Definiția contabilității cheltuielilor
Contabilitatea cheltuielilor se referă la identificarea cheltuielilor în perioada contabilă curentă, care implică o mulțime de judecată și analiza datelor contabile. Include rezervarea facturilor, crearea de noi furnizori în sistem, contabilitatea TVA, acumularile, preplătite, analiza registrului furnizorului, plăți la timp etc.
Înregistrarea cheltuielilor în contabilitate cu exemple
# 1 - Rezervare factură
De îndată ce primim factura de la un furnizor, aceasta este înregistrată de către conturile de plătit asociate. În timpul rezervării facturii, asociatul trebuie să verifice data facturii, perioada la care se referă, orice modificare a instrucțiunilor de plată, TVA dacă există și alte detalii. Odată ce asociatul a rezervat factura, acesta merge pentru aprobare ulterioară către echipa de contabilitate, care verifică dacă codificarea contului este corectă.
După aceea, se adresează șefului departamentului pentru aprobare pentru a verifica dacă cheltuielile sunt valabile și așteptate. Odată ce trece prin procesul de aprobare, factura merge la trezorerie pentru plată.
Intrare contabilă pe Rezervare factură
Să presupunem că primim o factură de 1.000 USD pentru cheltuieli de marketing -
Jurnal când factura este rezervată -
Jurnal când o factură este plătită -
# 2 - Acumularea cheltuielilor
Unul dintre cele mai critice aspecte ale contabilității cheltuielilor este identificarea și luarea în considerare a cheltuielilor din perioada contabilă curentă. În situații din viața reală, de multe ori, din diverse motive, nu primim facturi de la furnizori la timp sau sunt blocați în tranzit.
În aceste cazuri, când suntem siguri că vom primi factura, înregistrăm înregistrările de acumulare. Acumularea este un proces de recunoaștere a cheltuielilor perioadei curente, chiar dacă nu am primit facturile de la Furnizor.
Înregistrare contabilă pentru acumulări
Să presupunem că vânzătorul X a furnizat ceai și cafea pentru 4.000 USD în iunie 2019, totuși, factura nu a fost încă primită, în acest caz urmând a fi postate următoarele intrări -
Jurnal când rezervarea este rezervată -
Jurnal la primirea unei facturi -
Jurnal când o factură este plătită -
# 3 - Preplăți
Uneori primim facturile anuale sau trimestriale de la furnizori, pe care trebuie să le plătim în avans. De asemenea, trebuie să împărțim aceste cheltuieli pe perioada aferentă, recunoscându-le în cărți.
Arată suma cheltuielilor aferente plăților anticipate în bilanț și eliberează suma perioadei curente în contul de profit și pierdere.
Intrare contabilă pentru plăți în avans
Să presupunem că Vendor X facturează o companie trimestrial în avans pentru întreținerea aparatelor de aer condiționat de birou. În iulie, se primește o factură de 4.500 USD pentru perioada iulie-septembrie 2019. În timp ce faceți contabilitate în lunile iulie, 1500 USD sunt eliberați la Profit & Loss A / C, iar 3.000 USD sunt afișați ca activ preplătit în bilanț.
Ulterior, în august și septembrie 2019, 1500 USD sunt eliberați în contul de profit și pierdere ca cheltuieli lunare. Iată înregistrarea contabilă -
În iulie -
Jurnal când este rezervat preplătit -
Jurnal când se plătește o factură -
In august -
Jurnal când se eliberează preplătit -
În luna septembrie -
Jurnal când se eliberează preplătit -
# 4 - Plăți
Este un pas crucial, deoarece implică fonduri de ieșire, care nu trebuie să meargă la un cont incorect. Persoana care configurează plata trebuie să se asigure că contul este configurat corect și verificat de două ori.
De asemenea, în timp ce efectuați plăți, configurarea monedei este esențială. Dacă plătim EURO în loc de USD, banca va percepe o taxă suplimentară pentru conversia valutară, iar Furnizorul va primi, de asemenea, o plată suplimentară.
Avantaje
- Situațiile financiare reprezintă o imagine corectă și corectă a situației financiare a unei entități
- Facilitarea auditului devine ușoară pe măsură ce cheltuielile sunt recunoscute în perioada la care se referă
- Depunerea taxelor, calcularea prețurilor de transfer și alte condiții legale devin mai ușoare
- Îmbunătățește credința publicului și încrederea investitorilor, ceea ce este bun pentru afaceri
- Datele sunt utilizate pentru bugetare și pentru diferiți pași de luare a deciziilor
- Relația îmbunătățită cu băncile facilitează activitățile de finanțare
Puncte de remarcat despre modificările în contabilitatea cheltuielilor
În contextul globalizării actuale și al cerinței în creștere a conformității, procesul continuă să se schimbe. Odată cu introducerea IFRS la nivel global, există modificări considerabile în procesul de contabilitate a cheltuielilor, astfel încât contabilii trebuie să se asigure că implementarea este ușoară, iar organizația este pregătită pentru IFRS.
Concluzie
Contabilitatea cheltuielilor este o parte vitală a procesului contabil general, deoarece datele sunt utilizate pentru planificarea, bugetarea și procesele decizionale. Un mecanism bun de raportare a cheltuielilor este un drum lung în creșterea oricărei organizații, astfel încât fiecare organizație trebuie să aibă un sistem robust și personal calificat pentru raportarea cheltuielilor.
