri de editare a listelor drop-down în Excel; sunt:
- Oferirea valorilor drop-down manual și utilizarea validării datelor.
- Oferirea intervalelor drop-down și utilizarea validării datelor.
- Crearea unui tabel și utilizarea validării datelor.
Validarea datelor este o opțiune din fila Date din secțiunea Data Tools.
Cum se editează lista derulantă în Excel?
Există trei metode explicate despre cum să editați lista derulantă în Excel:
Să învățăm să facem liste drop-down cu câteva exemple și să învățăm fiecare proces de editare a listei drop-down în Excel.
Exemplul nr. 1 - Oferirea manuală a valorilor drop-down și utilizarea validării datelor.
Pentru pas, trebuie să avem valorile derulante gata să le introducem. Să presupunem că dorim să avem valorile pentru a introduce marca de pantofi din care să alegem. Acum trebuie să selectăm o celulă în care vom introduce lista derulantă.
- În celula B2, vom intra în lista noastră derulantă.
- În fila Date sub secțiunea Data Tools, faceți clic pe Validarea datelor.
- Faceți din nou clic pe Validarea datelor în Excel și apare o casetă de dialog,
- În Setări din lista Permiteți, selectați Liste.
- În secțiunea sursă, introduceți manual valorile pentru opțiunile derulante.
- Când facem clic pe OK, avem meniul derulant creat.
Metoda de mai sus este cea mai ușoară modalitate de a crea și edita o listă derulantă în Excel, dar dacă trebuie să introducem mai multe valori pentru alegerea pantofilor, trebuie să refacem întregul proces.
Exemplul # 2 - Oferirea intervalelor drop-down și utilizarea validării datelor.
De exemplu, sunt profesor și vreau un răspuns de la elevii mei, indiferent dacă și-au finalizat proiectele sau nu. Pentru sondaj, vreau să le ofer doar trei opțiuni: Finalizat, În așteptare, Neînceput.
Da, pot folosi procesul de mai sus, dar acesta poate fi schimbat de către utilizator, deoarece el / ea poate accesa fila de validare a datelor și poate modifica valorile. În acest proces, selectăm o serie de valori și ascundem coloanele, astfel încât celălalt utilizator să nu poată edita validarea sau meniul derulant.
- Într-o listă sau coloană, copiați valorile pentru meniurile derulante sau scrieți-le.
- În celula pe care dorim să introducem validarea, vom selecta celula, adică celula B2
- Sub fila Date din secțiunea instrumente de date, faceți clic pe Validare date.
- Faceți din nou clic pe Validarea datelor; apare o casetă de vrăjitor.
- În setări, sub Permite, faceți clic pe Liste.
- În fila sursă, selectați intervalul de date pentru lista derulantă.
- Când facem clic pe OK, avem un meniu derulant în celula B2.
- Copiați validarea în toate celulele (până la celula B6). Acum trebuie să derulăm o listă cu toate celulele pe care le dorim.
Acum, chiar dacă ne ascundem gama de celule, care a fost sursa derulantului, orice utilizator nu poate edita validarea. Procesul de mai sus are, de asemenea, același dezavantaj ca primul exemplu, deoarece dacă trebuie să introduc o altă opțiune de Half Finalizat, atunci trebuie să refac procesul din nou. Trebuie să introduc noua opțiune la sursă și să introduc o nouă validare.
Exemplul # 3 - Crearea unui tabel de date și utilizarea validării datelor.
În această metodă, vom crea un tabel de date și vom folosi validarea datelor ca și până acum. Dar avantajul utilizării acestei metode va fi explicat mai târziu. Să spunem că am un restaurant și am câteva feluri de mâncare pe care să le selectez pentru clienți. Am inserat datele într-o coloană ca mai jos.
- Primul pas este crearea unui tabel, selectarea datelor și, în fila Insert, faceți clic pe Tables.
- Următoarea fereastră se va deschide și când facem clic pe OK ne-am creat tabelul în coloana A.
- Să numim acest tabel drept „Restaurant”. În colțul din stânga, putem vedea că există o opțiune pentru a redenumi tabelul.
- Redenumiți masa ca Restaurant ”.
- Acum selectați celula în care dorim să inserăm lista derulantă.
- Sub fila Date, faceți clic pe Validarea datelor.
- În fila Permiteți, selectați Liste.
- Acum, în Sursă, tastați următoarele,
- Când facem clic pe OK, putem vedea că meniul derulant a fost inserat în date.
- Acum, dacă mai am un meniu de adăugat, să presupunem Supe.
- Putem vedea că noua intrare din fila meniu este afișată și în meniul nostru derulant.
Procesul de mai sus ne-a rezolvat problema în cazul în care, dacă trebuie creată o nouă intrare și ar trebui să fie făcute din nou meniuri drop-down.
Explicația editării listei derulante în Excel
Am explicat deja mai sus de ce avem nevoie de liste derulante în datele noastre. Ajută un utilizator să introducă manual valori într-o celulă cu anumite valori specifice din care să aleagă.
În timp ce le cereți utilizatorilor să aleagă câteva opțiuni specifice pentru a alege dintre meniurile drop-down în Excel, atunci realizarea și editarea listelor drop-down sunt utile, deoarece un utilizator poate introduce valori greșite, ceea ce împiedică datele.
Lucruri de reținut în timp ce editați lista drop-down în Excel
- Dacă intrăm pentru a derula valori manual sau pentru a seta intervale, atunci orice intrare mai nouă trebuie inserată cu o nouă listă derulantă.
- În tabele, putem insera o nouă intrare și se actualizează în meniul derulant.
- Pentru a vizualiza sau edita lista derulantă, trebuie să facem clic pe celulă.
