Structura de defalcare a lucrului Excel
O structură de defalcare a lucrului (WBS) în excel este utilizată pentru a reprezenta vizual ordonarea diferitelor sarcini și activități ale proiectului, programul resurselor în timpul planificării proiectului. Ne permite să împărțim sau să împărțim proiectul în părți mai ușor de gestionat prin clasificarea sarcinilor proiectului într-o ierarhie de evenimente care sunt împărțite în continuare într-o serie de sarcini care nu depind de nicio altă sarcină pentru finalizare. De asemenea, este utilizat pentru a aloca echipamente potrivite, costuri, materiale, forță de muncă și durata de timp pentru finalizarea fiecărei sarcini.
Cum se creează o structură de defalcare a lucrului în Excel?
Exemplul nr. 1
Există șabloane disponibile pentru șabloane de defalcare a lucrului în Excel. Cu aceste șabloane, putem crea două tipuri de structuri de defalcare a muncii:
Structura arborelui
Această structură arată după cum urmează:
Vizualizare tabulară
Acesta arată ca mai jos:
Pasul 1: Adunarea intrărilor
Înainte de crearea WBS, sunt necesare mai multe intrări. Intrările WBS constau din:
- Declarație privind domeniul de aplicare al proiectului: Aceasta este o descriere detaliată a sarcinilor și a rezultatelor proiectului
- Declarație de cerințe: Aceasta este o descriere detaliată a rezultatului care ar fi livrat
- Activele procesului organizațional: acestea includ politici, linii directoare, șabloane, proceduri, planuri ale organizației
- Planul de gestionare a domeniului de aplicare al proiectului: Acesta este un document care ajută la înțelegerea modului în care pot fi tratate modificările aduse domeniului de aplicare al proiectului
Pasul 2: colectarea echipei și a părților interesate
Acest pas implică identificarea cine poate ajuta la crearea WBS. Necesită colaborarea cu membrii echipei. De exemplu, membrii echipei pot ajuta să noteze toate sarcinile pentru finalizarea proiectului.
Pasul 3: Determinarea reprezentării și abordării WBS
Reprezentarea ar putea fi o vedere tabelară sau o structură de copac așa cum este descris mai sus. De exemplu, pentru un anumit proiect, cele două puncte de vedere ale WBS sunt după cum urmează:
Pasul 4: definirea principalelor livrabile și niveluri
Aceasta include descompunerea principalelor elemente livrabile în componente și niveluri suplimentare. Există trei niveluri într-un WBS. Primul este proiectul complet, al doilea include toate livrabilele necesare pentru finalizarea proiectului, iar al treilea include divizarea sau defalcarea livrabilelor în părți mai mici, cum ar fi pachetele de lucru. Pachetele de lucru au o regulă asociată, adică nu trebuie finalizate în mai puțin de 8 sau mai mult de 80 de ore. Această regulă 8/80 se aplică numai pachetelor de lucru deoarece acestea sunt elementele care sunt atribuite membrilor echipei împreună cu un termen limită.
Pasul 5: regula 100%
Această regulă prevede că fiecare nivel de defalcare în WBS trebuie să aibă toate elementele livrabile care reprezintă 100% din livrabilitatea sa mamă. Această regulă este esențială pentru a ne asigura că nu există duplicate. Pentru aceasta, este necesar să ne asigurăm că suma tuturor livrabilelor WBS adaugă până la 100% din proiectul complet. 100% ar trebui aplicat la toate nivelurile secundare pentru rezultate optime.
Pasul 6: Schema de numerotare
După definirea componentelor WBS, fiecărei componente i se va atribui un număr care poate fi denumit ID WBS. Aceasta reprezintă locația din structura WBS la care este plasat fiecare nivel al WBS. În primul nivel, primul număr sau ID ar trebui să fie 1 și următoarele componente numerotate ulterior secvențial. De exemplu, 1.1 ar fi atribuit pentru primul element de sub-nivel, 1.1.1 pentru alte elemente de sub-nivel. 1.2 ar fi atribuit pentru un alt subelement de primul nivel.
Pasul 7: Dicționar WBS
Acesta este un document care descrie toate elementele WBS.
Deci, după toți acești pași, un șablon WBS ar dori mai jos:
Descrierile sarcinilor pot fi indentate manual folosind butoanele „Indentare” din fila „Acasă” sau folosind formatarea condiționată. De asemenea, o altă abordare ar putea fi crearea unei liste în care schema de numerotare să facă parte, de asemenea, din Descrierea activității, astfel încât să nu fie necesară o indentare suplimentară.
Exemplul nr. 2
La descompunerea proiectului, acum configurăm Excel pentru accesarea sau primirea datelor. Acum, să vedem mai jos cum putem crea un astfel de șablon în Excel:
Pasul 1: creați coloanele de mai jos în partea de sus:
- Task ID
- Descrierea sarcinii
- Predecesor
- Proprietar
- Rol
- % Completare
- Data de început
- Data de încheiere
- Livreaza la
Pasul 2: După crearea acestor coloane, celulele trebuie formatate. Mai întâi, formatăm ID-ul activității celulei. Pentru a-l forma, evidențiem mai întâi coloana care este desemnată pentru numerele Task ID făcând clic pe litera din partea de sus a coloanei. Faceți clic dreapta pe coloana selectată și apoi selectați „Formatare celule” -> „Număr” și setați zecimale la 1. Apoi, formatăm coloana: Predecesor, care va urmări dependențele sarcinilor. Aceasta trebuie să fie configurată în același mod ca „Task ID”. „Data de începere” și „Data de încheiere” trebuie să fie configurate pentru a accepta datele introduse.
Pasul 3: introduceți datele.
Pasul 4: În continuare putem folosi formatarea condiționată pentru diferite sarcini, de exemplu, să spunem că dorim să evidențiem sarcinile care sunt asociate cu un anumit livrabil sau care sunt atribuite unui anumit membru sau sarcini care sunt datorate într-un anumit interval de timp
Pasul 5: Putem vedea și funcția „bara de date” pentru a reprezenta o coloană precum „% Finalizare grafic”. Această caracteristică poate fi accesată în meniul derulant „Formatare condiționată”.
Lucruri de amintit
- Pentru a crea un WBS eficient, substantivele ar trebui utilizate mai degrabă decât verbele pentru a menține accentul pe livrabile.
- O ierarhie sau o structură arborescentă ar trebui utilizată pentru a ilustra relația livrabilelor pentru domeniul proiectului.
- În timp ce găuriți prin niveluri de WBS, trebuie respectată regula de 100%.
- WBS ar trebui să fie construit în colaborare cu toți membrii.
- Nivelul superior al WBS reprezintă proiectul final.
- Fiecare sarcină nu trebuie să depășească 10 zile.
- Fiecare sarcină ar trebui să fie unică și să nu existe duplicate.
- Poate ajuta la estimarea detaliată a costurilor.
