Semnificația comenzii de cumpărare
Un ordin de cumpărare (PO) servește ca document legal între cumpărător și vânzător, în care cumpărătorul trimite acest contract care detaliază bunurile și serviciile, data livrării, termenele de plată conform contractului etc. De obicei, vânzătorul oferă credit către cumpărător fără niciun risc, deoarece cumpărătorul este obligat legal pentru plata după livrarea bunurilor și serviciilor.
Tipuri
Există patru tipuri de comenzi de cumpărare, după cum urmează:
- PO standard - Sunt utilizate pe scară largă, aplicabile în principal cerințelor unice. Aceste OP-uri sunt utilizate atunci când comenzile trebuie livrate la o anumită dată și oră.
- PO planificat - În acest PO, fiecare lucru obișnuit este menționat, dar data de livrare programată este provizorie.
- Pătura PO - În această comandă, prețul, cantitatea, data livrării, toate sunt provizorii. Sunt menționate doar detaliile produselor și anumiți termeni. Alte detalii sunt specificate atunci când comanda de cumpărare este definitiv lansată.
- Contract contractual - În acest tip, sunt stabilite numai condițiile contractuale, nu se menționează nimic altceva și se creează în viitor comenzi standard de cumpărare referitoare la acest CPO.
Cum se utilizează o comandă de cumpărare?
- În primul rând, cumpărătorul trimite o comandă de cumpărare, pe hârtie sau electronic furnizorului sau vânzătorului, detaliind comanda necesară.
- Dacă vânzătorul constată că poate îndeplini comanda, o confirmare este trimisă cumpărătorului.
- Vânzătorul / vânzătorul pregătește comanda scoțând produsele necesare sau alocând personalului necesar prestării serviciilor.
- Apoi produsul este livrat cumpărătorului sau sunt furnizate servicii. Este menționat pe fișele de ambalare ale produselor pentru identificare și urmărire ușoară.
- După livrarea produsului sau prestarea serviciilor, vânzătorul va trimite cumpărătorului o factură cu un număr unic pe aceasta; numărul comenzii de cumpărare ar fi menționat pe factură și în scopuri potrivite.
- Cumpărătorul efectuează plata facturii în conformitate cu termenii și condițiile comenzii de cumpărare și contractul convenit de ambele părți la început.
Exemplu de comandă de cumpărare
Compania ZYX avea nevoie de 100 de unități de produs A la rata convenită de 50 USD pe unitate. Trimite comanda de cumpărare Vânzătorului LML, PO a menționat cantitatea necesară, prețul și alți termeni. Vânzătorul LML a expediat comanda la data livrării și a trimis factura. Compania ZYX a verificat produsul livrat, s-a potrivit cu numărul PO și a efectuat plata a 5.000 USD în 30 de zile, conform termenilor de plată menționați în PO.
Formatul comenzii de cumpărare
Un format simplu al unui PO este prezentat aici. Informații suplimentare pot fi observate în formatul altei companii conform cerințelor specifice.
Puteți descărca acest șablon din această pagină - Șablon comandă de cumpărare.
De obicei, informațiile de mai jos sunt prezente pe PO:
- Detaliile produselor și serviciilor solicitate de cumpărător.
- Nume de marcă, numărul SKU, numărul modelului etc. pentru produse și servicii.
- Cantitatea produsului și durata serviciilor necesare.
- Prețul pe unitate pentru produs și servicii.
- Data de livrare preconizată
- Locația de livrare, adică locul unde produsele trebuie expediate.
- Adresa De Facturare
- Condiții de plată, cum ar fi perioada de credit, reducerile și alte condiții.
Avantaje
- Ajută la evitarea duplicării comenzii, deoarece ajută la urmărirea a ceea ce a fost comandat și plătit.
- Acesta servește drept document legal și ajută la evitarea litigiilor.
- Ajută la îmbunătățirea inventarului, precum și a preciziei financiare.
- Ajută și la buget, deoarece se cere ca fondurile să fie disponibile înainte de plasarea comenzilor.
- În cele din urmă, ajută și la livrarea programată mai rapidă ori de câte ori cumpărătorul are nevoie.
Dezavantaje
- Crearea comenzilor de cumpărare pentru fiecare achiziție mică sau mare duce la o mulțime de acte și eforturi manuale.
- Cardurile de credit pot servi scopului documentării în cazul articolelor mai mici și eliminând astfel necesitatea PO.
